2.12.35 Inventaris van het archief van de Netherlands Purchasing Commission en haar rechtsvoorgangers te San Diego en New York, 1940-1945

Download inventaris als:PDF|XML Download inventaris Download inventaris
Sluiten
Taalgebruik in onze archieven Taalgebruik in onze archieven

Op onze website kunt u archieven doorzoeken met behulp van inventarissen (beschrijvingen van archieven, ook wel toegang genoemd). Deze inventarissen zijn vaak net zo oud als de archieven zelf. De mogelijkheid bestaat dat u woorden tegenkomt die vroeger gewoon waren, maar nu als kwetsend, racistisch of discriminerend ervaren worden.

Het Nationaal Archief onderzoekt momenteel de mogelijkheden om dit taalgebruik in inventarissen aan te passen, te verklaren of te voorzien van hedendaagse alternatieven.

Ik heb het begrepen

Zoekhulpen bij dit archief

Inhoud en structuur van het archief

Selectie en vernietiging

Netherlands Purchasing Commission

Tijdens de selectie in 1998 werd 1,28 meter archiefbescheiden vernietigd.

Royal Netherlands Arsenal, later Arsenal Department

Tijdens de bewerking werd ongeveer 1,6 meter archiefbescheiden vernietigd. Het betrof hier hoofdzakelijk stukken betreffende de routinematige aanschaf van materiaal en de financiële afhandeling hiervan alsmede correspondentie met producenten en handelaren inzake verzoeken tot het verstrekken van informatie.

Verantwoording van de bewerking

Netherlands Purchasing Commission

Gezien de geschiedenis van de onderhavige archieven is hier waarschijnlijk voornamelijk slechts sprake van de archiefbescheiden van de marine-afdelingen van de NPC te New York en San Diego. Aangezien niet kan worden uitgesloten dat ook archiefbescheiden van andere afdelingen worden aangetroffen, is er voor gekozen de naam van het archief te verbreden tot de archieven van de Netherlands Purchasing Commission te San Diego en New York, 1940-1945.
Bij de overplaatsing naar het CAD leverde de afdeling Maritieme Historie van de Marinestaf een plaatsingslijst mee, waarin een globaal overzicht werd gegeven van de inhoud van het betreffende archief. Van de meeste mappen werden een tot enkele tientallen stukken nader ontsloten. De nummering was zeer complex: archiefbescheiden werden onderling niet onderscheiden door middel van exclusieve Romeinse cijfering maar door een eigen hier niet nader te verklaren coderingen (Een map werd aangeduid met G2 e-2, daarbinnen kreeg het eerste stuk als subnummer G2 e-2/1, et cetera). Maar binnen een map kreeg het overgrote deel van de stukken geen subnummer.
Van enige oude orde was bij het begin van de bewerking in november 1997 geen sprake. Wel werden de eigentijdse regels voor de correspondentie aangetroffen, met hierbij opmerkingen over hoe te handelen bij de archivering van stukken. Samen met gegevens uit de literatuur over de administratieve organisatie en andere archiefstukken kon inductief worden vastgesteld hoe de oude orde waarschijnlijk geweest moet zijn. Het archief kende oorspronkelijk een ordening naar organisatie, analoog aan de respectievelijke afdelingen. Daarbinnen werden de stukken zeer waarschijnlijk naar onderwerp geordend. Deze vermoedelijke oude orde kon echter niet meer hersteld worden, omdat deze grondig verstoord was.
Ten eerste bestond een groot deel van het archief uit afgedwaalde archiefbescheiden van de marinecommandant Australië, de handelsbeschermingsofficier te Halifax en New Orleans, de commandant van de onderzeeboot O 21, de Netherlands Routing Liaison Officer New Orleans, de NPC vestiging San Diego, het Consulaat Generaal San Francisco en de marine attaché Washington. Het ware dus beter te spreken van de collectie NPC. Ook werden stukken welke waren afgedwaald van het ministerie van Marine te Londen en de Nederlandse vertegenwoordigers bij de Combined Chiefs of Staff aangetroffen. Al deze archiefdelen zullen krachtens het bestemmingsbeginsel worden teruggebracht naar het hoofdbestanddeel.
Verder waren series en reeksen niet chronologisch gerangschikt. Zo goed als mogelijk zijn deze hersteld.
De serie ingekomen en uitgaande telegrammen kent waarschijnlijk op vele plaatsen overlappingen. Naast de serie ingekomen en uitgaande telegrammen werden waarschijnlijk zaakdossiers aangelegd. In sommige gevallen werden telegrammen niet alleen opgelegd in de serie ingekomen en uitgaande telegrammen maar werden ook duplicaten (of andersom) opgelegd in de betreffende zaakdossiers. Ook aan behandelende functionarissen werden duplicaten verstrekt.
Besloten is de serie telegrammen integraal te bewaren. Schoning zou zeer arbeidsintensief geweest zijn, terwijl de 'winst' in plankruimte gering zou zijn. Aangezien een deel van de telegrammen historisch belangrijke gegevens bevat en gegevens ook gebruikt zijn in publicaties, is voorgenoemd besluit genomen.

Royal Netherlands Arsenal, later Arsenal Department

Dit archief werd bij de bewerking van het archief van de Artillerie Inrichtingen als gedeponeerd archief aldaar aangetroffen, ruim nadat de inventarisatie van de Naval Department was afgesloten (inv. nrs. 1-87). Besloten werd het archief van de Royal Netherlands Arsenal Commissie, vanaf 27 januari 1941 het Arsenal Department van de NPC af te scheiden van het hoofdbestanddeel en alsnog onder te brengen in onderhavige inventaris. Hiertoe diende het archiefschema te worden herzien. Besloten werd niet tot hernummering over te gaan, omdat niet valt uit te sluiten dat in de toekomst nog meerdere aanvullingen zullen volgen. Aldus ontstond de a-parallele nummering.

Ordening van het archief

Postregistratie en archiefvorming

Regels voor de correspondentie
  1. Bij het opnemen van brieven (al of niet gedicteerd) vraag steeds, wat als onderwerp vermeld moet worden en wie den brief zal teekenen.
  2. Vraag, hoeveel copieën er gemaakt moeten worden en aan wien copieën moeten worden doorgegeven. In geval van twijfel maak 2 copieën voor elke betrokken afdeling.
  3. Behalve het onderwerp, dat onmiddelijk boven den tekst geplaatst wordt, duid door initialen aan, wie den brief gedicteerd of opgegeven en wie hem geschreven heeft.
  4. Er moet in den regel een gele extra copie gemaakt worden voor het "Centrale Archief". In plaats van een gele wordt een lichtblauwe extra copie gemaakt voor het "Archief Executive Committee", indien de brief gericht is tot:
    1. het Gezantschap (resp. andere Nederlandse autoriteiten) in Washington;
    2. Regeerings- of militaire instanties in Londen, Oost- en West-Indië;
    3. Javasche Bank, en wanneer het om vertrouwelijke brieven - dus niet puur technische - gaat, gericht tot
      1. Amerikaansche autoriteiten;
      2. British Purchasing Commission.
  5. Komen boekingsposten in een gedicteerden brief voor of gegevens, die voor aantekening op de orderkaarten der boekhoudafdeeling in aanmerking komen, bijv. bij bestellingen, dan moet een extra copie (wit) aan die afdeeling worden doorgegeven voorzien van het stempel "boekhouding". In gevallen van twijfel make men steeds die extra copie.
  6. Alle veranderingen en toevoegingen in het origineel worden op alle copieën overgenomen.
  7. De datum van beantwoording wordt op den binnengekomen brief vermeld (op de daarvoor bestemde plaats van het stempel).
  8. Aan den voet van brieven met bijlagen wordt het aantal en zoo mogelijk een korte omschrijving geplaatst. Van door ons getypte bijlagen wordt een doorslag bij elke copie gevoegd. Indien een bijlage (niet door ons getypt) voor latere referte door ons in aanmerking komt of anderzins van belang kan zijn, wordt een afschrift of een foto ervan gemaakt om met copie opgeborgen te worden.
  9. Op brieven en enveloppen dient de juiste titulatuur te worden toegepast.
  10. In den tekst van telegrammen van telegrammen moeten getallen worden uitgedrukt in letters, niet in cijfers.
2 december 1940
Inzake te vervaardigen kopieën
  1. Zoals bekend, moet bij het opnemen van een brief, memorandum, etc. aan de opdrachtgever steeds gevraagd worden, hoeveel en voor wie copieën worden verlangd. Dit wordt bij het stenogram resp. op het concept genoteerd en op de originele brief (en doorslagen) in de rechter bovenhoek aangeduid zoals hieronder sub 7 nader aangegeven.
  2. Van elk stuk (brief, expose, staat) wordt steeds een gele kopie (voor het Centraal Archief) gemaakt, behalve in de gevallen, waar zij vervangen wordt door een blauwe (voor het Excutive Commité) zie instructie van 2 december 1940 sub 4.
  3. Gekleurd papier wordt gebruikt:
    1. lichtblauw: voor "Excutive Commité"
    2. geel : voor "Centraal Archief"
    3. rose : voor "Boekhouding (de stempeling van deze laatste copieën wordt hierdoor overbodig).
  4. De getijpte brieven gaan met alle copieën en envelop naar de Centrale Correspondentiekamer, die voor de ondertekening van het origineel en voor de verdeling van de copieen zorgt. Alle copieën van een brief worden door een paperclip aan elkaar gehouden, tezamen met het origineel.
  5. De Centrale Correspondentiekamer geeft slechts het origineel ter ondertekening door en bewaart de copieën van elke brief bij elkaar, totdat de getekende brief terugkomt. Eventuele veranderingen of aanvullingen worden dan door de Centrale Correspondentiekamer op alle copieën overgenomen vóór de verdeling.
  6. Is de brief in de betrokken afdeling zelve geschreven en getekend, dan houdt deze meteen de voor haar bestemde witte kopie(en) en geeft het getekende origineel met de overige doorslagen aan het Centraal Archief.
  7. De afdeelingen, die copieën ontvangen (zie hierboven sub 1) worden aangegeven door letters en het aantal kopieën voor elke afdeling, indien dit meer dan één bedraagt, door cijfers achter de aanduiding van de afdeeling:
  • A - ARTILLERIE
  • As- ARSENAAL
  • B - BOEKHOUDING
  • C - CIVIL SERVICE (Hr. Veerman)
  • E - EXECUTIVE COMMITEE
  • G - GENIE
  • L - LUCHTVAART
  • M - MARINE AFDELING COMMANDER VAN HAAFTEN
  • Mv- MARINE AFDELING (Hr. Veen)
  • Z - ALGEMENE ZAKEN (overste Fischer)
    Voorbeeld:
  • A 2 B = 2 kopieën voor Artillerie, 1 kopie voor Boekhouding,
  • G 2 L 2 = 2 kopieën voor Genie, 2 kopieën voor Luchtvaart,
  • Z B = 1 kopie voor Algemene Zaken, 1 kopie voor Boekhouding.
11 december 1940
Uit het voorstel tot taakverdeling voor de luitenant ter zee der 1e klasse N. Guilonard de officier MSD der 1e klasse W.P.J. Brunet de Rochebrune de officier MSD der 1e klasse F. ter Horst:
    2. Opzet organisatie en taakverdeling
  • Correspondentie met en door het bureau van het NPC te San Diego wordt centraal gevoerd, d.w.z. er is één archief, waarin alle uitgaande en inkomende stukken worden verzameld.
  • Geadresseerd zal worden aan:
  • "Netherlands Purchasing Commission c/o Consolidated Aircraft Corporationte San Diego"
  • In den brief wordt vermeld:
  • "attentie:..... (naam officier in eerste instantie bij het onderwerp betrokken)".
NPC San Diego vormde dus afzonderlijk archief.