2.19.021 Inventaris van de archieven van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1891-2007 (-2014)

Na een zeer voorlopige inventarisatie bleek dat het archief in een wanordelijke toestand verkeerde en dat het onvolledig was. Deze hiaten konden tijdens de werkzaamheden maar ten dele worden opgevuld aangezien het onbekend was waar de ontbrekende bescheiden zich mogelijkerwijs zouden kunnen bevinden.

In 1950 werd door B. van 't Hoff een eerste inventarisatiepoging gedaan, hetgeen resulteerde in een stapeltje beschrijvingen.

Brief, 3 april 1950, inv.nr. 70.

Deze konden niet gehandhaafd worden omdat diverse archiefbescheiden onder één redactie werden opgevoerd. Tevens kwam naar voren dat een gedeelte van de nummering niet meer in het archief was terug te vinden. Tijdens de inventarisatie bleek dat de archivalia afkomstig van willekeurige bestuursleden verschillend gerangschikt waren. Enige voorbeelden van indeling waren: chronologisch per jaar, per bestuurs- en/of algemene vergadering, dossiervorming, alfabetische rangschikking. Een uitzondering hierop vormde de briefwisseling van de redacteurs van het Nederlands Archievenblad . Deze correspondentie is een chronologische serie. In eerste instantie heb ik gepoogd deze "individuele rangschikking" van stukken intact te laten. Naarmate de werkzaamheden vorderden werd duidelijk dat, wilde men een overzichtelijke en toegankelijke inventaris maken, van deze talrijke systeempjes afgeweken zou moeten worden om de onderzoeker niet helemaal in verwarring te brengen. Om enige uniformiteit in de chaos aan te brengen is gekozen voor een chronologische opzet. Reden hiervoor was dat tijdens de beginjaren van het bestaan van de vereniging de stukken in een strikt chronologische volgorde werden geplaatst, waarvan men later afgeweken is.

Een chronologische volgorde per verenigingsjaar is nooit consequent doorgevoerd, zodat gekozen is voor de laatste wijziging van het verenigingsjaar zoals die in 1961 is ingesteld namelijk per kalenderjaar. Voor die tijd was het namelijk zo dat het verenigingsjaar van 1 mei - 30 april liep over de periode 1891-1925. Vanaf 1925/26 liep het verenigingsjaar van 1 september - 31 augustus.

Een andere reden waarom ik een chronologische volgorde boven een andere heb verkozen, was dat in het archief van de Afdeling van Gemeente- en Waterschapsarchiefambtenaren en het archief van Rijksarchiefambtenaren over het algemeen deze chronologische opzet toegepast was. Zodoende werd hierin dan ook weinig veranderd.

De cesuur van het archief is bij 1960 gelegd aangezien dit het laatste jaar was van het bestaan van de afdelingen. De archivalia die betrekking hebben op de periode na 1960 zijn buiten bewerking gelaten en zijn toegevoegd aan het jongere deel van het archief.

Bij de verhuizing in 2000 van het bureau naar het IISG bleef het grootste deel van het archief tot ca. 1998 in depot van het Algemeen Rijksarchief achter. Een jaar later werden de stukken ter bewerking overgebracht naar Het Utrechts Archief. Door onvoorziene omstandigheden lukte het niet om het bestand daar te inventariseren. In 2005 werd het geretourneerd aan het Nationaal Archief. Daar bleek het archief inmiddels te bestaan uit 5 blokken met een omvang van 81 archiefdozen. Het betrof: het codearchief over de jaren 1961-1978 en niet beschreven, maar wel genummerde dozen met stukken uit de periodes 1973-1997, 1975-1985, 1985-1990, 1991-2000. Een jaar eerder, in 2004 waren 26 verhuisdozen met financiële administratie in de depots van het Nationaal Archief geplaatst. Later werden nog vijf verhuisdozen toegevoegd.

In 2012 ondernam het bestuur van de KVAN opnieuw een poging om het archief te inventariseren, dit keer door inschakeling van een stagiaire van de Reinwardt Academie, Lonneke Snijders. Helaas bleken de lessen van de opleiding niet synchroon te lopen met de stage en niet goed afgestemd te zijn op het 'ordenen en beschrijven' van archiefstukken. Ook was de complexiteit van het archief groter dan verwacht. Ondanks ijver en gedrevenheid en intensieve begeleiding slaagde de stagiaire er niet in om de inventarisatie te voltooien. In 2016 kreeg Iris Heidebrink de gelegenheid om de bewerking af te ronden.

Aanvankelijk is geprobeerd om de code-indeling van het deelblok 1961-1978 zoveel mogelijk aan te houden. Er zitten inderdaad series met codes in het archief, maar deze zijn niet eenduidig toegekend en de meeste stukken zijn niet gecodeerd. Daarom is gekozen voor een indeling in organisatie en taken. Bij de taken is uitgegaan van de tweeledige doelstelling van de vereniging: belangenbehartiging archiefwezen en belangenbehartiging van de beroepsgroep. Dat bleek vooral nuttig voor de stukken uit de periode van explosieve groei van commissies en vertegenwoordigingen. Commissies van de KVAN, waarvan de werkzaamheden na enige tijd werden overgenomen door andere instellingen, zijn bijeen geplaatst onder de noemer van het betreffende thema of activiteit. De overzichten van eigen commissies en secties van de KVAN en van vertegenwoordigingen in commissies van derden zijn te vinden in het Nederlands Archievenblad, Nieuws van Archieven en de Almanak van het Nederlands Archiefwezen. In de onderhavige toegang zijn na de beschrijvingen verwijzingen naar eventueel aangetroffen codes vermeld. Bij de rubrieksaanduidingen en tussenkopjes staat bij eigen commissies en secties van de vereniging steeds vooraan “(K)VAN” vermeld.