3.02.46 Inventaris van het archief van de Griffie van de Provincie Zuid-Holland, (1951) 1976-1986 (1991)

Het archief van de Griffie van de Provincie Zuid-Holland ((1951) 1976-1986 (1991)) heeft betrekking op de organisatie en de taken van de organisatie en het provinciaal bestuur. De documenten in het archief bestaan o.a. uit stukken betreffende: de organisatie (o.a. reorganisaties, wet AROB); bezit- en eigendom (o.a. aan- en verkoop gronden); verkiezingen; bestuursorganen (Gedeputeerde Staten; Provinciale Staten; Commissies); personeelsbeleid (rechtpositie ambtenaren) openbare werken en belasting (aanbesteding en leges); openbare gezondheid (o.a. volksgezondheid, milieu, ruimtelijke ordening en volkshuisvesting); waterstaat; verkeer en vervoer (aanleg en beheer infrastructuur); economische aangelegenheden (o.a. ruilverkaveling); arbeid (werkgelegenheid); maatschappelijke zorg (o.a. ziekenhuizen; psychiatrie; verslavingszorg); volksontwikkeling en maatschappelijke vorming (o.a. onderwijs, culturele voorzieningen, monumentenzorg en landschapsbeheer). Daarnaast zijn apart opgenomen: documenten betreffende het toezicht op gemeenten en waterschappen (o.a. gemeentelijke herindelingen). Als afzonderlijke, omvangrijke series zijn opgenomende de dossiers afgegeven vergunningen krachtens de Hinderwet, de Wet inzake de Luchtverontreiniging en/of de Wet Geluidhinder (1968-1989), voor het leggen van kabels, leidingen, buizen, rioleringen, of de aanleg van tunnels in dijken (1977-1986), krachtens de Ontgrondingswet (1968-1989) en krachtens de Verordening op de opspuitingen Zuid-Holland (1961-1986). Tenslotte bevat het archief een aantal commissie-archieven en andere deponeerde archieven, o.a. van het Anjerfonds Zuid-Holland.

Download inventaris als:PDF|XML

Zoekhulpen bij dit archief

Er is geen specifieke zoekhulp, zie de algemene hulp bij het zoeken in archieven

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud

Het archief van de Griffie (1951) 1976-1986 (1991) maakte deel uit van het omvangrijke project 'Bewerking en Overbrenging Archieven' (BOA) van de provincie Zuid-Holland. Dit bevat naast het in deze inventaris beschreven archief van de Griffie over de periode 1976-1986 de archieven van de Griffie (1946-1975), van Provinciale Waterstaat (1945-1986) en van het Openbaar Lichaam Rijnmond (1965-1974), met een totale omvang van iets minder dan 3100 m¹. Daarnaast werden binnen dit project diverse kleinere archieven van Zuid-Hollandse stichtingen en commissies bewerkt, die overigens lang niet altijd compleet zijn, en waarvan die uit de periode 1976-1986 in deze inventaris werden opgenomen.

Aan het begin van de bewerking van het Griffie-archief over de periode (1951) 1976-1986 (1991) had dit een omvang van 1480 m¹, terwijl de ongeselecteerde archieven van de stichtingen en commissies nog eens goed waren voor 103 m¹. Deze archieven bevonden zich aanvankelijk in het provinciale archiefdepot, maar werden voor de inventarisatie naar het Nationaal Archief overgebracht, alwaar medewerkers van Doxis Informatiemangers BV deze bewerkten. Dit gebeurde onder supervisie van de deelnemers van het BOA-projectoverleg, bestaande uit vertegenwoordigers van de provincie Zuid-Holland, de provinciale archiefinspectie en het Nationaal Archief.

Nadat de serie bouwvergunningen als eerste was bewerkt, werd het archief vervolgens in volgorde van de nummering van Doris bewerkt. De voor blijvende bewaring in aanmerking komende dossiers werden opgenomen in een beschrijvende inventaris en geordend volgens een van de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten 1982 afgeleid archiefschema. Daarmee sloot het aan op de oorspronkelijke ordening van dit archief.

Dit leverde de volgende rubriekindeling op:

Rubriek 1 Organisatie en personeel;
Rubriek 2 Taken;
Rubriek 3 Toezicht op lagere overheden;
Rubriek 4 Series vergunningendossiers;
Rubriek 5 Commissie-archieven en andere gedeponeerde archieven.

Omwille van de overzichtelijkheid werden vijf series, die te omvangrijk waren voor opname onder het betreffende onderwerp, in plaats daarvan als een afzonderlijke rubriek (4) opgenomen.

Voor de ordening van de commissie-archieven en andere gedeponeerde archieven werd uitgegaan van de looptijd van de verschillende archieven, waarbij het beginjaar bepalend was voor de plaats van deze archieven binnen dit hoofdstuk.

De voor vernietiging in aanmerking komende dossiers gingen terug naar het Provinciehuis. Na de interne goedkeuring van de lijsten van de direct voor vernietiging in aanmerking komende dossiers, droeg de provincie zorg voor de daadwerkelijke vernietiging. De op termijn te vernietigen dossiers werden eveneens teruggeplaatst in het depot van het semi-statisch archief van de provincie.

Bij de aanvang van de bewerking waren de dossiers (merendeels) verpakt in niet-zuurvrij verpakkingsmateriaal, wat een herverpakking noodzakelijk maakte. Deze materiële bewerking werd volgens de normen van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uitgevoerd door het bedrijf HaegheVelde BV te De Haag.

Selectie en vernietiging

Voor zover was na te gaan heeft uit dit archief eerder geen selectie op grote schaal plaatsgevonden. Gezien het ontbreken van onder andere series bankafschriften was dit bijvoorbeeld wel gedaan ten aanzien van financiële bescheiden. De selectie voor dit bewerkingsproject vond plaats aan de hand van de Selectielijst voor archiefbescheiden van provinciale organen 2000 en werd uitgevoerd op dossierniveau. Zoals vermeld werden er van de vernietigde dossiers lijsten vervaardigd. De omvang van het na de bewerking te bewaren deel van het archief bedraagt 201,5 m¹.

Voor bepaalde categorieën dossiers, zoals onder andere milieudossiers, werden tijdens het projectoverleg specifieke selectiebesluiten genomen. Zo werd bijvoorbeeld ten aanzien van vergunningverleningen, waarbij de einddatum van de vergunning niet bekend was, afgesproken dat hiervoor een bewaartermijn van veertig jaar zou worden gehanteerd. Ten tweede werd besloten vergunningverleningen voor opspuitingen, voor de aanleg van kabels, leidingen etc. in dijken, voor ontgrondingen en voor het oprichten of verbeteren van grote installatie op grond van de Hinderwet, de Wet inzake de Luchtverontreiniging en/of de Wet Geluidshinder te bewaren. Ten derde werden de dossiers betreffende het Project Bodemsanering vanwege het administratieve belang opnieuw dynamisch gemaakt. Ten slotte werd ervoor gekozen om de in het archief van de Griffie aangetroffen bestekken ook te bewaren, omdat een steekproef uitwees dat niet alle bestekken in het archief van Provinciale Waterstaat bewaard zijn gebleven. Daar het laatstgenoemde archief echter momenteel nog niet is bewerkt, was het praktisch onmogelijk om de bestekken van deze twee archieven met elkaar te vergelijken.

Ordening van het archief

Aan de gebruiker van de inventaris kunnen een aantal aanwijzingen meegegeven worden. Ten eerste werden de beschrijvingen betreffende door de provincie ontvangen zakelijke rechten gerangschikt onder het betreffende onderwerp. Het recht van opstal voor de bouw van een brug is bijvoorbeeld te vinden bij de andere beschrijvingen over de bouw van de brug. De door de provincie uitgegeven zakelijke rechten zijn daarentegen echter onder de paragraaf Zakelijke rechten geplaatst. Ten tweede werd een aantal beschrijvingen in verband met de privacy-wetgeving geanonimiseerd. Ten derde kwam het voor dat de looptijdaanduidingen van sommige deelbeschrijvingen elkaar overlapten, omdat er geen scheiding op dag of maand aan te geven was. Dit was te verklaren uit de manier waarop de dossiers destijds waren gevormd. Ten slotte kan nog worden vermeld dat er vanaf is gezien om de aanwezigheid van tekeningen bij de beschrijvingen betreffende aan- en verkoop, onteigening en bij aanleg en verbetering wegen te vermelden, omdat deze (bijna) altijd in deze dossiers voorkomen.

Verder zijn de archiefbescheiden van een aantal Vaste commissies van advies en bijstand in het Griffie-archief opgenomen, die bij besluiten van de Provinciale Staten van 12 september 1962, nr. IX en 14 maart 1969, nr. VIII werden ingesteld. Hiervan waren leden van Provinciale Staten lid, terwijl een Gedeputeerde als voorzitter fungeerde en een Griffie-ambtenaar het secretariaat voerde. Wel moet men er op bedacht zijn dat de vergaderstukken van deze commissies lang niet altijd volledig zijn.