Geschiedenis van de archiefvormer
Na het vertrek der Fransen, eind 1813, werd de Ministeries van Oorlog en van Marine opnieuw opgericht. Het Ministerie van Oorlog, dat in 1843 definitief een minister als hoofd kreeg, was belast met de zorg voor de defensie van het Nederlandse grondgebied. De belangrijkste onderdelen van die taak hadden betrekking op de organisatie van de landmacht en het veldleger, de fysieke verdedigingswerken (fortificatiën, kazernering, oefenterreinen), het materiaal (bewapening, voer- en vaartuigen, artillerie, intendance), het militair en burgerlijk personeel van de landmacht, de dienstplicht, oefening en mobilisatie en de financiën benodigd voor de uitvoering van deze taak.
In de 19e eeuw is het Ministerie van Marine tweemaal met dat van Koloniën verenigd geweest. Het ministerie was belast met de zorg voor de defensie te water van Nederland en zijn koloniën. De belangrijkste onderdelen van die taak hadden betrekking op het materiaal der zeemacht (scheepsbouw, stoomvaartdienst, artillerie, intendance), het loodswezen, de hydrografie, het personeel der zeemacht en de financiën benodigd voor de uitvoering van deze taak.
In 1928 werden de ministeries van Oorlog en van Marine verenigd tot het Ministerie van Defensie.
De krijgsmacht was verdeeld in de Koninklijke Marine en de Koninklijke Landmacht. Deze laatste was weer ingedeeld in wapens (artillerie, cavalerie, genie, infanterie, luchtstrijdkrachten en marechaussee) en dienstvakken (administratie, geneeskundige dienst, intendance), met elk zijn eigen specifieke verdedigingstaak.
In mei 1940, na de inval van de Duitsers in Nederland, vestigde de Nederlandse regering zich in Londen, alwaar het Ministerie van Defensie in 1941 werd gesplitst in een Ministerie van Oorlog en een Ministerie van Marine. De onderdelen van de krijgsmacht, voor zover aanwezig op Nederlands grondgebied, werden opgeheven.
Geschiedenis van het archiefbeheer
Na de capitulatie werden, overal in het land, de administraties aangetroffen van de commandanten der krijgsmachtonderdelen. De Duitse overwinnaar heeft, ogenschijnlijk geheel willekeurig, een gedeelte van het aangetroffen materiaal als krijgsbuit gevorderd en naar Duitsland afgevoerd. Het merendeel der archieven van de krijgsmachtonderdelen is na de capitulatie ingeleverd bij het Nederlandse Weermachtsarchief.
Tussen de buitgemaakte bescheiden van enkele landmachtonderdelen bevond zich ook een gering aantal stukken van particuliere aard. Het zijn waarschijnlijk documenten van militairen, welke in de stellingen zijn aangetroffen en door de Duitsers bij de officiële militaire stukken zijn gevoegd.
In de loop van 1940 en 1941 zijn door de Beauftragte des Chefs der Heeresarchive in Nederland delen van de archieven van het Ministerie van Defensie opgehaald en naar Duitsland afgevoerd. Het overgrote deel van het ministeriearchief is overigens in Nederland gebleven.
In Duitsland zijn deze archiefdelen onder het beheer gebracht van de Aktensammelstelle West des Chefs der Heeresarchive te Berlin-Wannsee. In de loop van 1942 zijn deze in het bereik gekomen van de Kriegsgeschichtliche Abteilung des OKW te Liegnitz (Silesië). De Duitsers hebben de bestanddelen geïnventariseerd, hetgeen blijkt uit de kenmerken en beknopte beschrijvingen die men op de mappen en portefeuilles heeft aangebracht. Van een gering aantal dossiers blijkt dat er inhoudelijk onderzoek gedaan is op basis van deze bescheiden. Maar de oorlogsomstandigheden maakten een grondige bestudering van dit materiaal onmogelijk.
In 1945 heeft het Rode Leger deze archiefbestanden, met een grote hoeveelheid ander archiefmateriaal, als krijgsbuit naar Moskou afgevoerd. Daar heeft het ruim vijftig jaar in het Speciaal Archief gelegen, waar het slechts zeer sporadisch is geraadpleegd. Eerst na 1989 werd het bestaan van dit archief bekend. Na onderhandelingen met de Russische autoriteiten, welke een periode van ruim tien jaar in beslag genomen hebben, zijn deze bescheiden in januari 2002 naar het Nationaal Archief overgebracht.
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.