2.10.03 Inventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën: Supplement, (1664) 1826-1952

Download inventaris als:PDF|XML Download inventaris Download inventaris
Sluiten
Taalgebruik in onze archieven Taalgebruik in onze archieven

Op onze website kunt u archieven doorzoeken met behulp van inventarissen (beschrijvingen van archieven, ook wel toegang genoemd). Deze inventarissen zijn vaak net zo oud als de archieven zelf. De mogelijkheid bestaat dat u woorden tegenkomt die vroeger gewoon waren, maar nu als kwetsend, racistisch of discriminerend ervaren worden.

Het Nationaal Archief onderzoekt momenteel de mogelijkheden om dit taalgebruik in inventarissen aan te passen, te verklaren of te voorzien van hedendaagse alternatieven.

Ik heb het begrepen

Zoekhulpen bij dit archief

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer

1. Organisatie

1.1 Periode tot ca. 1917
Vanaf begin 1842 was het ministerie van Koloniën geheel zelfstandig, wat het de gehele periode tot 1940 is gebleven. Toen in 1922 in de Grondwet het woord `koloniën' werd geschrapt en vervangen door de geografische benamingen `Nederlandsch-Indië, Suriname en Curaçao', zijn er ook voorstellen geweest om het woord Koloniën in de naam van het departement te vervangen. Daar is het in de hier behandelde periode niet van gekomen.
In 1900 bestond de bureau-organisatie van Koloniën naast het Kabinet van de minister uit de volgende onderdelen: Afdeling A1. Justitie, onderwijs, eredienst en nijverheid; Afdeling A2. Financiën en begrotingen; Afdeling A3. Binnenlands bestuur en openbare werken; Afdeling B. West-Indische zaken; Afdeling C. Militaire zaken; Afdeling D. Personeel; Afdeling E1. Comptabiliteit; Afdeling E2. Pensioenen; Afdeling F. Aanschaffing en uitzending van gouvernementsgoederen; Afdeling G. Oost-Indisch verslag en bibliotheek; Bureau Algemene secretarie en expeditie; Bureau Archief; Bureau Index en Agenda; het Technisch Bureau; het Koloniaal etablissement te Amsterdam; de Commissie voor Geneeskundig Onderzoek; Commissariaten van afmonstering te Amsterdam en Rotterdam; en de Koloniale Reserve (Staatsalmanak voor het Koninkrijk der Nederlanden, 1900).
Afdeling A3 kreeg vanaf 1905 ook de zaken van het nieuwe Indische departement van Landbouw (vanaf 1911 Landbouw, nijverheid en handel). In 1908 werd de oprichting nodig geacht van een nieuwe afdeling A4 voor zaken die in Nederlands-Indië ressorteerden onder het departement van Gouvernementsbedrijven. Vanaf 1 maart 1912 gingen de Burgerlijke Openbare Werken over van afdeling A3 naar A4.
Besch. 28 november 1904 Litt. K 25 (archief Kabinet 1901-1940 inv.nr. 48), Besch. 8 februari 1908 afd.K nr. 49 en Besch. 14 februari 1912 afd.K nr. 13 (Openbaar verbaalarchief 1901-1953 inv.nrs. 525 en 903). Afdeling A3 was van eind 1904 tot begin 1912 verdeeld in twee bureaus.
Los van veranderingen in Indië stonden: de oprichting in 1901 van het Statistisch Bureau, de samenvoeging in 1905 van de bureaus Archief en Index/agenda tot bureau Agenda en archief en de splitsing in 1908 van afdeling C in twee bureaus: 1. algemene militaire zaken en 2. militair personeel.
Besch. Koloniën 6 maart 1908 Kabinet Litt. L 5 (archief Kabinet 1901-1940 inv.nr. 94).
Om de bestuurlijke top van het departement te ontlasten, kregen de afdelingen in 1905 de bevoegdheid `eene rechtstreeksche briefwisseling over zaken van ondergeschikten aard' te voeren met de departementen in Indië.
Circulaire aan de afdelingen van 16 oktober 1905 afd.K nr. 35 (Openbaar verbaalarchief 1901-1953 inv.nr. 338). Als motief werd genoemd: 'inkrimping en vereenvoudiging van de correspondentie tusschen den Gouverneur-generaal en den Minister van Koloniën'.
1.2 Periode 1917-1940
Bij een nieuwe reorganisatie per 1 januari 1917 werd de `volgorde der afdeelingen van het IIde Hoofdstuk der Ind(ische) begrooting ... als leidraad genomen'.
Verbaalarchief Koloniën 1900-1953, inv.nr. 1637, 20 december 1916 nr. 8. Kennis van de organisatie van het departement tijdens het Interbellum (1918-1940) is voor de onderzoeker van belang in verband met de afschaffing in 1921 van de centrale index (zie verder de paragraaf Archieven).
Om die reden moest geschoven worden met de taken van de afdelingen, die voortaan niet meer met een letter maar met een cijfer werden aangeduid. Er kwamen nu, naast Kabinet en Algemene Secretarie, liefst 14 afdelingen, drie meer dan in de jaren ervoor. Bij de meeste daarvan was het takenpakket min of meer ongewijzigd ten opzichte van de voorganger. Bij twee voormalige afdelingen (A1 en C) was de taak nu verdeeld over twee nieuwe, terwijl het Statistisch Bureau tot (14e) afdeling werd verheven.
Schema organisatie in 1917 voorganger
Kabinet Kabinet
Algemene Secretarie: Algemene Secretarie
a. alg. secretarie b. agenda en archief Agenda en archief
1e afd. Rechtswezen afd. A1: Justitie (Onderwijs, eredienst)
2e afd. Geldwezen en belastingen afd. A2: Financiën en begrotingen
3e afd. Begroting en comptabiliteit afd. A2: (zie boven); afd. E1: Comptabiliteit
4e afd. Binnenlands bestuur, decentralisatie afd. A3: Binnenlands bestuur
Landbouw, nijverheid, handel, scheepvaart Landbouw, nijverheid, handel
5e afd. Onderwijs, eredienst, volksgezondheid afd. A 1: (Justitie); Onderwijs, eredienst
6e afd. Gouvernementsbedrijven afd. A 4: Gouvernementsbedrijven
Burgerlijke openbare werken Burgerlijke openbare werken
7e afd. Land- en zeemacht afd. C: Militaire zaken
8e afd. Personele zaken, militaire dienst afd. C: Militaire zaken
9e afd. Personele zaken, burgerlijke dienst afd. D: Personeel
10e afd. West-Indische zaken afd. B: West-Indische zaken
11e afd. Pensioenen afd. E2: Pensioenen
12e afd. Aanschaffing en uitzending van landsgoederen afd. F: Aanschaffing en uitzending van gouvernementsgoederen
13e afd. Oost-Indisch verslag; Boekerij afd. G: Oost-Indisch verslag; Bibliotheek
14e afd. Statistisch bureau Statistisch bureau
Sommige van de in 1917 gevormde afdelingen was een kort leven beschoren. Zo werd de 14e afdeling al in 1919 opgeheven (taak naar de Directie van de Pensioenfondsen)
en verloor de 13e afdeling al snel de status van afdeling, nadat de samenstelling van het Indisch Verslag was overgenomen door het Kabinet, om vanaf 1922 verder te gaan als Boekerij. Vanaf begin 1925 waren de 4e en 5e afdeling samengevoegd onder één afdelingschef.
In de Staatsalmanak van de jaren 1924-1927 wordt gesproken van 'Vierde en vijfde afdeling', onder één afdelingshoofd. Een besluit inzake de samenvoeging werd niet aangetroffen.
In dat jaar werd ook de 11e afdeling opgeheven, onder overheveling van de taak naar de 3e afdeling, waarmee de in 1896 doorgevoerde scheiding tussen comptabiliteit en betaalbaarstelling van pensioenen ongedaan werd gemaakt. Deze 3e afdeling was vanaf 1918 in verband met de omvang verdeeld in twee bureaus. Ook de 9e afdeling werd al snel gesplitst in drie, later twee onderafdelingen. De naam van de 10e afdeling werd in navolging van de Grondwet van 1922 gewijzigd in: Suriname en Curaçao.
Gedurende de jaren-1920 werd op Koloniën steeds meer de behoefte gevoeld aan een aparte hoofdambtenaar, die rechtstreeks contact zou kunnen onderhouden met de gouverneur-generaal en de hoofden van departementen in Nederlands-Indië, om aldus minister en secretaris-generaal te ontlasten. De introductie van een loco-secretaris-generaal in januari 1919 had in dit opzicht onvoldoende soelaas gebracht. Omdat de Indische regering ingevolge de Indische Staatsregeling van 1925 meer zelfstandigheid zou krijgen wenste de Raad van Indië, dat deze nieuwe verhouding weerspiegeld zou worden in een Indisch Agentschap in Nederland. In 1927 werd het Commissariaat voor Indische Zaken (CIZ) opgericht, dat alle departementstaken inzake uitzending naar Indië van mensen en materieel moest overnemen. De chef ervan bleef echter ondergeschikt aan de minister van Koloniën: er was dus geen sprake van een agentschap in patria van de Indische regering, die overigens wel meer moest bijdragen in de kosten.
De Graaff, Kalm, 134 e.v.
De oprichting van het CIZ had voor de organisatie van het departement grote gevolgen. De 8e, 9e en 12e afdeling gingen over naar het CIZ, waar ze de afdelingen C, B en D gingen vormen. De (3e) afdeling Comptabiliteit werd niet gesplitst; wel ging in 1935 een deel van de taak over naar de Directie Indische Pensioenfondsen, die onder het CIZ viel.
De Graaff, Kalm, 123-124.
Tegelijk vond een hernummering plaats van de afdelingen:
  • 1e t/m 3e afd. conform 1917.
  • 4e afd. Binnenlands bestuur; Onderwijs en eredienst; Landbouw, nijverheid, handel, scheepvaart.
  • 5e afd. Burgerlijke openbare werken; Gouvernementsbedrijven.
  • 6e afd. Militaire zaken (land- en zeemacht).
  • 7e afd. Suriname en Curaçao.
Naast deze afdelingen fungeerden het Kabinet, de Algemene Secretarie en de Boekerij.
De belangrijkste wijzigingen in de organisatie in de jaren-1930 deden zich voor op het werkterrein van de 4e afdeling. Bij het economisch beleid kreeg Koloniën in deze jaren steeds meer concurrentie van het (Haagse) departement van Economische Zaken. Eind 1932 werd de 4e afdeling gesplitst in twee bureaus: Economische zaken (EZ) en Bestuurs- en onderwijszaken (BOZ). In 1935 werd een organisatieonderdeel van bureau EZ belast met crisiszaken en handelspolitiek, omgezet in afdeling D (Crisiszaken) van het CIZ, om vervolgens in 1937 te worden opgewaardeerd tot de 8e departementsafdeling Economische zaken.
. Besch. 25 april 1935 nr. 6 en Besch. 16 oktober 1937 nr. 4 (Dossierarchief Koloniën (1859)1945-1963, inv.nr. 485).
Als gevolg daarvan werd de nieuwe benaming van de 4e afdeling nu: Welvaartszaken. Onder minister H. Colijn (1933-1937), die tevens de functies van minister-president en (van 1935-1937) minister van Defensie vervulde, nam de invloed van de secretaris-generaal, O.E.W. Six, op de dagelijkse leiding sterk toe.
De Graaff, Kalm, 176.
Het Commissariaat voor Indische Zaken (CIZ), waaraan dus een fors gedeelte van de departementale taak was gedelegeerd, bestond eveneens uit een groot aantal afdelingen.
Zo kende het een aparte afdeling (A) Algemene zaken en Kabinet. Het Technisch Bureau en het Koloniaal Etablissement waren nu als afdelingen E en F in het CIZ geïncorporeerd. Afdeling G, Oorlogsmaterieel, groeide sterk in de jaren-1930. Najaar 1939 kende het CIZ een grotere formatie dan het departement in enge zin: 125 tegen 114 ambtenaren boven de rang van schrijver.
Cijfers ontleend aan De Graaff, Kalm, 148.
Koloniën bleef gedurende de gehele periode tot 1940 in het pand aan het Plein dat het departement in 1861 betrokken had.

2. Taken

Het departement van Koloniën ontving vanuit Oost- en West-Indië een voortdurende stroom van informatie over de verrichtingen van de koloniale besturen in die gebieden. De departementen in Nederlands-Indië hadden in Den Haag hun bestuurlijke evenbeeld in afdelingen van het ministerie van Koloniën, waar het beleid werd voorbereid. De uitvoering geschiedde uiteraard in Indië zelf. Zo werd onder invloed van de ethische politiek in de taakomschrijving van afdeling A3 van het departement vanaf 1904 gesproken van `maatregelen tot opheffing van den oeconomischen toestand der inlandsche bevolking' in Indië, maar het concrete welvaartsbeleid werd verricht door Indische departementen als Onderwijs of Landbouw.
Besch. 28 november 1904 Litt.K 25 (Dossierarchief Koloniën (1859) 1945-1963, inv.nr. 1119).
De specifieke taken in Den Haag richtten zich vooral op een viertal terreinen: de inrichting van het koloniaal bestuur, de koloniale financiën, de defensie en de buitenlandse betrekkingen van de overzeese gebieden en ten slotte de personeels- en materieelvoorziening.
2.1 Inrichting van het bestuur in de koloniën
Door de Grondwet van 1848 raakten de Staten-Generaal betrokken bij het koloniale beleid, waarover de regering voortaan jaarlijks een uitgebreid `Koloniaal Verslag' diende uit te brengen. Artikel 59 van deze Grondwet schreef voor, dat de reglementen op het beleid der regering in de koloniën bij wet moesten worden vastgesteld.
In de Grondwet van 1922 werd het woord `koloniën' geschrapt: er werd nu gesproken over Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao.
Nederlands-Indië
In Nederlands-Indië werd het opperbestuur vertegenwoordigd door de gouverneur-generaal (GG).
In 1854 kwam het door de Grondwet voorgeschreven regeringsreglement tot stand, dat tot 1926 de betrekkingen tussen het opperbestuur (de Kroon) en de Indische regering heeft bepaald.
Wet tot vaststelling van het reglement op het beleid der Regeering van Nederlandsch-Indië van 2 september 1854 (Stbl. 129), in werking getreden per 1 mei 1855. Bij geheim KB van 5 juni 1855 werd de instructie voor de gouverneur-generaal vastgesteld.
De GG werd door de Kroon benoemd, waarbij de wet geen bepalingen kende over de duur van de ambtstermijn; wel was het regel, dat de landvoogd na vijf jaar ontslag vroeg.
Kleintjes, Staatsinstellingen, 203.
De GG werd in zijn bestuur bijgestaan door de Raad van Indië. Deze raad, waarvan de leden eveneens door de Kroon werden benoemd en ontslagen, was sinds 1836 een adviserend orgaan, dat (vanaf 1854) diende in te stemmen met belangrijke bestuursmaatregelen en de totstandkoming van ordonnanties. Het reglement van 1854 schreef ook voor, dat onder de bevelen van de GG de verschillende takken van bestuur beheerd zouden worden door directeuren. Deze stonden aan het hoofd van de Indische departementen (Binnenlands bestuur; Onderwijs en eredienst; Financiën), die in 1867 en later werden ingesteld.
Voorts steunde de GG vooral op de Algemene Secretarie, het administratieve apparaat onder leiding van de algemene secretaris, dat onder meer de correspondentie met het ministerie van Koloniën in Den Haag onderhield. De minister bepaalde weliswaar de hoofdzaken van het beleid, maar vrijwel altijd na raadpleging van de GG, die op zijn beurt adviezen inwon en aldus `het raderwerk der Indische administratie' activeerde. Het beleid van de GG moest door de minister van Koloniën tegenover de Staten-Generaal worden verdedigd.
De Graaff, Kalm, 340, 623.
Ingevolge de Indische Staatsregeling van 1925 werd de regeling van de `inwendige aangelegenheden' aan Indië overgelaten. Op het departement in Den Haag werden wetten en algemene maatregelen van bestuur opgemaakt; in Indië kon de GG bij de bestuurstaak ordonnanties en regeringsverordeningen uitvaardigen, respectievelijk met en zonder medewerking van de in 1918 ingestelde Volksraad van Nederlands-Indië.
C.W.van der Pot, Handboek van het Nederlandse staatsrecht (Zwolle 1950) 658-661. De Graaff, Kalm, 345. Indische Staatsregeling: wet van 23 juni 1925 (Stbl. 234). De instelling van de Volksraad was mogelijk na een wijziging in 1916 van het regeringsreglement van 1854. Omdat de Volksraad in 1925 een medewetgevende taak kreeg toebedeeld, verloor de Raad van Indië deze bevoegdheid en werd dit college een adviserend orgaan.
Dit laatste college was bedoeld als volksvertegenwoordiging en bestond deels uit gekozen en deels uit benoemde leden, zowel Europeanen als inheemsen.
Op gewestelijk niveau werd in Indië het bestuur uitgeoefend door residenten, die leiding gaven aan twee bestuurskorpsen, namelijk een Europees bestaande uit assistent-residenten en controleurs, en een inheems met regenten, wedono's (districtshoofden) en desahoofden. Vanaf circa 1900 hielden twee kernthema's de beleidsambtenaren ten departemente in Den Haag en bij de Indische regering jarenlang bezig, namelijk decentralisatie (meer bevoegdheden naar het gewestelijk/lokaal bestuur ter ontlasting van de GG) en `ontvoogding' (overdracht van bevoegdheden van het Europees naar het inheems binnenlands bestuur).
Uitvoerig over deze problematiek: Van den Doel, Stille macht, passim.
West-Indië
Suriname en de Antillen vielen onder de departementale afdeling West-Indische zaken. Suriname, Curaçao en de overige eilanden kenden afzonderlijke besturen onder leiding van gouverneurs, die rechtstreeks in contact stonden met het departement van Koloniën. In 1865 kwamen de door de Grondwet van 1848 voorgeschreven regeringsreglementen tot stand, die in veel artikelen onderling overeenstemden.
Wetten van 31 mei 1865 (Stbl. 55 en 56).
Eerder dan Oost-Indië kregen beide gebieden een eigen vertegenwoordigend lichaam, in Suriname Koloniale Staten en in Curaçao Koloniale Raad genoemd. De Staten bestonden deels uit benoemde, deels uit gekozen (sinds 1901 uitsluitend uit gekozen) leden; de Raad kende alleen door de Koning benoemde leden. Beide colleges hadden een medewetgevende taak. In 1936 werden deze reglementen vervangen door de Surinaamse respectievelijk Curaçaose Staatsregeling.
Wetten van 23 april 1936 (Stbl. 902 en 903).
2.2 Financiën en begrotingen
Het departement van Koloniën was belast zowel met de opstelling van de eigen departementale begroting als met de begrotingen van het bestuur in de overzeese gebiedsdelen.
Vanaf 1840 moest de minister van Koloniën namens de regering aan de Staten-Generaal jaarlijks staten van ontvangsten en uitgaven van de koloniën overleggen.
Grondwet van 1840, artikel 59. De staten zijn gepubliceerd in de Bijlagen van de Handelingen Staten-Generaal.
De Grondwet van 1848 bepaalde in de artikelen 59 en 60, dat het muntwezen in de koloniën en de wijze van beheer en verantwoording van de koloniale geldmiddelen bij wet moesten worden geregeld. Dit resulteerde in de muntwetten voor West-Indië (1853) en Oost-Indië (1854) en in de Indische comptabiliteitswet (1864).
Muntwetten van 14 december 1853 (Stbl. 126) voor West-Indië en 1 mei 1854 (Stbl 75) voor Oost-Indië. Indische Comptabiliteitswet van 23 april 1864 (Stbl. 35).
Omdat de Indische begroting voortaan elk jaar bij wet moest worden vastgesteld, kwamen Indische aangelegenheden veel meer dan vroeger in de Staten-Generaal ter sprake.
Ingevolge de Indische Staatsregeling van 1925 werd de Indische begroting grotendeels in Indië zelf vastgesteld, al was daarna nog wel goedkeuring bij wet nodig. Ondanks deze grotere zelfstandigheid had het departement ook in de jaren-1920 en 1930 nog veel bemoeienis: de algemene financiële politiek ten aanzien van de koloniën; uitgifte en boekhouding van koloniale leningen; zaken betreffende het munt- en bankwezen in de koloniën: het onderhouden van relaties met de Javasche, Surinaamsche en Curaçaosche Bank en andere koloniale banken; zaken betreffende de verkoop van landsproducten, het vervoer en het te gelde maken ervan in Nederland; uitvoering en verantwoording van de begrotingen van Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao `voor zooveel Nederland betreft' en van die van het departement zelf.
Taakomschrijvingen van de 2e en 3e afdeling. De Graaff, Kalm, 122-125.
2.3 Defensie en buitenlandse betrekkingen
Het was gebruikelijk, dat de minister van Koloniën betrokken werd bij kwesties die in Azië speelden. Bij het aangaan en onderhouden van economische betrekkingen van Nederlands-Indië met andere landen werkte Koloniën nauw samen met de departementen Buitenlandse Zaken en (in latere jaren) Economische Zaken.
De rol van Koloniën bij de defensie van de koloniën was vrij beperkt en lag voor een belangrijk deel in het stellen van het financiële kader, dat op de Indische begroting beschikbaar was voor defensie. De marine was rijkszaak, waarover een gedeelde verantwoordelijkheid lag bij de ministers van Marine en Koloniën. De eerste bepaalde welk deel van de vloot in bijvoorbeeld Oost-Indië aanwezig was, maar voor de inzet daarvan was de GG als opperbevelhebber van land- en zeemacht aldaar verantwoordelijk. Ook was de commandant zeemacht in Indië als chef van het Indische departement van Marine ondergeschikt aan de GG en via deze aan de minister van Koloniën. Alle niet-administratieve correspondentie van de marine in Indië met Nederland verliep via het departement van Koloniën naar dat van Marine, waar de inhoudelijke expertise zat.
De Graaff, Kalm, 402 e.v., 451.
Wat de defensie te land betreft beschikte Indië sinds 1830 over een eigen leger, het Koninklijk Nederlandsch-Indisch Leger (KNIL), dat ressorteerde onder de GG die met het departement overleg voerde over zaken betreffende de formatie en de inrichting van het leger in Nederlands-Indië.
De legercommandant in Indië werd niet door de gouverneur-generaal maar door de Kroon benoemd. Hoewel het leger in 1836 het predikaat 'Koninklijk' kreeg, werd het tot de jaren-1933 steeds aangeduid als (Oost-)Indisch Leger.
De werving voor het KNIL was in Nederland tot 1909 een zaak van het departement van Oorlog, dat daarvoor beschikte over het Koloniaal Werfdepot te Harderwijk. Van 1890 tot 1909 fungeerde tevens het Korps Koloniale Reserve te Nijmegen als werf- en opleidingsdepot. Het departement van Koloniën was verantwoordelijk voor de verscheping naar de koloniën en de verificatie van de administratie van het depot. Na de opheffing van het depot te Harderwijk ging de werving over naar Koloniën, namelijk de Koloniale Reserve.
Bossenbroek, Volk voor Indië, 16, 274.
2.4 Personeels- en materieelvoorziening in de koloniën
Naast het koloniale militaire personeel vereiste de burgerlijke dienst in de koloniën een constante instroom van ambtelijk personeel, vooral toen na de eeuwwisseling de overheidstaken in Nederlands-Indië werden uitgebreid. Het departement verzorgde niet zelf de opleiding van de voor de Indische dienst bestemde (hogere) ambtenaren, maar subsidieerde door derden verzorgde opleidingen.
In de 19de eeuw waren er opleidingen gevestigd in Delft en Leiden. In 1902 werd de Indologenopleiding verbonden aan de Leidse universiteit; vanaf 1925 werd in Utrecht een tweede opleiding gestart, de Indologische faculteit. Zie hierover: C. Fasseur, De Indologen. Ambtenaren voor de Oost, 1825-1950 (Amsterdam 1993).
Koloniën regelde zelf de uitzending, de verloven, de overtochten en de pensioenen van de ambtenaren en hun gezinnen. De afdeling comptabiliteit zorgde daarbij voor de betaalbaarstelling van pensioenen, wachtgelden, verlofsbezoldiging e.d.
Het departement was ook belast met de keuring, aanschaf en verzending van zogenoemde gouvernementsgoederen, bestemd voor het leger en de burgerlijke dienst in de koloniën. Voor deze taak beschikte de minister, behalve over een bepaalde departementsafdeling, over het Koloniaal Magazijn te Amsterdam, vanaf 1874 Koloniaal Etablissement genoemd, en vanaf 1878 over het Technisch Bureau, dat aan het departement was verbonden. Het laatste orgaan was aanvankelijk belast met de aanschaf en keuring van goederen voor de staatsspoorwegen in Indië, maar kreeg na enige tijd een ruimere bevoegdheid ten aanzien van allerlei technisch materiaal, zoals bruggen, machines, telegraaf en telefoonmaterieel. Het Koloniaal Etablissement had een soortgelijke taak ten aanzien van niet-technisch materieel: levensmiddelen, uitrustingsstukken, kantoorbenodigdheden en gereedschap. Na 1927 ressorteerden deze bureaus onder het Commissariaat voor Indische Zaken.

Geschiedenis van het archiefbeheer

1. Openbaar verbaalarchief 1814-1940

Gedurende de periode 1814 tot na 1940 (namelijk 1951) heeft het departement van Koloniën onafgebroken gekozen voor een chronologische ordening van het hoofdarchief. Hoewel er binnen het departement al vroeg sprake was van afdelingen, heeft die organisatie geen invloed gehad op de archiefvorming: er werd steeds één centraal verbaal gevormd en wel volgens het verbaalstelsel-1823. Wel zijn in de gehele periode stukken buiten het verbaal gehouden, om op onderwerp te worden geordend of in aparte series te worden geborgen.
Indices tot 1921
De indices, met de bijbehorende hoofdenlijsten en klappers, vormen voor de onderzoeker het belangrijkste instrument om de stukken in het verbaal te kunnen vinden. In de eerste decennia is de opzet van de index nogal eens gewijzigd, totdat in 1843 een model werd ingevoerd dat in grote lijnen tot 1921 is gehandhaafd.
Met ingang van 1843 werd naast de hoofdenlijst nu ook de klapper ingebonden in de indices, terwijl tevens een nieuw model index werd ingevoerd, met een indeling in vier kolommen. In kolom 1 werd nu datum en nummer van het verbaal opgenomen, soms met verwijzingen naar een eerdere behandeling van de betreffende zaak. Kolom 2 werd gebruikt voor gegevens over de afzender van het stuk en diens registratuurkenmerken (als deze kolom blanco is gelaten, is er alleen sprake van een uitgaande stuk en zijn er geen voorstukken). In kolom 3 werd de korte inhoud vermeld, alsmede de genomen beschikking. In de meest rechtse kolom (4) staan soms verwijzingen naar latere stukken.
Vanaf 1843 werden de nu halfjaarlijkse indices doorlopend genummerd. Voor elke rubriek van de index reserveerde men een aantal vaste paginanummers, zodat men een bepaalde rubriek steeds op een vaste plaats in de index kon terugvinden. Wanneer men onverhoopt te weinig pagina's voor een rubriek had gereserveerd, loste men dit op door vanaf de laatste pagina een subnummering aan te brengen (30a, 30b etc.).
De indices over de jaren 1850-1921 (in omvang uitgedijd tot twee banden per halfjaar) zijn op microfiche raadpleegbaar op de studiezaal van het Nationaal Archief.
Hoofdenlijsten tot 1921
De hoofdenlijsten zijn steeds voor in de indices opgenomen. Ze beslaan steeds een periode van een half jaar. Vanaf 1843 ging men over op een vaste volgorde voor de rubrieken, die niet meer alfabetisch is: ministerie van Koloniën (folio 1 e.v.), betrekkingen met vreemde mogendheden (folio 33 e.v.), regering der koloniën (folio 41 e.v.) etc. De gekozen benamingen geven de invalshoek van de toenmalige administratie weer, die vaak verschilt van die van de latere onderzoeker.
Klappers tot 1921
De klappers op de indices zijn vanaf 1843 steeds opgenomen voorin het eerste indexdeel van elk halfjaar. Sinds 1843 zijn de indices doorlopend gepagineerd en verwijzen de klappers naar dit paginanummer.
Agenda's
De agenda's zijn als hulpmiddel bij onderzoek in het archief van secundair belang. Vanaf 1843 beslaan de agenda's (net als de indices) steeds een periode van een half jaar. Vanaf 1901 zijn er twee series: op de ingekomen respectievelijk de uitgegane stukken.
Vrijwel vanaf het begin zijn ook door afdelingen van het departement aparte series agenda's, indices en klappers aangehouden, over kortere of langere periodes. Het meest informatief zijn de zogenaamde `Aanteekeningsregisters' van bureau A, later afdeling A. Oost-Indische Zaken, die de periode circa 1830-1945 beslaan.
De latere gouverneur-generaal B.C. de Jonge, van 1901-1910 werkzaam op het ministerie van Koloniën, noteerde in zijn Herinneringen (uitgegeven door S.L. van der Wal, Utrecht 1968, blz.6), dat het gehele werk op Koloniën afhing van het 'register' van Du Tour (A.L.C. du Tour) van de toenmalige afdeling A.
Toegangen 1921-1940
Tussen 1921 en 1940 werd geen centrale index meer bijgehouden. Voor onderzoek in het (ongedeelde) verbaal is men derhalve aangewezen op door de afdelingen bijgehouden indices, die een wisselende kwaliteit vertonen. Al deze toegangen zijn beschreven in een inventaris (2.10.36.01), die in een zeer nuttige bijlage een alfabetische lijst geeft van alle indexrubrieken, met vermelding van de jaren waarin deze rubrieken voorkomen in de desbetreffende afdelingsindex.
Verbaal
Na 1842 kwam het gebruik in zwang de datum/nummercombinatie aan te vullen met de letteraanduiding van de behandelende afdeling, bijvoorbeeld: 11 augustus 1908 (afdeling) A1 nr. 12.
Dit gebruik eindigde begin 1917, toen de afdelingen niet meer met een letter, maar met een nummer werden aangeduid.
Op de ingekomen stukken werd behalve datum en nummer van het verbaal (in zwarte inkt) ook datum en nummer van inschrijving in de agenda genoteerd, vooraf gegaan door de aanduiding exh. De ingekomen stukken waarop geen besluit volgde liggen in de dagbundel bovenop.
Deze praktijk ontstond geleidelijk circa 1840.
Men dient erop bedacht te zijn, dat de datum/nummercombinatie van deze exhibita dezelfde kan zijn als in het daarna volgende verbaal. Wel is het zo, dat bij de registratie van deze exhibita de maand werd aangeduid met een cijfer en dat maand en dag zijn omgekeerd: exh. 12/5 1850 nr. 10 moet dus gelezen worden als 5 december 1850. Dit week af van de aanduiding van het verbaal: 5 december 1850 nr. 10. Deze nogal gecompliceerde werkwijze werd aangehouden tot circa 1910. Na dit jaar werden exhibita, waarop geen besluiten werden genomen, voorzien van een normale dag/maandaanduiding en werden ze geleidelijk aan vaker geborgen bij een minuut, die slechts vermeldde, dat het exhibitum `worde geborgen in dit verbaal'.

2. Geheim- en kabinetsarchief 1814-1940

Het geheim verbaal 1814-1868 en het kabinetsverbaal 1835-1940 (gezamenlijke omvang circa 175 meter), zijn beschreven in een viertal inventarissen. Voor de periodes 1814-1849 en 1850-1900 zijn dat dezelfde inventarissen als hiervoor bij het openbaar verbaal vermeld (2.10.01 en 2.10.02). Voor de jaren 1901-1940 zijn er aparte inventarissen voor het verbaal (2.10.36.51) en voor de toegangen daarop (2.10.36.50).
Bij het geheim verbaal kregen het ingekomen stuk en de bijbehorende minuut hetzelfde nummer; men hanteerde daarbij een per jaar doorlopende nummering (het openbaar verbaal kende een nummering per dag). Soms zijn lagere nummers over dezelfde kwestie bij een hoger nummer gevoegd (in de agenda is dan bij die lagere nummers een verwijzing gemaakt).
Bij het kabinetsarchief hanteerde men een per jaar doorlopende letter/nummercombinatie. Bij deze laatste methode begon men begin januari met de letter A, om na de letter Z te vervolgen met A1 tot Z1, A2 tot Z2 etc. Het bij een minuut horende ingekomen stuk kreeg hetzelfde kenmerk, voorafgegaan door Exh., in latere jaren wijkt dit kenmerk echter af.
Men zij erop bedacht, dat bij het openbaar verbaal vanaf 1842 ook letters werden gebruikt, maar dan voor de behandelende afdeling, bijvoorbeeld 1 februari 1900 (afd.)B nr. 1 (openbaar verbaal) naast 1 februari 1900 Litt.B 1 (kabinetsverbaal).
Vanaf 1870 zijn de klappers opgenomen voor in de agenda's; aanvankelijk werd verwezen naar het folionummer van de agenda, later naar het agendanummer. Via de kolom in de agenda, waarin de beschikking dan wel het uitgaande stuk werd vermeld, werd dan verwezen naar de berging van de stukken in het verbaal.
De delen hebben het opschrift 'geheime en kabinetsagenda en index'.
Opmerkelijk is, dat veel stukken in de geheime agenda werden geagendeerd, maar toch opgelegd in het openbaar verbaal.
De geheime agenda's vanaf 1900 zijn op microfiche beschikbaar.

3. Buiten verbaal gehouden stukken 1900-1940

Oost-Indische besluiten. Gouvernementsjournalen West-Indië
Op grond van zijn instructie moest de gouverneur-generaal het departement in Den Haag in kennis stellen van alle door hem genomen besluiten. Een omvangrijk gedeelte van de uit Oost-Indië overgekomen stukken vormen de Oost-Indische besluitenregisters (omvang ruim 300 meter). Hierin werden afschriften, vanaf 1869 extracten, opgenomen van alle besluiten van de GG.
In 1869 werd bepaald: 'de registers der besluiten, voor den Minister bestemd, bevatten voortaan extracten in stede van afschriften' (Geschiedkundige Nota over de Algemeene Secretarie Batavia 1816-1894 (Batavia z.j.), Bijlage V).
De serie eindigt in 1932: na dit jaar zijn geen registers meer naar Nederland verzonden.
Het Arsip Nasional te Djakarta beschikt wel over Oost-Indische besluitenregisters vanaf 1933.
Vergelijkbare registers van (extract-) besluiten van autoriteiten in West-Indië kregen de benaming Gouvernementsjournalen (omvang 82 meter).
Mailrapporten
Na de invoering van de ministeriële verantwoordelijkheid in 1848 kreeg het departement behoefte aan meer en vooral snellere informatie uit de koloniën. Vanaf 1869 moest de gouverneur-generaal voortaan Den Haag zo spoedig mogelijk informeren over alle belangrijke gebeurtenissen, handelingen, voorstellen e.d.
. Wijziging van de artikelen 5 en 6 van de instructie voor de GG bij KB van 28 mei 1869 nr. 41. Zie ook: A.M. Tempelaars en H.B.N.B. Adam, `Een ingang op de Indische mailrapporten', in: Nederlands Archievenblad, 82 (1978) 153-160.
Het jaar 1869 is niet toevallig ook het jaar waarin het Suezkanaal werd geopend. Het informeren van Den Haag gebeurde in de vorm van een mailrapport, in feite een lijst van inhoudelijk kort en bondig omschreven en per jaar doorlopend genummerde berichten, veelal voorzien van bijlagen. Als bijlagen werden onder meer in afschrift meegezonden: adviezen van de Raad van Indië, rapporten van de commandanten van leger en marine, rapporten van residenten, verslagen van reizen en onderzoekingen, processtukken, overzichten en staten van financiële en economische aard. Vooral na 1890 werden deze bijlagen ook wel geborgen in het verbaal: op de lijst werd dan bij het betreffende bericht in een marginale aantekening naar het verbaal verwezen.
De mailrapporten, aanwezig over de jaren 1869-1950, werden in een aparte serie bijeen gehouden. Over de periode 1869-1900 (omvang 24 meter) zijn ze beschreven in de inventaris van het hoofdarchief 1850-1900 (2.10.02); voor de periode 1901-1950 (omvang circa 80 meter) in vier toegangen, waarvan er twee de openbare en geheime rapporten zelf betreffen (2.10.36.02 en 2.10.36.06) en twee de mailrapportlijsten (2.10.36.03 en 2.10.36.07). De serie geheime mailrapporten vangt eerst aan in 1914, eveneens met een per jaar doorlopend nummer, maar gevolgd door de letter `x'. Bij deze laatste serie zijn ook opgelegd overzichten van de inlandse pers en politiek-politionele verslagen van de procureur-generaal bij het Hooggerechtshof.
Memories van overgave
De verzameling Memories van overgave 1852-1962 (omvang 18,5 meter; toegang 2.10.39) betreft rapporten, opgesteld door regionale bestuursambtenaren in Nederlands-Indië over de situatie in hun district en bedoeld om de opvolger te informeren. De memories dienden een breed terrein te bestrijken: aardrijkskundige beschrijving, bevolking, bestuur, politieke toestand, agrarische productie, etc. De verplichting tot het opstellen van deze memories werd in 1849 voor het eerst afgekondigd. Aan de Algemene Secretarie te Batavia diende een afschrift te worden gezonden. Pas vanaf 1869 werden afschriften ook naar Den Haag gezonden, vaak als bijlagen van de mailrapporten. Op het departement werden de memories gescheiden van de mailrapporten en in een aparte serie geborgen.
Vanaf 1929 werden vanuit Indië ook afschriften van memories verzonden naar het toenmalige Tropeninstituut (thans Koninklijk Instituut voor de Tropen, KIT).
Gegevens ontleend aan de inleiding van de getypte inventaris (2.10.39).
De collectie in het Nationaal Archief bevat in feite twee series memories: a) ter informatie ingekomen bij het ministerie van Koloniën, vooral afkomstig van hogere gezagsdragers (gouverneurs, residenten) en b) afkomstig van het KIT, vooral opgesteld door lagere bestuursambtenaren (assistent-residenten, controleurs). Memories van een bepaald district zijn in de inventaris snel te traceren met hulp van klappers op plaatsnamen en auteursnamen. De memories zijn op microfiche in de studiezaal te raadplegen.
Politieke rapportage
Eveneens van belang voor onderzoek naar toestanden op lokaal niveau zijn de zogenaamde Korte Verslagen: politieke verslagen en berichten uit de Buitengewesten, over de jaren 1898-1940 (omvang 9,6 meter). Deze rapporten moesten vanaf 1853 periodiek worden ingezonden.
Voorgeschreven ingevolge Staatsblad Nederlandsch-Indië, 1853 nr. 55.
Vóór 1898 werden de rapporten alleen vermeld in de mailrapporten, vanaf 1884 werden ze steeds vaker als bijlage in afschrift meegezonden. Eerst vanaf 1898 werden ze op het departement systematisch uit de mailrapporten verwijderd en, na te zijn gebruikt voor de samenstelling van het Koloniaal Verslag, jaarlijks opgelegd in het verbaal. In de inventarissen (2.10.52 en 2.10.52.01) zijn de verslagen per regio geordend. Ook dit bestand is op microfiche in de studiezaal raadpleegbaar.
Personeelsadministratie
Behalve de registratie betreffende het personeel van het departement zelf, werd ook een administratie bijgehouden van burgerlijk en militair personeel in de koloniën.
De stamboeken met dienststaten van burgerlijke ambtenaren in Oost-Indië over de periode 1814-1936 (omvang 5,5 meter, toegang 2.10.36.22) geven uitvoerige informatie over het carrièreverloop, met verwijzingen naar besluiten van minister, de gouverneur-generaal e.a. Ze zijn te raadplegen op microfiche en toegankelijk via een centrale klapper (2.10.06 t/m 2.10.08 voor Oost-Indië, 2.10.09 voor West-Indië). Als vervolg op deze stamboeken werden van sinds 1912 in dienst gekomen ambtenaren stamkaarten bijgehouden, die alfabetisch zijn geordend; een tweede serie werd vanaf 1927 door het Commissariaat voor Indische Zaken (CIZ) gevormd (omvang 14 meter, toegang 2.10.36.21).
Voorts zijn er personeelsdossiers 1926-1959 (omvang 3,5 meter, toegang 2.10.36.10) en Indische pensioenregisters over de jaren 1815-1940 (omvang 1,7 meter, toegang 2.10.09). Voor pensioenstaten zie bij Militairen.
De schriftelijke neerslag van de registratie van militairen voor het leger in Oost- en West-Indië (omvang 50 meter) is beschreven in een getypte inventaris (2.10.50, aangevuld in 2.10.50.01 en 2.10.50.02), die helaas geen inleiding bevat. Dit gemis wordt echter ruimschoots gecompenseerd door een in 1996 verschenen onderzoeksgids `Soldaten overzee'.
Jan H. Kompagnie (red.), Soldaten overzee. Aanwijzingen voor het doen van onderzoek naar Onderofficieren en Minderen bij het Koninklijk Nederlandsch-Indisch Leger (KNIL) en bij het leger in West-Indië (1815-1949) (Den Haag, Algemeen Rijksarchief en Centraal Bureau voor Genealogie, 1996). Ook is een beknopter Informatieblad beschikbaar op de studiezaal van het NA en via internet: 'Op zoek naar militairen bij het Koninklijk Nederlandsch-Indisch Leger (KNIL) en bij het Leger in West-Indië over de periode 1815-1949'.
De omvangrijkste serie bestaat uit de zogenaamde Suppletiefolio's van onder-officieren en minderen. Dit zijn door het Koloniaal Werfdepot (tot 1909) en de Koloniale Reserve (vanaf 1909) ingezonden stamboekafschriften, die op het departement van aanvullende gegevens werden voorzien. Van in de koloniën aangenomen militairen zijn er aparte series stamboeken: het Oost-Indisch en het West-Indisch Boek.
Niet te verwarren met de zogenaamde 'Linnen Banden', een collectie stamboeken van onderofficieren en minderen van het KNIL, 1832-1898 (omvang circa 10 meter), aangelegd en bijgehouden in Indië en later naar Nederland overgebracht.
Ook de officieren werden in eigen stamboeken geregistreerd.
Al deze registraties geven persoonlijke informatie over de militair: namen ouders, geboorteplaats en -datum, signalement, militaire loopbaan tot het moment van vertrek naar Oost- of West-Indië, beëindiging dienstverband en eventuele pensionering. De stamboeken van officieren bevatten soortgelijke gegevens. De collectie Betaalstaten van Pensioenen (omvang 22,5 meter, toegang 2.10.31) betreft zowel militairen als (hogere) ambtenaren. De staten beslaan de periode 1868-1925 en vermelden onder meer de woonadressen en soms de overlijdensdatum van de gepensioneerden.
Overige stukken
Buiten verbaal gehouden stukken uit de periode circa 1900-1940 werden ondergebracht in een serie A-dossiers (omvang 21 meter). Deze stukken betroffen in grote lijnen: bestuurlijke regelingen, internationale overeenkomsten, zaken van juridische aard.
Onder verschillende benamingen (Statistiek en bibliotheek, Statistisch bureau, Oost-Indisch verslag) kende het departement lange tijd een afdeling documentatie, die ook schriftelijke neerslag heeft nagelaten. In toegang (2.10.36.23) is een serie van 14 delen `Zakelijke aantekeningen' beschreven, circa 1815-1933, gerubriceerde meerjarige registers met informatie over koloniale bestuurszaken, soms met verwijzingen naar het verbaalarchief van Koloniën of besluiten van de gouverneur-generaal, maar vaak ook naar artikelen in tijdschriften. In elk deel is een klapper en (achterin) een rubriekenlijst opgenomen.
Het register 'Zakelijke aantekeningen' dient niet te worden verward met het `Aantekenregister', dat fungeerde als index van afdeling A, respectievelijk de 1e afdeling.
De afdeling documentatie hield ook registers op Indische kranten bij, die vergelijkbaar zijn met de bovengenoemde registers, maar nu verwijzen naar in Nederlands-Indië verschijnende kranten. De inventaris (2.10.36.111) geeft een overzicht, waar in Nederland deze Indische kranten zijn te raadplegen.
Een recenter overzicht van de vindplaatsen, met uitvoerige informatie over de afzonderlijke bladen, in: G. Termorshuizen, Journalisten en heethoofden. Een geschiedenis van de Indisch-Nederlandse dagbladpers 1744-1905 (Leiden 2001). Het deel over 1905-1942 is in voorbereiding.
Soortgelijke registers werden bijgehouden ten aanzien van artikelen over de koloniën in kranten die in Nederland verschenen (toegang 2.10.36.112). Alle registers (omvang circa 4 meter) zijn op de studiezaal op microfiche te raadplegen.
Dit archief `Koloniën, supplement, 1826-1952' (omvang 3,5 meter, toegang 2.10.03) bevat in het gedeelte Nederlands-Indië voor 1942 eveneens veel documentatie, onder meer een serie afschriften van overeenkomsten en verdragen met inlandse vorsten (1664-1914) naast rapporten, overzichten e.d.

4. Commissariaat voor Indische Zaken 1927-1940

Het CIZ, dat in de loop van 1927 alle departementstaken inzake de uitzending naar Indië (en om praktische redenen ook naar de West) van mensen en materieel had overgenomen, was verdeeld in een aantal afdelingen, maar vormde niettemin één centraal archief, dat na 1940 nog doorloopt (tot en met het jaar 1949).

5. Kaarten en tekeningen

Van het omvangrijke kaartenbestand van het ministerie van Koloniën over de jaren 1814-1963 is in 1993 een gedrukte inventaris (4.MIKO) verschenen.
G.L. Balk en F.E.Ch. Hoste, Inventaris van de kaarten en tekeningen van het Ministerie van Koloniën (1702) 1814-1963 ('s-Gravenhage, Algemeen Rijksarchief, 1993).
Vele kaarten, in Nederlands-Indië door de Genie, later de Topografische Inrichting vervaardigd, werden ambtshalve toegezonden aan het departement in Den Haag. Het ministerie verzamelde actief en kocht ook (veelal) gedrukte kaarten aan. De collectie, bestaande uit 8071 losse bladen naast 129 portefeuilles, beperkt zich dan ook niet tot de Nederlandse koloniën, maar bevat ook veel kaarten van overzeese bezittingen van andere koloniale mogendheden, met name Engeland en Frankrijk. Alle beschreven kaarten zijn op microfiche raadpleegbaar. Ook in het verbaalarchief werden kaarten opgelegd: deze zijn als regel daar ook achter gebleven en niet in de inventaris opgenomen.
De inventaris van toegang 4.MIKO bevat een uitvoerige inleiding over het kaartbeheer bij het departement en de kaartproductie in Nederlands-Indië. Achterin is een register op namen van personen en instellingen opgenomen, echter niet van plaatsnamen. De onderzoeker moet nu afgaan op de geografische indeling in de inhoudsopgave, die weliswaar een logische opzet vertoont, maar vrij globaal is gehouden. Per regio is er een vaste onderverdeling: 1. thematische en topografische kaarten 2. plattegronden en tekeningen (waarmee kaarten/tekeningen van objecten zijn bedoeld) en 3. hydrografische kaarten. Bij sommige (archief)kaarten zijn er verwijzingen naar het verbaal.

6. Complementaire archieven

De archieven van de ministeries van Buitenlandse Zaken, Defensie (Marine) en Economische Zaken zijn van belang bij kwesties die een interdepartementale aanpak vereisten. Dat geldt zeker ook voor de collecties kaarten en tekeningen van Marine (o.a. de Hydrografische Dienst) en van Oorlog/Defensie (Topografische Dienst).
De archivalia opgenomen in deze toegang (2.10.03) zijn circa 1963 overgenomen van het ministerie van Binnenlandse Zaken.
De stukken daterend van vóór 1900 vormen een aanvulling op het reeds vroeger aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen archief van het departement van Koloniën (1815-1900), met name op het in 1915 overgedragen z.g. "Statistiek Archief, afkomstig van het bureau G van het voormalig departement van Koloniën. Dit statistiek archief is echter geliquideerd bij de inventarisatie van het archief Koloniën 1815-1849 (zie de inleiding op de inventaris Koloniën 1815-1849, door W.A. Fasel, blz. 5).
De herkomst van de stukken van na 1900, voornamelijk de periode 1924-1949 bestrijkend, is onzeker. Het betreft hier vrijwel uitsluitend documentatiemateriaal uit de Indonesische pers, verzameld door de RVD en door militaire inlichtingendiensten in Nederlands Indië.
In de periode 1970 tot 1976 zijn nog enkele stukken aan dit bestand toegevoegd [zie inv.nrs. 146-154] F.J. Otten 1970

De verwerving van het archief

Het archiefblok bevat archiefstukken onder verschillende rechtstitels verworven.