Terug naar zoekresultaten

2.04.95 Inventaris van het archief van het Bureau Secretaris-Generaal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, 1814-1999

Bij het Kabinet van het ministerie werden er geheim archief en de kabinetsstukken beheerd. Dit werd later uitgebreid met, onder anderen administratief werk, het zegelen van besluiten, verstrekken van inlichtingen aan wetenschappelijk onderzoekers en plaatsing van besluiten en beschikkingen in Staatsblad en Staatscourant. Uitbreiding van de activiteiten en informatiestroom lag ten grondslag aan het ontstaan van het Bureau Secretaris-Generaal, dat samenging met het bureau Kabinet en zorgde voor coördinatie en ordening hiervan ten behoeve van de bewindslieden. De neerslag van deze veelzijdige takenpakket zijn te vinden in archiefbescheiden over onder meer de noodzetel, misbruik van rijks eigendommen, officiële koninklijke aangelegenheden, grenscorrectiegebieden tussen Nederland en Duitsland, behandeling van adelszaken van de Hoge Raad van Adel, overleggen met de Commissarissen van de Koningin, openbare orde, openbare veiligheid, parlementaire enquête commissie vliegtuigramp Bijlmermeer, atoomenergie, beveiliging van overheidsgebouwen, diplomatieke objecten en personen, problematiek van de Molukkers, militaire - en buitenlandse aangelegenheden, internationale betrekkingen, privatisering van overheidsdiensten, functioneren van de dienst en de Nationale Ombudsman. Daarnaast zijn er een tweetal gedeponeerde archieven te vinden, te weten zuiveringsdossiers van het ministerie van Binnenlandse Zaken, Algemene Rekenkamer, Tweede Kamer en de Pensioenraad en van Commissie Polak (commissie van onderzoek naar de organisatie van de topstructuur, het toezicht op het beheer van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP) en de personele verhoudingen.

Download inventaris als PDF Download inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Er is geen specifieke zoekhulp, zie de algemene hulp bij het zoeken in archieven

Beschrijving

Archief Beschrijving van het archief Archiefvorming Inhoud en structuur van het archief Aanwijzingen voor de gebruiker Verwant materiaal Bijlagen

Archief

Titel

2.04.95

Inventaris van het archief van het Bureau Secretaris-Generaal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, 1814-1999

Auteur

Doc-Direkt

Versie

14-11-2022

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: Bureau Secretaris-Generaal

Biza / Bureau Secretaris-Generaal

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1814-1999

Archiefbloknummer

Omvang

; 2099 inventarisnummer(s) 58,50 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.

Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normaal geschreven, getypt en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften

Archiefdienst

Nationaal Archief, Den Haag

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Bureau Secretaris-Generaal

Samenvatting van de inhoud van het archief

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer

Oprichting

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft van oudsher een omvangrijk en veelzijdig takenpakket. Het beslaat terreinen uiteenlopend van de bestuurlijke inrichting van Nederland tot een loopbaanbeleid voor de politie, van de Grondwet tot rampenbestrijding, en van de kwaliteit van de rijksdienst tot de binnenlandse veiligheid. Die taken worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de gemeenten, de provincies en de andere ministeries.

In deze inventaris zijn de archiefbescheiden te vinden van de taakuitvoering van het Kabinet van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en het daaruit ontstane Bureau van de Secretaris-Generaal (BSG). Het Kabinet beperkte zijn werkzaamheden aanvankelijk tot het bijhouden van het Geheim Archief en het beheren van de kabinetsstukken. In 1956 ging dit Registratie en archief Kabinet heten. Het jaar daarop had er een reorganisatie plaats, welke resulteerde in het instellen van een aantal afdelingen. Eén daarvan was de Afdeling Financiën en Administratieve Zaken met de Onderafdeling Financiën respectievelijk de Onderafdeling Administratieve Zaken, waaronder o.a. een Bureau Post en Archiefzaken ressorteerde. Daaronder viel onder meer Registratuur met als apart onderdeel het latere subbureau Kabinetsregistratuur. In 1968 werd dit subbureau het Bureau Kabinet. Volgens de taakomschrijving hield dit zich bezig met: het uitvoeren van het Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie, de Archiefwet en de beveiligingsvoorschriften met betrekking tot gerubriceerde en Kabinetsstukken, waaronder:

het behandelen van de post en het typewerk, alsmede het zegelen van besluiten;
het registreren van stukken, alsmede het uitoefenen van de voortgangs- en afdoeningscontrole;
het vormen, documenteren en saneren van archief;
het verstrekken van inlichtingen aan wetenschappelijke onderzoekers;
het medeverzorgen van de plaatsing in de Staatscourant en het Staatsblad van besluiten en beschikkingen.

De groeiende stroom aan activiteiten en informatie, waarvoor het Ministerie van Binnenlandse Zaken zich zag gesteld, deed de behoefte ontstaan aan een dienstonderdeel dat zich rechtstreeks ten dienste van de bewindslieden en de ambtelijke leiding ging bezighouden met de coördinatie en ordening hiervan. Omdat minister W.F. de Gaay Fortman een verbetering van de opbouw en de structuur nastreefde liet hij het bureau Bosboom en Hegener hiervoor een advies uitbrengen. In augustus 1977 begon de Centrale Werkgroep Veranderingsorganisatie de reorganisatie voor te bereiden. Daarop vooruitlopend was in 1976 al het Bureau Secretaris-Generaal (BSG) ingesteld, dat toen tien personen telde. Toen de reorganisatie in 1978 werd doorgevoerd keerde het BSG terug als een onderdeel van het nieuwe organisatieonderdeel Algemene Leiding (secretaris-generaal). Het voormalige onderdeel Kabinetsregistratie kreeg toen als nieuwe naam Bureau Kabinet. Deze reorganisatie betekende een personeelsuitbreiding van zeven personen.

Het instellen van een Bureau Secretaris-Generaal was een ontwikkeling, die zich tegelijkertijd ook bij de andere departementen voordeed, die hier meestal ook vroeg of laat toe overgingen. Dit hield verband met aanbevelingen uit de rapporten van de Commissie Interdepartementale Taakverdeling en Coördinatie (Commissie-Van Veen) uit 1971 en de Ministeriële Commissie Interdepartementale Taakverdeling en Coördinatie uit 1977. Het BSG bleef tot 1991 op de hierboven omschreven manier functioneren. Daarna was de personeelsbezetting van negen naar twee personen teruggebracht, terwijl de secretaressen van de minister en de staatssecretaris voortaan rechtstreeks onder de bewindslieden kwamen te staan.

Taken

De taken zoals deze zijn vastgesteld in het Besluit van oktober 1978, ingesteld met terugwerkende kracht op 1 februari 1978:

Het verlenen van algemene beleidsassistentie aan de Secretaris-Generaal (SG) en de plaatsvervangend Secretarissen-Generaal (PSG);
Het verrichten van administratieve werkzaamheden ten behoeve van bewindslieden, de Secretaris-Generaal en de plaatsvervangend Secretarissen-Generaal;
[tijdelijk] Het verlenen van bijstand aan de Secretaris-Generaal op de terreinen van organisatie- en administratief beleid;
Het coördineren van de bedrijfszelfbescherming van het departement, alsmede het deelnemen aan het interdepartementale- landelijk en regionale overleg over bedrijfszelfbescherming;
Beleidsvoorbereiding en -uitvoering inzake de beveiliging van het departement van Binnenlandse Zaken, alsmede het toezicht op de naleving van de op dit terrein bestaande regelingen; het desgevraagd geven van adviezen en inlichtingen ter zake aan de Hoge Colleges van Staat en het vervullen van de liaisonfunctie tussen de Binnenlandse Veiligheidsdienst (BVD) en de departementsleiding alsmede het verrichten van een aantal administratieve en beleidshandelingen ten behoeve van de BVD.

Algemene taken

Het verlenen van algemene beleids- en administratieve assistentie aan de departementsleiding en zijn meer in het bijzonder afgeleid van de taken van de SG en PSG. Tot de taken van de SG en de PSG waarvan de taken van het bureau zijn afgeleid worden gerekend:

Het bevorderen van de totstandkoming van het beleidsprogramma van de bewindslieden;
Het zorgdragen voor een tijdige en gecoördineerde uitvoering, evaluatie en zo nodig bijstelling van het beleidsprogramma der bewindslieden;
Het geven van algemene beleidsadviezen aan bewindslieden;
Het coördineren van beleidsadviezen van de verschillende dienstonderdelen en het bevorderen van de tijdige totstandkoming daarvan;
Het namens het departement onderhouden van externe contacten (met andere departementen, Hoge Colleges, lagere overheden, pers, universiteiten en andere) c.q. het coördineren daarvan en het zorgdragen voor een goede afwikkeling van daaruit voortvloeiende afspraken;
Het dragen van verantwoordelijkheid voor een doelmatige personele en organisatorische opbouw en werkwijze van het departement, inclusief daarin aan te brengen veranderingen;
Het dragen van de verantwoordelijkheid voor een doelmatig financieel beheer van het departement en een juiste interne financiële controle;
De zorg voor een tijdige en gecoördineerde behartiging van internationale aangelegenheden van het departement;
Overige taken.

Het BSG vervult de hieronder opgesomde, van de taken van de SG en van die van de PSG afgeleide taken zoveel mogelijk in overleg met de leiding van de betrokken departementale dienstonderdelen en hun medewerkers. Het heeft een coördinerende en initiërende rol te vervullen ten opzichte van stafbureaus binnen de verschillende (grote) dienstonderdelen.

Ter ondersteuning van de zojuist genoemde taken van de SG en de PSG heeft het bureau van de SG tot taak:

Ad. 1.a Het inventariseren en ordenen van beleidsrelevante gegevens en het doen van voorstellen omtrent de procedurele en inhoudelijke verwerking daarvan, zoals deze gegevens te vinden zijn in wensen en suggesties van de bewindslieden, Kamerstukken, aan het departement gerichte stukken, binnen het departement ontwikkelde voorstellen en suggesties, pers, begrotingen e.d..
Ad. 2. a Het informeren en adviseren omtrent procedure en inhoud van behandeling van aan het departement voorgelegde belangrijke categorieën van zaken;
b. Het informeren van de departementsleiding over de voortgang van de behandeling van bij het departement aangebrachte zaken en het zorg dragen voor c.q. bevordering van een tijdige en gecoördineerde (voorbereiding van de) besluitvorming daarover, onder meer door het opzetten en bijhouden van systemen van verblijfplaats- en termijnbewaking met betrekking tot daarvoor door de departementsleiding in aanmerking gebrachte zaken en door het informeren van de departementsonderdelen omtrent beslissingen, wensen en suggesties van de departementsleiding;
c. Het redigeren van nota’s e.d. van de departementsleiding aan de dienstonderdelen en medewerkers voor zover dit naar het oordeel van de departementsleiding niet door andere kan geschieden.
Ad. 3.a Het uitwerken en redigeren van adviezen van de SG en de PSG aan de bewindslieden;
b. De zorg voor het adviseren en tijdig en gecoördineerd doen adviseren over zaken die in de ministerraad of onderraden daarvan worden behandeld en het bevorderen van een goede departementale afwikkeling van aldaar genomen besluiten;
c. Het voeren van het secretariaat van door de departementsleiding ingestelde projectgroepen ter voorbereiding van departementaal beleid.
Ad. 1/4.a Het voeren van het secretariaat van de ministerstaf.
Ad. 5. a. Het (doen) uitvoeren van het secretariaat van besprekingen onder leiding van de bewindslieden, van de SG of van de PSG. Hiertoe worden mede gerekend werkzaamheden ter voorbereiding van vergaderstukken, agenda, verslaglegging en de zorg voor het (doen) uitvoeren van gemaakte afspraken;
b. De zorg voor het doen beantwoorden van Kamervragen;
c. Het onderhouden van externe contacten van procedurele aard en het desgevraagd informeren van externe instanties over departementale aangelegenheden, voor zover deze inlichtingen niet door een der dienstonderdelen kunnen worden gegeven;
d. Het voeren van het secretariaat van het periodieke overleg tussen de minister en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten;
e. Het voeren van het secretariaat van het maandelijkse overleg tussen de minister en de Commissarissen der Koningin;
f. De zorg voor een tijdige en gecoördineerde beantwoording van in- en externe toezeggingen van de departementsleiding;
g. Het (doen) voorbereiden van vergaderingen in externe commissies e.d. waarin de SG of de PSG zitting hebben en het zorgen voor een goede afwikkeling van de resultaten van die vergaderingen voor zover deze van de SG of PSG afhangt.
Ad. 6. a. Het voeren van het secretariaat van de Interne Driehoek (ID) en het voeren van het secretariaat van diverse besprekingen, gehouden op grond van de in de ID genomen beslissingen;
b. Het bevorderen van departementale automatiseringsactiviteiten;
c. Het bevorderen, coördineren en voor de departementsleiding integreren van departementale planningsactiviteiten;
d. Het voeren van het secretariaat van de Centrale Werkgroep Veranderingsorganisatie, ingesteld naar aanleiding van de beslissingen van de minister d.d. 21 maart 1977 over de reorganisatie van departementale opbouw en werkwijzen.
Ad. 7.a De coördinatie van werkzaamheden die verband houden met de opstelling van de memorie van toelichting bij de begroting van Binnenlandse Zaken, inclusief het opstellen van een tijdschema daarvoor en de coördinatie van alle werkzaamheden die verband houden met de behandeling van de begroting van BZ in de Eerste en Tweede Kamer.
Ad. 8.a Het coördineren en zo nodig ontwikkelen van een beleid met betrekking tot internationale aangelegenheden van het departement;
b. Het verlenen van bijstand aan dienstonderdelen wanneer deze bij hun beleidsvoering in aanraking komen of moeten komen met het buitenland;
c. Het zich op de hoogte stellen van hetgeen zich in het buitenland, met name van de internationale organisaties, op het werkterrein van het departement voordoet;
d. Het vertegenwoordigen of het geven van instructies aan vertegenwoordigers van het departement in het buitenland.
Ad. 9 a. Het in het algemeen verrichten en coördineren van secretariaatswerkzaamheden, inclusief documentatie, registratie en dossiervorming ten behoeve van de departementsleiding;
b. De zorg voor de behandeling van persoonlijke stukken van de departementsleiding;
c. Het uitvoeren van bijzondere opdrachten ad hoc voor de departementsleiding, met inbegrip van die welke een kabinetskarakter dragen;
d. Werkzaamheden betreffende het bewerken van stukken die naar het oordeel van de departementsleiding niet bij andere dienstonderdelen ondergebracht kunnen worden.

In 1988 omschreef het BSG zijn taak ten behoeve van de departementsleiding als volgt:

coördinatie en afstemming, planning en voortgangscontrole informatievoorziening;
beleidsuitvoering aan minister, staatssecretaris, secretaris-generaal en plaatsvervangend secretaris-generaal;
parlementaire aangelegenheden;
management ondersteuning aan secretaris-generaal en plaatsvervangend secretaris-generaal;
secretariaten van onder andere Ministerstaf, Ambtelijke Staf, Interne Driehoek, Beleidsbesprekingen met de D.G.’s, overleg minister met Commissarissen der Koningin, Commissie Emancipatiebeleid, Contact en Adviesgroep.

Geschiedenis van het archiefbeheer

De verwerving van het archief

Het archief is in 2020 door Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties overgebracht naar het Nationaal Archief, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud

Selectie en vernietiging

Voor de selectie werd gebruik gemaakt van:

De ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Organisatie van de Rijksoverheid over de periode 1945 – 1999’, gepubliceerd in de Staatscourant van 16 december 2005, nr. 245.
De ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Overheidsinformatievoorziening over de periode 1945 – 1999’, gepubliceerd in de Staatscourant van 20 oktober 2003, nr. 202.
De ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, tevens als vakminister, en de onder hem ressorterende actoren op het deelbeleidsterrein arbeidsverhoudingen bij de overheid over de periode 1945 – 1995 (1997)’, gepubliceerd in de Staatscourant van 16 oktober 2001, nr. 200.
De ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, tevens als vakminister, en de onder hem ressorterende actoren op het deelbeleidsterrein arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel over de periode 1945 – 1996’, gepubliceerd in de Staatscourant van 16 oktober 2001, nr. 200.
De ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, tevens als vakminister, en de onder hem ressorterende actoren op het deelbeleidsterrein arbeidsomstandigheden bij de overheid over de periode 1945 – 1996’, gepubliceerd in de Staatscourant van 16 oktober 2001, nr. 200.
De ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Rijksbegroting over de periode 1945 – 2000’, gepubliceerd in de Staatscourant van 31 maart 2005, nr. 62.

Aanvullingen

Verantwoording van de bewerking

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bood dit archief in 2005 aan de Centrale Archief Selectiedienst te Winschoten ter bewerking aan. Hierop volgde in 2006 nog een aanvulling. In 2009 volgde nog een aanvulling op het archief met betrekking tot de Nationale Ombudsman. Deze aanvulling is opgenomen met de nrs. 2083 – 2107 onder de rubriek 2.1.3.6. De totale omvang van het archief was oorspronkelijk 68 meter en bestond uit de volgende bestanden:

BSG/Kabinet/1990, 1946 - 1990;
BSG/Kabinet/1990, 1948 - 1990;
BSG/Commissarissen der Koningin, 1995 - 1999;
ALGL/BSG, 1971 - 1980;
Algemene Leiding, 1981;
Algemene Leiding, (1904) - 1995;
Bureau SG, 1974 - 1979;
BSG, 1978 - 1995;
BUR SG/89, 1980 - 1989;
BUR SG, CDK-vergaderingen, 1946 - 1983;
Bureau SG, SGC, 1975 - 1984;
Bureau SG, SGI, 1975 - 1984;
BSG, 1960 - 1995;
BSG/Commissie Polak, 1983 - 1984;
BSG/Commissie van advies bezwaren functiewaardering, 1989 – 1995
BSG/Zuiveringsdossiers van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, Algemene Rekenkamer, Tweede Kamer en de Pensioenraad, 1936 - 1950.
Nationale Ombudsman, 1988 - 1997

Van de genoemde bestanden waren met uitzondering van het bestand BSG/Commissarissen der Koningin summiere dossierinventarissen aanwezig, die ook in deze inventaris zijn opgenomen. De meeste daarvan waren op code ingericht. Tijdens de bewerking is er van deze bestanden één klassieke inventaris vervaardigd. De in de dynamische periode bij de vorming van de verschillende bestanden gebruikte codes dienden als leidraad voor het opstellen van het archiefschema.

De bestanden van de vergaderingen met de Commissaris der Koningin hebben als begindatum 1946. Tot 1974 vielen deze archiefbescheiden onder verantwoordelijkheid van de Afdeling Kabinetszaken van Binnenlands Bestuur om vervolgens van 1974 - 1977 onder BSG/SG Coördinatievraagstukken te berusten.

In 1977 kwam hier verandering in doordat het BSG/SG hiervoor de verantwoordelijkheid kreeg, waardoor deze stukken nu onderdeel van deze inventaris uitmaken.

Het Agenda-overleg van het Rijk, de vier grote gemeenten en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, dat zich bezighield met gemeenschappelijke problemen, die zich in het bijzonder in de vier grote gemeenten voordeden t.a.v. belangrijke onderwerpen van beleid, voorzover die problemen niet in het kader van andere overlegsituaties werden opgelost, is feitelijk in 1980 overgegaan naar het Directoraat-Generaal Binnenlands Bestuur. Om te voorkomen dat de vergaderstukken van na 1980 afgezonderd werden van die van voor dit jaar is er met het oog op de volledigheid van deze serie voor gekozen om de vergaderstukken van na 1980 ook in deze inventaris op te nemen.

Tijdens de inventarisatie van de BZK-archieven werden eveneens archiefbescheiden van de (voorlopige) Contact en Adviesgroep Onderzoek BZK (CAOB) aangetroffen. Deze in 1975 opgerichte groep werd ondergebracht bij het Bureau Wetenschappelijk Onderzoek, rechtstreeks vallend onder het Bureau Secretaris Generaal. Toen het Directoraat-Generaal Binnenlands Bestuur in 1980 werd ingesteld kwam het dit bureau onder het Bureau Secretaris Generaal te vallen en kreeg het als naam: Adviseur in Algemene Dienst, tevens adviseur wetenschappelijk onderzoek. In 1983 wijzigde deze benaming in: Wetenschappelijk Onderzoek. In 1985 volgde de instelling van het Bureau Onderzoekbeleid, onder dezelfde leiding. Gezien de raakvlakken met Wetenschappelijk Onderzoek zijn de CAOB-bestanden eveneens in deze inventaris opgenomen.

Volgens de opgave van het ministerie beslaan de samengevoegde bestanden feitelijk de periode 1946-1995. In werkelijkheid heeft het archief van het BSG een uitloop naar 1999, wat vooral te maken heeft met de archiefbescheiden van de Parlementaire Enquêtecommissie Bijlmerramp, die werden aangetroffen in het blok BSG 1960 - 1995.

Waar, vanwege veiligheidsaspecten, documenten zijn uitgenomen uit dossiers wordt verwezen naar de brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 28 februari 2014, kenmerk 2014-0000053810.

Ordening van het archief

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen

Deels openbaar, deels beperkt openbaar (A+B), deels niet openbaar.

Beperkingen aan het gebruik

Materiële beperkingen

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Andere toegang

Aanvraaginstructie

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

Creëer een account of log in.
Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Citeerinstructie

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: Bureau Secretaris-Generaal, nummer toegang 2.04.95, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, Biza / Bureau Secretaris-Generaal, 2.04.95, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Bewaarplaats van originelen

n.v.t.

Beschikbaarheid van kopieën

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Afgescheiden archiefmateriaal