3.02.22 Inventaris van het archief van de Griffie van de provincie Zuid-Holland, (1826) 1946 - 1975 (1991)

Download inventaris als:PDF|XML Download inventaris Download inventaris
Sluiten
Taalgebruik in onze archieven Taalgebruik in onze archieven

Op onze website kunt u archieven doorzoeken met behulp van inventarissen (beschrijvingen van archieven, ook wel toegang genoemd). Deze inventarissen zijn vaak net zo oud als de archieven zelf. De mogelijkheid bestaat dat u woorden tegenkomt die vroeger gewoon waren, maar nu als kwetsend, racistisch of discriminerend ervaren worden.

Het Nationaal Archief onderzoekt momenteel de mogelijkheden om dit taalgebruik in inventarissen aan te passen, te verklaren of te voorzien van hedendaagse alternatieven.

Ik heb het begrepen

Zoekhulpen bij dit archief

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud

Algemeen

Het in deze inventaris beschreven archief bevat stukken uit de jaren 1946 - 1975. Het voorgaande deel (1850 - 1945) was in 1982 overgebracht naar het toenmalige Rijksarchief in Zuid-Holland.
NA, Inventaris van de archieven van het provinciaal bestuur van Zuid-Holland 1850 - 1945 (Den Haag 1995) (nummer toegang 3.02.27.01).
In het archief bevinden zich ook een aantal oudere te bewaren stukken, welke in de meeste gevallen als 'voorstukken' deel uitmaken van een te bewaren dossier. Andere oudere (en jongere) stukken komen voor in de bijlage Repertorium en in de gedeponeerde archieven. Van de overige aangetroffen stukken van vóór 1945 is een aparte aanvulling op het Griffiearchief 1850 - 1945 gemaakt, die daar als supplement aan zal worden toegevoegd.
Gedeponeerde archieven
Zoals hiervoor al werd opgemerkt werd in deze inventaris naast het Griffie-archief ook een aantal gedeponeerde archieven opgenomen. Hieronder volgen korte inleidingen op deze bestanden met een verwijzing naar het betreffende paragraafnummer waaronder de archiefbeschrijvingen zijn opgenomen.
4.1. Vereeniging van Personeel in dienst van de Provincie Zuid-Holland en voorganger Vereeniging van ambtenaren ter Provinciale Griffie van Zuid-Holland, 1918 - 1942 en 1945 - 1949
De oprichting van deze vereniging werd goedgekeurd bij KB d.d. 19 dec. 1918, nr. 78.
In de vergadering van 30 september 1919 werd besloten toe te treden tot de (Landelijke) Algemeene Bond van Provinciaal Personeel in Nederland. Bovendien was de vereniging sinds 1937 ook vertegenwoordigd in de Algemeene Commissie voor georganiseerd overleg in ambtenarenzaken.
De naamswijziging in de Vereeniging van Personeel in dienst van de Provincie Zuid-Holland vond plaats vóór of op 25 maart 1929. In 1942 werd de vereniging opgeheven, om in 1945 heropgericht te worden. Het jongste stuk in het archief dateert van 1949. Onbekend is wanneer de vereniging is opgeheven.
4.2. Stichting Landverbetering Zuid-Holland, 1938 - 1968
Bij Besluit der Staten d.d. 21 december 1937 nr. II waren Gedeputeerde Staten gemachtigd tot oprichting van deze stichting. Het dagelijks bestuur bestond uit personeel van de griffie, leden van Gedeputeerde Staten, Rijksdienst voor werkverschaffing, Rijksdienst voor werkverruiming, een inspecteur bij het Staatsbosbeheer, een wethouder van Dordrecht en een dijkgraaf van het Hoogheemraadschap de Krimpenerwaard. Het belangrijkste doel van de stichting was werkverruiming. Tijdens de vergadering op 31 mei 1966 is unaniem besloten tot opheffing van de stichting omdat ze geen reden van bestaan meer had.
4.3. Provinciale Raad voor de Volksgezondheid, en voorganger Provinciale Commissie voor de volksgezondheid in Zuid-Holland, 1949 - 1985
De commissie werd begin 1949 ingesteld met als doel het bevorderen van de lichamelijke en geestelijke gezondheid. De commissie had daarbij een stimulerende, coördinerende en adviserende taak. Op 30 juni 1959 werd de naam gewijzigd in Provinciale Raad voor de Volksgezondheid. Deze heeft tot omstreeks 2000 bestaan.
4.4. Stichting Personeelsfonds der provincie Zuid-Holland, 1950 - 1971
De stichting werd opgericht door Gedeputeerde Staten op 21 juni 1951 en heeft/had als doel het vormen en in stand houden van een fonds tot het verlenen van financiële hulp aan de leden, evenals aan hun weduwen en wezen, in die gevallen waarin deze personen naar het oordeel van het bestuur van de stichting op grond van hun financiële omstandigheden hulp behoeven.
4.5. Ideeënbuscommissie voor de provincie Zuid-Holland, 1952 - 1991
De Ideeënbuscommissie voor de provincie Zuid-Holland werd bij besluit van Gedeputeerde Staten van 19 december 1955 ingesteld. Het doel was tweeërlei. Ten eerste zag men de ideeënbus als middel om de denkbeelden van werknemers op te vangen en te laten doorstromen naar de leiding, waardoor de productiviteit verhoogd kon worden en de efficiency verbeterd. Ten tweede zou de werknemer door het invoeren van de ideeënbus meer bij het werk betrokken kunnen raken, meer het gevoel krijgen medeverantwoordelijk te zijn en op die manier zou een eerste stap kunnen worden gezet op de weg naar medezeggenschap.
Het instellen van een Ideeënbuscommissie bij de provincie Zuid-Holland paste binnen de maatschappelijke ontwikkelingen van die tijd. Bijna op hetzelfde moment werd er over hetzelfde onderwerp overleg gevoerd binnen zowel de andere provincies als binnen diverse particuliere bedrijven en de Rijks- en gemeentelijke overheid.
Hoewel de naam anders zou doen vermoeden was het niet de bedoeling gebruik te maken van een ideeënbus als object, maar deze aanduiding slechts als begrip te hanteren.
In het Reglement, vastgesteld op 19 december 1955 werden twee commissies ingesteld, namelijk
1. Eén commissie voor de gehele administratieve sector (die dus zowel de Provinciale Griffie als de Provinciale Waterstaat zou omvatten)
2. Eén commissie voor de gehele technische sector
(Deze inventaris betreft het archief van de eerstgenoemde commissie)
Beide commissies bestonden elk uit zeven leden, van wie de secretaris in eerste instantie de chef van de Tweede Afdeling van de provinciale Griffie was, terwijl later zijn collega van de Vierde Afdeling deze functie vervulde.
Als ideeën werden beschouwd alle opmerkingen en suggesties, welke verbetering tot stand brengen van de organisatie, de werkmethode en de werksfeer in de ruimste zin van het woord.
4.6. Stichting tot instandhouding van de Molenviergang van de Tweemanspolder, 1953 - 1977
De stichting werd opgericht op 20 oktober 1952, krachtens besluit van Provinciale Staten van 1 juli 1952, nr. XXXI. Zoals de naam aangeeft was het doel van de stichting de instandhouding van de vier molens van de Tweemanspolder te Zevenhuizen. Het secretariaat is gevestigd in het provinciehuis.
4.7. Stichting Onderzoek Midden-Delfland, 1962 - 1984
De stichting werd opgericht bij notariële akte d.d. 4 juni 1964 door betrokken gemeenten en de provincie met als doel:
a. het onderzoek naar de mogelijkheden om het landelijke karakter te handhaven van het tot Midden-Delfland behorende agrarische gebied, dat deel uitmaakt van het grondgebied van de gemeenten Delft, Maasland, Schiedam, Schipluiden en Vlaardingen;
b. het bestuderen van de agrarische belangen en - met inachtneming van deze belangen - van de massale recreatie en van de zandwinning in het sub a bedoelde gebied;
c. het voorbereiden van een vorm van samenwerking tussen alle daarvoor in aanmerking komende belanghebbenden terzake van gemeld gebied.
Provinciale Almanak van Zuid-Holland 1975 (Alphen aan den Rijn 1975) 73.
Per 31 december 1984 werd de stichting ontbonden.
4.8. Commissie van voorbereiding van het Zuid-Hollands Groene Hart, 1963 - 1975
De commissie werd in 1964 opgericht en had tot taak om een Gemeenschappelijke regeling voor de landschapsverzorging en openluchtrecreatie in Zuid-Hollands Groene Hart tot stand te brengen tussen de gemeenten Alphen aan den Rijn, Benthuizen, Bergenschenhoek, Bleiswijk, Bodegraven, Boskoop, Gouda, Hazerswoude, Moerkapelle, Moordrecht, Nieuwerkerk aan den IJssel, Reeuwijk, Waddinxveen, Zevenhuizen en Zoetermeer. Dit gebeurde in het kader van de ontwikkeling van een landschaps - en recreatieplan voor het Groene Hart van Zuid-Holland. In 1973 nam een gedeputeerde van de Provincie het voorzitterschap van de burgermeester van Waddinxveen over in een poging het overleg nieuw leven in te blazen. Door de komst van gewesten en recreatieschappen is de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk niet tot stand gekomen.
4.9. Commissie voor adressen en bezwaren, 1970 - 1976
De commissie werd bij besluit van Provinciale Staten van 17 december 1970, nr. 29 ingesteld, met als taak het behandelen van adressen en bezwaren tegen beslissingen van het provinciaal bestuur. De commissie werd in 1976 opgevolgd door de Commissie AROB.
Aanwijzingen voor de gebruiker
Aan de gebruiker van de inventaris kunnen een aantal aanwijzingen meegegeven worden.
Ten eerste werden enkele beschrijvingen in verband met de privacy-wetgeving geanonimiseerd.
Ten tweede komt het voor dat de looptijdaanduidingen van sommige deelbeschrijvingen elkaar overlappen, omdat er geen scheiding op dag of maand aan te geven was. Dit houdt verband met de manier waarop de dossiers destijds werden gevormd.
Verder zijn er twee bijlagen in deze inventaris opgenomen. Allereerst het Repertorium, een aparte serie, bestaande uit de akten en overeenkomsten van de provincie uit de periode 1826 - 1985. Deze is genummerd met zogenaamde Repertoriumnummers en toegankelijk via een register. Er kan echter ook in worden gezocht op onderwerp, zoals weg, rijwielpad, vaarweg, brug en recreatieschap.
Vervolgens is er een bijlage, waarin alle verleende vergunningen voor ontgrondingen of opspuitingen zijn opgenomen.
Voor onderwerpen, die niet in de looptijd van dit archief zijn afgehandeld, dient de onderzoeker de inventaris van het archief van de Griffie van de provincie Zuid-Holland 1976 - 1986 te raadplegen.
Nationaal Archief, Inventaris van het archief van de Griffie van de provincie Zuid-Holland (1958) 1976 - 1986 (1991) (Den Haag 2007) (nummer toegang 3.02.46).
Verder kan hij bestekken die hij in dit Griffie-archief niet aantreft, mogelijkerwijs in het archief van Provinciale Waterstaat vinden.

Selectie en vernietiging

1. Vernietiging

Met het oog op ruimtewinst werden in 1961 onder meer de aanwezige gemeentebegrotingen voor de jaren 1926 tot en met 1935 vernietigd.
Ibidem 1961 (Den Haag 1962) 61.
De voor vernietiging in aanmerking komende dossiers, na de bewerking volgens de nummering van Doris, gingen terug naar het Provinciehuis. Na de interne goedkeuring van de lijsten van de direct voor vernietiging in aanmerking komende dossiers, droeg de provincie zorg voor de daadwerkelijke vernietiging. De op termijn te vernietigen dossiers werden eveneens teruggeplaatst in het depot van het semi-statisch archief van de provincie.
2. Selectie
In 1992 ging het omvangrijke zogenaamde 'Afslankingsproject' met betrekking tot het archief van de provincie van start. Hierdoor nam de omvang van het archief flink af. Volgens het Plan van Aanpak uit 1989 waren daarvoor aanvankelijk de volgende archiefonderdelen aanwezig: ingangen (ca. 1.100 m1); vergaderstelsel (ca. 500 m1); rubriekenstelsel (ca. 1.400 m1) en overige series (ca. 100 m1).
Bij de selectie werd de Vernietigingslijst archiefbescheiden provinciale- en interprovinciale organen 1989 (lijst van het Interprovinciaal Overleg (IPO)) toegepast. In niet alle gevallen bleek de daadwerkelijke vernietiging uit gespecificeerde lijsten.
Verslag Audit "Wegenleggers" in het Provinciaal archief, 1997.
Het Doris-systeem gaf ook niet goed aan of een dossier daadwerkelijk vernietigd was.
De selectie voor het laatste bewerkingsproject vond plaats aan de hand van de Selectielijst voor archiefbescheiden van provinciale organen 2000 en werd uitgevoerd op dossierniveau. Zoals vermeld werden er van de vernietigde dossiers lijsten vervaardigd. De omvang van het na de bewerking te bewaren deel van het archief bedraagt 151 m¹.
Voor de vergunningverleningen werden tijdens het projectoverleg specifieke selectiebesluiten genomen. Wanneer de einddatum van de vergunning niet bekend was, werd afgesproken dat hiervoor een bewaartermijn van veertig jaar zou worden gehanteerd. Verder werd er voor gekozen om de in het archief van de Griffie aangetroffen bestekken ook te bewaren, omdat een steekproef uitwees dat niet alle bestekken in het archief van Provinciale Waterstaat bewaard zijn gebleven.

Verantwoording van de bewerking

Hoewel het Kabinet van de Commissaris der Koningin een onderdeel was van de Griffie, werd het archief van deze afdeling al in 2001 apart geïnventariseerd en overgebracht naar het toenmalige Rijksarchief in Zuid-Holland (thans: Nationaal Archief).
Nationaal Archief (NA), Inventaris van het archief van het Kabinet van de Commissaris der Koningin in Zuid-Holland (1942) 1945 - 1986 (Den Haag, Provincie Zuid-Holland, 2001) (nummer toegang 3.02.42).
Hoewel er in dit archief ook nog de nodige stukken van voor die tijd zitten is 1946 als beginjaar aangehouden. Daardoor sluit dit deel van het Griffie-archief goed aan op het voornoemde Archief van het Provinciaal Bestuur over de periode 1850 - 1945. Als eindjaar werd voor 1975 gekozen, omdat rond dit jaar werd overgegaan op een ander registratuurstelsel: een dossierstelsel, geordend volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Afhankelijk van de afdeling varieerde het einde van het oude registratuurstelsel van 1974 tot 1978.
Mathilde Kors, De registratuur van de Griffie van Zuid-Holland 1946 - 1975, (Amsterdam 2005, scriptie voor de Sectie Archiefwetenschappen van de Universiteit Amsterdam) 14.
In de periode 1946 - 1975 was het archief oorspronkelijk geordend in series en bundels met een zogenaamd RA (Retro Actum)-nummer. De bundels bevatten een besluit, met daarbij gevoegd voorgaande relevate besluiten, zoals bijbehorende ingekomen en minuten van uitgaande stukken (en kaarten). De RA (Retro-acta)-nummers hebben betrekking op een onderwerp en waren geordend volgens een eigen rubriekenschema.
De provinciaal archiefinspecteur J.L. van der Gouw schreef hierover in zijn verslag aan de griffier in december 1975 dat bij het archief 1946 - 1975 de oude chronologische numerieke ordening voor een groot deel van de stukken was losgelaten. Uit de chronologisch numerieke reeks waren stukken gelicht, die er oorspronkelijk wel in aanwezig waren. Daarnaast meldde hij dat een deel van het archief bestond uit "alles wat sedert 1945 van het begin af aan buiten de chronologisch-numerieke reeks is gehouden (slecht beschreven en slecht gerubriceerde bundels, ten onrechte retro-acta genoemd)".
Inventarisnummer 674.
De opvolger van Van der Gouw, D.J. Winsemius, stelde het in 1976 nog scherper. Hij noemde het gebruikte archiefsysteem in de periode 1850 - 1945 een numeriek-chronologisch notulenstelsel en schreef over de periode 1946 - 1975: "Hierin is in wezen hetzelfde stelsel [als in 1850 - 1945] gevolgd [...] De bescheiden dienen geordend te worden volgens de resolutie van Gedeputeerde Staten; de retro-acta moeten worden teruggebracht op de plaats waar ze thuishoren".
Ibidem.
Laatstgenoemde aanbeveling werd en kon niet worden opgevolgd. Omstreeks 1990 had namelijk een bewerking van het archief plaats, waarbij geselecteerd was en de oude portefeuilles evenals voor de verhuizing naar het nieuwe Provinciehuis vervangen waren door nieuwe omslagen. De omslagen kregen toen nieuwe kenmerken, zoals een zogenaamd Doris (Dossier Registratie en Informatie Systeem)-nummer (de nummers 500.000 tot 509.881), waarmee zij in het digitale systeem Doris werden geregistreerd. Op dit nummer waren de omslagen in archiefdozen opgeborgen. Op de omslagen waren bovendien aangebracht een titel, een code volgens de basisarchiefcode van de VNG, jaren en de aanduiding van een afdeling. De Doris-nummers waren, voor zover bekend, in een willekeurige volgorde toegekend: niet volgens code, archiefschema dat in 1989 in het Plan voor inventarisatie
E.A. Weerwag-Sietsma, Plan voor inventarisatie van het archief van de provinciale griffie Zuid-Holland (1823) 1945 - 1976 (1981). Provincie Zuid-Holland, 1989, bijlage 2.8.
was opgenomen, besluit van Gedeputeerde Staten of RA-nummer. Wel waren de stukken met hetzelfde RA-nummer in één of meerdere omslagen bij elkaar geplaatst en waren enkele series, met éénzelfde Doris-nummer, bijeengehouden, zoals bijvoorbeeld de provinciale begrotingen.
Het archief van de Griffie 1946 - 1975 maakte deel uit van het omvangrijke project 'Bewerking en Overbrenging Archieven' (BOA) van de provincie Zuid-Holland. Dit bevat naast het in deze inventaris beschreven archief van de Griffie over de periode 1946 - 1975 de archieven van de Griffie (1976 - 1986), van Provinciale Waterstaat (1945 - 1986) en van het Openbaar Lichaam Rijnmond (1975 - 1986), dat bij de aanvang van de bewerkingen een totale omvang van iets minder dan 3100 m¹ had. Daarnaast werden binnen dit project diverse kleinere archieven van Zuid-Hollandse stichtingen en commissies bewerkt, waarvan die uit de periode 1946 - 1975 in deze inventaris werden opgenomen.
Voornoemde archieven bevonden zich aanvankelijk in het provinciale archiefdepot, maar werden voor de inventarisatie naar het Nationaal Archief overgebracht, alwaar medewerkers van Doxis Informatiemanagers BV deze bewerkten. Dit gebeurde onder supervisie van de deelnemers van het projectoverleg van BOA (Bewerking en Overbrenging Archieven), bestaande uit vertegenwoordigers van de provincie Zuid-Holland, de provinciale archiefinspectie en het Nationaal Archief.
Aan het begin van de bewerking van het archief van de Griffie over de jaren 1946 - 1975 had dit een omvang van 190 m¹.
Bij de aanvang van de bewerking waren de dossiers (merendeels) verpakt in niet-zuurvrij verpakkingsmateriaal, wat een herverpakking noodzakelijk maakte. Deze materiële bewerking werd volgens de normen van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uitgevoerd door het bedrijf HaegheVelde BV te De Haag.

Ordening van het archief

Voor de bewerking in Doris was het archief toegankelijk via agenda's en indices.
Verslag over het jaar 1955. Gedaan door de Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland (Den Haag 1956) 26.
Deze waren nader toegankelijk met behulp van Agenda-, Index-, of GS (Gedeputeerde Staten) -kaarten. De Agenda-kaarten waren geordend op B-nummer (de stukken ontvangen of opgemaakt door Gedeputeerde Staten kregen een B-nummer), de Index-kaarten op classificatienummer volgens de eigen registratuurcode van de provincie Zuid-Holland (de stukken zelf waren niet volgens deze code opgeborgen). De GS-kaarten ten slotte waren geordend op resolutiedatum en besluitnummer.
Kors, De registratuur van de Griffie, 10-11.
Tevens werd er gebruik gemaakt van diverse registers, zoals alfabetische en numerieke registers, die toegang gaven tot de bundels RA - stukken.
Weerwag-Sietsma, Plan voor inventarisatie, 11-13.
Voor zover bekend zijn van deze oude toegangen alleen de RA-registers bewaard gebleven.
Nadat de grotere series als eerste bewerkt waren, werd het archief vervolgens in volgorde van de nummering van Doris bewerkt. De voor blijvende bewaring in aanmerking komende bundels werden opgenomen in een beschrijvende inventaris en geordend volgens een van de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten 1982 afgeleid archiefschema. Zoals hiervoor al werd opgemerkt was het door de bewerking in de jaren negentig niet meer mogelijk om de oude orde te reconstrueren. Door deze keuze voor het archiefschema sloot de ordening van dit archief aan op die van het eerder bewerkte daarop volgende Griffie-archief over de periode 1976 - 1986.
Dit leverde de volgende hoofdstukindeling op:
  1. Hoofdstuk 1 Organisatie en personeel;
  2. Hoofdstuk 2 Taken;
  3. Hoofdstuk 3 Toezicht op lagere overheden;
  4. Hoofdstuk 4 Bijlagen;
  5. Hoofdstuk 5 Commissie-archieven en andere gedeponeerde archieven.
Omwille van de overzichtelijkheid werden twee series, die te omvangrijk waren voor opname onder het betreffende onderwerp, in plaats daarvan achter in de inventaris als bijlagen opgenomen.
Voor de ordening van de commissie-archieven en andere gedeponeerde archieven werd uitgegaan van de looptijd van de verschillende archieven, waarbij het beginjaar bepalend was voor de plaats van deze archieven binnen dit hoofdstuk.