Terug naar zoekresultaten

2.14.14 Inventaris van het archief van het Ministerie van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen: Afdeling Algemeen Secretariaat, 1918-1953

Het archief bevat overwegend stukken over administratieve en huishoudelijke zaken van het ministerie.
Download inventaris als PDFDownload inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Beschrijving

ArchiefBeschrijving van het archiefArchiefvormingInhoud en structuur van het archiefAanwijzingen voor de gebruikerVerwant materiaalBijlagen

Archief

Titel

2.14.14
Inventaris van het archief van het Ministerie van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen: Afdeling Algemeen Secretariaat, 1918-1953

Auteur

P.E.M. van Schaik

Versie

31-03-2022

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
1969 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen: Afdeling Algemeen Secretariaat
OKW / Algemeen Secretariaat

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1918-1953

Archiefbloknummer

O27545

Omvang

; 85 inventarisnummer(s) 2,40 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Ministerie van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen / Algemeen Secretariaat, , 1918-1953

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het archief bevat overwegend stukken over administratieve en huishoudelijke zaken van het ministerie.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
Bij de instelling van het Departement van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen op 25 september 1918 was besloten, dat de zorg voor de uitvoering van de begrotingswetten voor de dienstjaren 1916, 1917 en 1918, voorzover deze betrekking hadden op de aangelegenheden, welker behandeling naar het nieuwe departement was overgebracht, voorlopig bleef berusten bij het Departement van Binnenlandse Zaken, ( Zie Koninklijk besluit van 25 september 1918, no.24 (Stbl.551) (Zie Inv. nr.3). ) De eerste "organisatie-beschikking" van 27 september 1918 ( Ministeriële beschikking, Kabinet no.4, dd. 27 september 1918 (Zie Inv. nr.3). ) spreekt dan ook van de instelling van zes afdelingen:
Hoger Onderwijs, Middelbaar Onderwijs, Vakonderwijs, Lager Onderwijs A, Lager Onderwijs F en Kunsten en Wetenschappen, voor welke afdelingen bij beschikking van de minister van binnenlandse zaken, Kabinet no.97, een dag eerder 28 ambtenaren ter beschikking waren gesteld.
Ter aanvulling van eerder genoemde beschikking werden bij beschikking van 31 december 1918 van de minister van onderwijs, kunsten en wetenschappen ( Ministeriële beschikking, Kabinet no.4, dd. 31 december 1918 (Zie Inv. nr.1). ) de afdelingen Comptabiliteit en Algemeen Secretariaat ingesteld en het personeel voor die afdelingen aangewezen, dat in de loop van de maand december van het Ministerie van Binnenlandse Zaken was overgenomen.
De taak van de afdeling Algemeen Secretariaat werd aldus omschreven:
  • Ontvangst der ingekomen stukken en splitsing naar de afdelingen;
  • Algemene agenda en index voor het gehele departement behalve voor de afdeling Kunsten en Wetenschappen;
  • Kopie en verzending der uitgaande stukken;
  • Algemeen register der uitgaande stukken;
  • Invordering der zegel- en legesgelden;
  • Algemeen archief en bibliotheek van het departement;
  • Zaken welke tot geen der andere afdelingen behoren;
  • Behandeling van geheime stukken; Geheim archief;
  • Verzoeken om plaatsing;
  • Behandeling van aangelegenheden ten aanzien van het personeel van het departement ( Van de behandeling van de aangelegenheden van het personeel van het departement door afdeling Algemeen Secretariaat is in het archief weinig meer te vinden. Bij de ministeriële beschikking van 15 februari 1922, Kabinet no.13, werd de behandeling van de personeelsaangelegenheden aan de afdeling Comptabiliteit opgedragen. Het personeel van de diensten en instellingen werd behandeld door de diverse afdelingen, waaronder zij ressorteerden. );
  • Regeling van de dienst der beambten;
  • Huishoudelijke dienst van het departement.
Tot 1946 zijn in deze taakomschrijving geen grote wijzigingen aangebracht. Overigens blijken deze wijzigingen niet uit het onderhavige archief of dat van het Kabinet. De enige bron, waaruit geput kan worden, is de Staatsalmanak. In bijlage 1 zijn deze wijzigingen verwerkt en ook die van later datum. Eerst bij de reorganisatie in 1946 blijkt een deel van de werkzaamheden van de afdeling A.S. ( De letters A.S. zijn dan de afkorting voor Afdeling Secretarie. In de praktijk echter hield men zich aan de naam Afdeling Algemeen Secretariaat. ) te worden opgedragen aan Kabinet en afdeling Algemene Zaken, zoals de behandeling van zaken welke tot geen der andere afdelingen behoren en van geheime stukken. Ook het archief (mede het geheim archief) en de bibliotheek van het departement vielen sedertdien onder de zorgen van Kabinet en afdeling Algemene Zaken. ( Ministeriële beschikking, Kabinet no.500, dd. 26 januari 1946 (Zie Inv. nr.1). ) In het Kabinetsarchief bevindt zich de gearresteerde minuut van een ministeriële beschikking, waarbij het Registratuurbureau (hoofd A.Bloemendal) dat onder Kabinet ressorteerde, zou worden ondergebracht bij de afdeling Algemeen Secretariaat. Op deze minuut staat wel de aantekening "stencil", echter zonder parafen voor typen en verzenden, waaruit zou kunnen blijken dat er ook uitvoering aan is gegeven. ( Ministeriële beschikking, Kabinet no.1957, dd. juni 1947. ) Met ingang van 1 september 1951 werd het statisch archief, sinds 1946 onder Kabinet en afdeling Algemene Zaken, weer toevertrouwd aan de afdeling Algemeen Secretariaat. ( Ministeriële beschikking, Kabinet no.1513, dd.15 september 1951 (Zie Inv. nr.1). )
Een rapport over de organisatie van de afdeling Algemeen Secretariaat, in september 1951 uitgebracht door het Centraal Bureau voor Organisatie van het Ministerie van Financiën, behelst allerlei voorstellen, die slechts kleine veranderingen en verschuivingen teweeg zouden brengen, maar zeker geen noemenswaardige bezuiniging.
In hoeverre de voorgestelde reorganisatie in praktijk is gebracht blijkt niet uit het archief van de afdeling Algemeen Secretariaat.
Uit de aantekeningen van diverse functionarissen in de marge van het rapport, waarvan een exemplaar in het archief berust ( Zie Inv. nr.1. ) , blijkt wel, dat men het met de voorstellen niet eens was. (Uiteindelijk is alleen het meetsysteem overgenomen). Bij ministeriële beschikking van 29 januari 1953 ( Zie Inv. nr.1. ) werd de afdeling Algemeen Secretariaat opgeheven en werden de daaronder ressorterende werkzaamheden opgedragen aan de bij die beschikking ingestelde onderafdeling "Post- en Archiefzaken" en "Huishoudelijke Dienst".
Bij de beschikking van 31 december 1918 werd J.C. Brons tot chef van de afdeling benoemd. Voordien was hij werkzaam bij de afdeling Algemeen Secretariaat en Comptabiliteit van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Na het overlijden van Brons op 6 februari 1922 werd G.R. Lobatto chef. In verband met zijn Joodse afkomst werd hij in de maand november 1940 van zijn functie ontheven.
Hij werd opgevolgd door P.S.A. Goedbloed, die op 24 november 1943 overleed. Diens plaatsvervanger werd E.W.J. Rosenberg, die na de bevrijding niet meer bij de afdeling terugkeerde.
Per 1 juni 1945 werd C.A.J. Brans tot chef benoemd. Deze werd met ingang van 1 februari 1953 hoofd van de eerder genoemde onderafdeling Post- en Archiefzaken.
Behalve de twee laatstgenoemden waren de chefs van de afdeling Algemeen Secretariaat tevens loco-secretaris-generaal.
Geschiedenis van het archiefbeheer
In 1959 werd een begin gemaakt met de ordening van het archief. In bijlage 2 treft men aan een overzicht van de inhoud van het archief, dat werd opgesteld na de Tweede Wereldoorlog. Het grootste deel van de bescheiden bestond uit apostilles van het Kabinet der Koningin, waarbij originele Koninklijke besluiten waren aangeboden om op het departement vermenigvuldigd te worden. Tussen deze apostilles waren de andere stukken opgenomen. De ordening was zuiver chronologisch.
De niet in de agenda geregistreerde archiefbescheiden waren apart opgeborgen. De agenda's, klappers en indices vormden de enige toegang tot het archief. In grote lijnen dus een voorbeeld van de archiefordening volgens het Koninklijk besluit van 4 september 1823, no.7.
De verwerving van het archief
Overbrenging van een overheidsarchief
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Inhoud en structuur van het archief

Selectie en vernietiging
De omvang was oorspronkelijk 5 1/2 m' en is na selectie en vernietiging nog 2 m'.
  1. Algemeen
    1. Verzoeken om inlichtingen van eenvoudige - niet principiële - aard met de minuten van de daarop gegeven antwoorden;
    2. geleidebrieven;
    3. informatiekopieën;
    4. ordres de mission;
    5. audiëntie-aanvragen met de minuten van de daarop gegeven antwoorden;
    6. uitnodigingen inzake plechtigheden: herdenkingen, officiële ontvangsten en bezoeken, tentoonstellingen, concerten e.d., met de minuten van de daarop gegeven antwoorden;
    7. afrekeningen van leges-, zegel- en registratiegelden;
    8. borderellen van stukken, bezwaard met zegel-, legesen registratierechten;
    9. zegelboeken;
    10. minuten van verzoeken aan burgemeesters of andere functionarissen om, namens de minister, de eed of de belofte af te nemen;
    11. adressen, voorstellen en petities, niet speciaal het O.K.W.-gebied betreffende, waaraan geen gevolg is gegeven.
  2. Personeel. Correspondentie inzake:
    1. vergunningen in verband met maatregelen van de bezetter of het Militair Gezag;
    2. keuring van personeel;
    3. sollicitaties van niet-benoemden;
    4. verrekening van in 1945 verleende voorschotten op salarissen;
    5. woongelegenheid of telefoonaansluiting van ambtenaren;
    6. aanschaffing, onderhoud enz. van dienstkleding;
    7. toekenning van verplaatsingskosten, reis- en verblijfkosten en overwerkvergoedingen;
    8. ziekteverzuimstatistieken.
  3. Secretarie-aangelegenheden
    1. borderellen van stukken, bezwaard met zegel-, leges- en registratierechten;
    2. zegelboeken;
    3. ontvangstbewijzen voor verzonden postpakketten;
    4. reçu's en souches van zendingen met ontvangstbevestiging;
    5. voor ontvangst getekende lijsten van aan de Algemene Rekenkamer verzonden stukken;
    6. opgaven van verzonden aangetekende stukken met aangegeven waarde;
    7. opgaven aantallen verzonden stukken;
    8. verantwoording briefport buitenland (postzegelkas);
  4. Huishoudelijke aangelegenheden
    1. materieel
      1. offerten en reklamedrukwerken;
      2. urgentieverklaringen betreffende distributieartikelen, t.w. banden, benzine en olie, hout en metalen, onderdelen, rijwielen, motoren, auto's, horloges, tabak (representatie) en brandstoffen;
      3. rittenkaarten en aanvraagformulieren voor het gebruik van auto's;
      4. urgentieverklaringen betreffende rijvergunningen (Zondagsrijverbod);
      5. correspondentie inzake:
        1. aanschaffing, onderhoud, verkoop van meubelen en stoffering;
        2. het doen drukken en verzenden van boekwerken, tijdschriften enz.;
        3. aankoop, ruil, enz. van ontbrekende jaargangen of nummers van periodieken (staatsbladen, staatscouranten, provinciale verslagen enz.);
        4. aanschaffing van schrijfbehoeften, papier, schoonmaakbenodigdheden en andere niet duurzame gebruiksgoederen;
        5. aanschaffing, verzekering, onderhoud en verkoop van niet meer in gebruik zijnde dienstauto's en dienstmotoren;
        6. aanschaffing, onderhoud en verkoop van niet meer in gebruik zijnde schrijf-, tel-, reken-, boekhoud-, stencil- en andere reprografische machines;
        7. aanschaffing en onderhoud van dienstkleding;
    2. Gebouwen. Correspondentie inzake:
      1. onderhoudsvoorzieningen aan niet meer bij het ministerie in gebruik zijnde gebouwen;
      2. jaarlijkse opgaven van stoomtoestellen in rijksgebouwen;
      3. voorzieningen aan telefooninstallaties;
      4. voorzieningen aan technische installaties in niet meer bij het ministerie in gebruik zijnde gebouwen.
Verantwoording van de bewerking
Teneinde een optimale toegankelijkheid van het voor bewaring in aanmerking komende deel te bereiken is van de oorspronkelijke ordening afgeweken en zijn de stukken in rubrieken bijeengebracht.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen: Afdeling Algemeen Secretariaat, nummer toegang 2.14.14, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, OKW / Algemeen Secretariaat, 2.14.14, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Bijlagen

1. Taakomschrijvingen van de afdeling Algemeen secretariaat in 1918 en 1946 met tussentijdse wijzigingen
Beschikking van 1 december 1918 Kabinet no.4 kabinetsarchief Tussentijdse veranderingen overgenomen uit de Staatsalmanak Beschikking van 26 januari 1946 Kabinet no.500 Kabinetsarchief Tussentijdse veranderingen overgenomen uit archief Kabinet en de Staatsalmanak Beschikking van 29 januari 1953 Kabinet no.35 I Kabinetsarchief
Ingekomen stukken en splitsing naar de afdelingen Ontvangst ingekomen stukken en verzending naar de afdelingen. 1920 e.v. Ontvangst ingekomen stukken en verzending naar de afdelingen Ontvangst der ingekomen stukken. Registratuur (1951) Onderafdeling Post- en Archief zaken
Algemene agenda en index voor het gehele departement behalve voor de afdeling K.W. Wordt niet meer vermeld in de Staatsalmanak van 1920 e.v. (niet genoemd)
Kopie en verzending der uitgaande stukken Kopie en verzending der uitgaande stukken Kopiëren, collationeren en verzenden van uitgaande brieven (1948) Onderafdeling Post- en Archiefzaken
Algemeen register der uitgaande stukken Algemeen register der uitgaande stukken
Invordering van zegel- en legesgelden Invordering van registratie-, zegel- en legesgelden 1920-'32 Invordering van zegel- en legesgelden Invordering en verantwoording van zegel- en legesgelden(1948) Onderafdeling Post- en Archief zaken
Algemeen archief en bibliotheek van het departement Algemeen vervalt 1920 (Afd. A.Z.) Archief van het departement (1-9-1951) Onderafdeling Post- en Archiefzaken
Taken welke tot geen der andere afdelingen behoren (Afd. A.Z.)
Behandeling van geheime stukken. Geheim archief (Kabinet)
Verzoeken om plaatsing (niet genoemd)
Behandeling van aangelegenheden ten aanzien van het personeel van het departement Vervalt in 1920 e.v. F.C. (Kabinet) Sedert 9-5-'47 bij Bureau Personeelszaken rechtstreeks onder S.G. Onderafdeling Personeelszaken
Beëdiging en legalisatie 1927 (niet genoemd)
Regeling van de dienst der beambten (niet genoemd)
Huishoudelijke dienst van het departement Regeling van de huishoudelijke dienst en comptabel beheer van de daarvoor bestemde gelden ter goede rekening Regeling van de gehele huishoudelijke dienst enz. (1948). In 1951 vervalt comptabel beheer enz. Onderafdeling Huishoudelijke Dienst
Papierverdeling, behalve voor boeken en tijdschriften Beheer van magazijn voor bureel- en schrijfbehoeften(1948) Onderafdeling Huishoudelijke Dienst
Regeling van het vervoer met aankoop en beheer der vervoermiddelen(1948) Onderafdeling Huishoudelijke Dienst
Huisvesting van het ministerie (1948) Onderafdeling Huishoudelijke Dienst
Beheer van de cantine (1948) Onderafdeling Huishoudelijke Dienst
Zorg voor plaatsing in de Staatscourant van daarvoor bestemde besluiten en beschikkingen (1952) Onderafdeling Post- en Archief zaken
2. Overzicht van de inhoud van het archief, samengesteld na de Tweede Wereldoorlog.
  • 1919, 1 - 550
  • 1919, 551 - 837
  • 1920, 1 - 490
  • 1920, 491 - 776
  • 1921, 1 - 475
  • 1921, 476 -
  • 1922
  • 1923
  • 1924
  • 1925
  • 1926
  • 1927
  • 1928
  • 1929
  • 1930
  • 1931
  • 1932
  • 1933
  • 1934
  • 1935
  • 1936
  • 1937
  • 1938
  • 1939
  • 1940, 1 - 250
  • 1940, 251 -
  • 1941-1942
  • 1943
  • 1944
  • 1945
  • 1946, 1 - 500
  • 1946, 501 - 1000
  • 1946, 1001 - 1500
  • 1946, 1501- 1785
  • 1947, 1 - 400
  • 1947, 401 - 800
  • 1947, 801
  • 1919
  • 1920
  • 1921-1922
  • 1923-1924
  • 1925-1929
  • 1930-1935
  • 1936-1937
  • 1938-1942
  • 1943-1946
  • 1947-1948
  • 1946
  • 1947
  • 1948-1949
  • 1950
  • 1951
  • 1952
  • 1947-1948
  • 1948-1949
  • 1944-1948
  • 1949-1950
  • 1946-1948
  • Agenda 1945
  • Agenda 1946-1948
  • 1945 I
  • 1945 II
  • (Niet gespecificeerd)
  • 1940-1946
  • 1947-1950
Beschikking van 1 december 1918 Kabinet no.4 kabinetsarchiefTussentijdse veranderingen overgenomen uit de StaatsalmanakBeschikking van 26 januari 1946 Kabinet no.500 KabinetsarchiefTussentijdse veranderingen overgenomen uit archief Kabinet en de StaatsalmanakBeschikking van 29 januari 1953 Kabinet no.35 I Kabinetsarchief

Archiefbestanddelen