2.10.03 Inventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën: Supplement, (1664) 1826-1952

Index 1e afdeling: al door de voorganger, afdeling A geheten, werd een eigen index bijgehouden onder de naam `Aantekeningregister' (afgekort A.R. of R.) en voorzien van klappers en soms van hoofdenlijsten, die zijn bijgebonden. In de kolom `data' werden vermeld de herkomst en datering van het ingekomen stuk en daaronder het verbaal waarin het is opgelegd; in de middelste kolom volgde de korte inhoud en in de rechter kolom verwijzingen naar eerdere of latere behandeling van de zaak. Tot 1917 was het takenpakket van de afdeling erg ruim (nadien beperkt tot justitiële en volkenrechtelijke zaken en de Indische weeskamers) en registreerde men in de index onder meer alle mailrapporten, dus ook die van de andere afdelingen; na 1917 een bepaald deel van deze rapporten.

Index 2e en 3e afdeling: de indices van deze afdelingen, die zich beide bezig hielden met geldwezen, begrotingen en comptabiliteit, zijn gecombineerd. Ze vangen aan in 1921 en bestaan uit losse kaartbladen, ingericht volgens een decimaal code-systeem (in inventarisnummer 477). Met behulp van deze code kan worden gezocht naar een relevant kaartblad, dat men zou kunnen vergelijken met een bladzijde uit een index en waarop wordt verwezen naar data en nummers van beschikkingen of verbalen.

Index 4e afdeling: ook deze afdeling had een breed takenpakket (binnenlands bestuur, landbouw, nijverheid, handel en scheepvaart; vanaf 1925 uitgebreid met de taken van de 5e afdeling: onderwijs, eredienst en volksgezondheid). Ook hier bestaat de index uit een kaartsysteem, waarin tevens de indices van de 5e afdeling 1921-1925 zijn opgenomen. Voor de periode 1921-1929 zijn de kaarten geborgen in alfabetische volgorde, daarna volgens een bepaald registratuurschema. De kaarten zijn in fotokopie raadpleegbaar op de studiezaal.

Index 5e (tot 1927 6e) afdeling: de indices bestaan uit een `Algemeen Register' over 1906-1950 en afzonderlijke indices (de meeste vanaf circa 1908) voor afzonderlijke taakgebieden zoals: burgerlijke openbare werken, mijnwezen, spoor- en tramwegen, PTT, luchtvaart. Vaak zijn de klappers op de indices meegebonden.

Index 6e (tot 1927 7e) afdeling: tot 1924 werden indices aangelegd, die begin 1924 werden vervangen door gerubriceerde agenda's. Ook van de tot 1927 fungerende 8e afdeling (militair personeel) zijn er indices beschikbaar.

Index 7e (tot 1927 10e) afdeling: deze afdeling, belast met West-Indische zaken, hield afzonderlijke kaartsystemen bij voor Suriname en voor Curaçao. Beide kaartsystemen zijn geordend volgens een code, waarop een klapper beschikbaar is.

De indices van de Algemene Secretarie en van andere in 1917 opgerichte afdelingen zijn niet opgenomen in de inventaris.

Onduidelijk is, of deze indices verloren zijn gegaan dan wel niet aangehouden.

De afdelingen hielden vaak ook aparte series agenda's bij, die hier verder onbesproken kunnen blijven. De centrale agenda bleef overigens ook na 1921 gehandhaafd.

De Oost-Indische besluiten zijn beschreven in twee inventarissen, namelijk die waarin ook de verbaalarchieven over 1814-1849 en 1850-1900 zijn beschreven (2.10.01 en 2.10.02), met dien verstande dat de besluiten over de periode 1901-1932 zijn opgenomen in de inventaris van het archief 1850-1900. De registers zelf zijn toegankelijk middels een aparte serie indices, die voor in elk deel een alfabetische hoofdenlijst bevatten en (tussen de hoofden of rubrieken in) per letter een klapper op persoonsnamen. Na 1924 zijn geen indices beschikbaar.

Ze zijn beschreven in drie inventarissen: over de periodes 1814-1849 en 1850-1900 in de twee inventarissen van het hoofdarchief (2.10.01 en 2.10.02) en voor de periode 1901-1951 in een aparte toegang (2.10.36.24). Het betreft hier besluiten van gezaghebbers in verschillende gebieden: Suriname, Curaçao en (tot 1872) de Kust van Guinee. Indices ontbreken: wel is voorin elke band een uitvoerige inhoudsopgave opgenomen.

De mailrapporten werden geregistreerd in de indices van afdeling A (Oost-Indische zaken), tot 1917 ook de rapporten die voor andere afdelingen waren bestemd; na dat jaar werden door andere afdelingen mailrapporten betreffende hun specifieke werkterrein geïndiceerd. Bovendien zijn door medewerkers van het Nationaal Archief jaarlijkse indices vervaardigd voor de jaren 1869-1899, 1902, 1921-1928. Deze gedetailleerde indices (2.10.10) zijn rubriekmatig ingedeeld en bevatten tevens klappers op persoons- en plaatsnamen. Alle mailrapporten vanaf 1869, de mailrapportlijsten en indices zijn in de studiezaal op microfiche raadpleegbaar.

In 1997 werd het dossierarchief van Koloniën uit de jaren 1950-1963 door de CAS opnieuw bewerkt: in de nieuwe inventaris (2.10.54) werden ook de A-dossiers (van voor 1940) opgenomen, niet als apart gedeelte, maar verspreid tussen de andere dossiers. Deze dossiers waren geordend volgens een decimale archiefcode, die in 1951 door het departement was ingevoerd bij de overgang naar het dossierstelsel. Een uitgebreide index op de beschrijvingen in de inventaris maakt het mogelijk te zoeken op onderwerpen, plaatsnamen en (in mindere mate) op persoonsnamen. Ook is opgenomen een concordantie tussen het oorspronkelijke dossiernummer (van de A-serie, maar ook van andere series) en de rubriek van de code en het inventarisnummer.

Inventarisnummer 285 bevat een in de jaren 1951-1963 aangelegde toegang op de A-dossiers in de vorm van een kaartsysteem, dat verwijst naar het classificatienummer van de archiefcode.