3.02.46 Inventaris van het archief van de Griffie van de Provincie Zuid-Holland, (1951) 1976-1986 (1991)

Download inventaris als:PDF|XML Download inventaris Download inventaris
Sluiten
Taalgebruik in onze archieven Taalgebruik in onze archieven

Op onze website kunt u archieven doorzoeken met behulp van inventarissen (beschrijvingen van archieven, ook wel toegang genoemd). Deze inventarissen zijn vaak net zo oud als de archieven zelf. De mogelijkheid bestaat dat u woorden tegenkomt die vroeger gewoon waren, maar nu als kwetsend, racistisch of discriminerend ervaren worden.

Het Nationaal Archief onderzoekt momenteel de mogelijkheden om dit taalgebruik in inventarissen aan te passen, te verklaren of te voorzien van hedendaagse alternatieven.

Ik heb het begrepen

Zoekhulpen bij dit archief

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer

Organisatie

In deze inventaris wordt het archief van de Griffie van de Provincie Zuid-Holland in de periode 1976-1986 beschreven. Tot en met 1986 maakte deze onderdeel uit van het ambtelijk apparaat van het provinciaal bestuur.
Provinciaal bestuur
Evenals tegenwoordig bestond het provinciaal bestuur uit de volgende drie organen:
  • Provinciale Staten;
  • Gedeputeerde Staten;
  • Commissaris van de Koningin.
De samenstelling en bevoegdheden van deze organen zijn geregeld in de Grondwet en de Provinciewet 1962. Provinciale Staten bestaat uit 83 leden, die om de vier jaar rechtstreeks door de inwoners van de provincie worden gekozen. Sinds 1975 vergaderen de leden maandelijks onder leiding van de Commissaris van de Koningin in het nieuwe provinciehuis aan de Zuid-Hollandlaan/hoek Koningskade, dat het jaar daarvoor op 21 mei officieel in gebruik was genomen. Het bestuur van de hoofdzaken van wat er in de provincie moet gebeuren behoren tot hun taak. Hierbij valt te denken aan het maken van verordeningen en het nemen van belangrijke bestuursbesluiten. Op hun beurt benoemen de statenleden uit hun midden de leden van Gedeputeerde Staten. Dit bestuurscollege vormt, samen met de Commissaris van de Koningin, het dagelijks bestuur van de provincie.
De Commissaris der Koningin wordt benoemd door de Kroon. Hij is zowel voorzitter van de Provinciale Staten als van de Gedeputeerde Staten. Verder legt hij ambtsbezoeken af aan gemeenten, doet hij aanbevelingen van kandidaten voor het burgemeestersambt, en is hij verantwoordelijk voor de handhaving van openbare orde en veiligheid en de bevordering en behartiging van de provinciale belangen.
Ambtelijk apparaat
Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin worden door de provinciale ambtenaren in hun taken bijgestaan. In de periode 1976-1986 waren deze ambtenaren verdeeld over drie diensten: de Griffie, Provinciale Waterstaat en de Provinciale Planologische Dienst. Provinciale Waterstaat hield zich vooral bezig met de advisering over en de uitvoering van zaken betreffende wegen, fietspaden, bruggen, waterwegen, sluizen en veren. Daarnaast was de dienst ook bij andere onderwerpen betrokken, zoals recreatie en milieu betrokken. Het werkterrein van de Provinciale Planologische Dienst bestreek de ruimtelijke ordening binnen de provincie.
De Griffie was het ambtelijk apparaat van Gedeputeerde Staten met aan het hoofd de griffier. De schriftelijke neerslag van de besluitvorming van dit bestuursorgaan werd in het Griffie-archief bewaard. De Griffie bestond in de periode van deze inventaris uit zes en aan het eind acht afdelingen met daaronder ressorterende bureaus, die ieder een bepaald taakveld voor hun rekening namen. In 1976 was de taakverdeling over de afdelingen als volgt:
  • Eerste afdeling: waterstaat; wegen, verkeer en vervoer; ruimtelijke ordening c.a., planologie en bestemmingsplannen; recreatie, landschapszorg en natuurbescherming; milieubeheer en drinkwater- en energievoorziening.
  • Tweede afdeling: financieel beleid van de provincie; de financiële administratie; het beheer van eigendommen; economische zaken.
  • Derde afdeling: gemeente-financiën; de gemeente-bedrijven; overige controle-taken.
  • Vierde afdeling: onderwijs en culturele zaken; maatschappelijk werk; volksgezondheid.
  • Vijfde afdeling: juridische zaken en bestuurszaken; Statenvergaderingen en drukwerk; paspoorten; rijbewijzen; financiële administratie van de afdeling.
  • Zesde afdeling: post- en archiefzaken; tekstverwerking; interne en externe expeditie; huishoudelijke dienst en bodedienst.
Doordat de waterstaatszaken en milieubeheer in 1977 bij een nieuwe afdeling werden ondergebracht telde de Griffie vanaf die tijd zeven afdelingen. Het duurde vervolgens tot 1984 voordat hier nog een Achtste afdeling bijkwam.
Behalve de bemoeienis met Gedeputeerde Staten behandelde de Griffie echter ook zaken van de Commissaris van de Koningin. Dientengevolge maakte naast het Kabinet van de Commissaris ook een aantal bijzondere afdelingen, bureaus en adviseurs van de Commissaris van de Koningin deel uit van de Griffie: de Centrale Afdeling Personeelszaken en Documentatie, het Bureau Organisatie in algemene dienst, het Bureau Voorlichting in algemene dienst, de Provinciale inspectie der archieven, de Adviseurs van het provinciaal bestuur, te weten de adviseur voor de gasvoorziening in Zuid-Holland, de adviseur voor de elektriciteitsvoorziening in Zuid-Holland, de accountant en de archeoloog voor Zuid-Holland.
In 1978 werd de Provinciale Inspectie der archieven als eerste een afzonderlijke organisatieonderdeel, dat op dezelfde hoogte kwam te staan als het Kabinet. In 1980 kwam daar nog een zelfstandige Afdeling personeel en organisatie bij. In dat zelfde jaar kreeg de griffier naast de Juridisch adviseur een Bureau Bibliotheek en documentatie en de Bedrijfsgeneeskundige dienst als ondersteunende bureaus. Deze kregen het jaar daarop al een andere plaats binnen de organisatie doordat ze binnen de lijnorganisatie op hetzelfde niveau als de Provinciale Inspectie en de Afdeling personeel en organisatie werden opgenomen. Geheel nieuw was het Bureau voorlichting, dat in 1982 werd ingesteld.
Op 18 april 1985 besloten Provinciale Staten de provinciale organisatie te vernieuwen. Om deze reorganisatie te begeleiden en vorm te geven werden een projectgroep, een stuurgroep en een aantal werkgroepen in het leven geroepen. De werkgroep Hoofdstructuur nam hierbij het voortouw.
Bij de reorganisatie werd het takenpakket van de provincie voortaan ingedeeld in zesentwintig hoofdtaken, die op hun beurt waren verdeeld over vijf nieuwe diensten: Ruimte en Groen, Water en Milieu, Welzijn, Economie en Bestuur, Verkeer en vervoer en de Facilitaire Dienst. Daarnaast kende men evenals daarvoor ook in de nieuwe opzet centrale afdelingen met ondersteunende bureaus (Afdeling kabinet; Afdeling financiën; Afdeling personeel en organisatie), respectievelijk Centrale bureaus (Bureau bedrijfsgezondheidszorg; Bureau griffier; Bureau voorlichting en inspraak). Op 1 januari 1987 werd deze nieuwe organisatiestructuur van de provincie Zuid-Holland ingevoerd.

Taken

De taken van de provinciale Griffie zijn uiteraard niet los te zien van die van het provinciaal bestuur. Deze zijn in het algemeen omschreven in de Provinciewet en laten zich in de praktijk het best omschrijven als 'het voeren van de huishouding van de provincie'. Het provinciale bestuur mag echter zelf bepalen, wat het tot de huishouding van de provincie wil rekenen en wat niet. Dit betekent, dat de taken per provincie enigszins verschillend liggen. Binnen deze grenzen kan gesteld worden, dat deze op het terrein van algemeen bestuur liggen, alsook op dat van openbare orde en veiligheid, ruimtelijke ordening, milieu, verkeer en vervoer, waterstaat, volksgezondheid, maatschappelijke zorg, onderwijs en cultuur, economische zaken en arbeid en natuurbeheer. Niet in de laatste plaats heeft het provinciaal bestuur een toezichthoudende taak op de lagere overheden. Vergelijk van de organisatieschema's van de Provinciale Griffie in de Provinciale Almanak maakt goed inzichtelijk hoe de taken in de loop van de tijd verschoven, terwijl er ook geheel nieuwe bijkwamen zoals educatie, ouderenbeleid, bodembeheer en afvalstoffen.
De provincie heeft dus bemoeienis met tal van zaken. In de periode 1976-1986 eiste echter een aantal onderwerpen in Zuid-Holland bijzondere provinciale aandacht. Een voorbeeld daarvan was de voorgenomen reorganisatie van het binnenlands bestuur door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. In het geval van Zuid-Holland was het de bedoeling dat deze provincie gesplitst zou worden en dat het bestaande Openbaar Lichaam Rijnmond omgevormd zou worden tot een echte zelfstandige provincie. In 1984 veranderden deze plannen echter, hetgeen resulteerde in het opgeven van het '17-provinciënplan' , wat zelfs tot opheffing van het Openbaar Lichaam Rijnmond leidde. Om de milieutaken voor betrokken gemeenten en de provincie uit te voeren bleef de Dienst Centraal Milieubeheer Rijnmond wel bestaan.
Wat het milieu betrof had de provincie in de betreffende periode haar handen vol. De snelle industriële ontwikkeling van Nederland na de Tweede Wereldoorlog had namelijk naast voordelen, zoals een toegenomen welvaart, ook een schaduwzijde: het milieu kwam steeds meer onder druk te staan. Op Zuid-Hollands grondgebied speelde zich bijvoorbeeld één van de eerste grote milieuschandalen af: de affaire Lekkerkerk, waarbij de grond onder een nieuwgebouwde woonwijk sterk verontreinigd bleek te zijn. Niet alleen bodem-, maar ook water- en luchtverontreiniging waren een grote zorg. Zo was de provincie onder andere betrokken bij de verlening van en de controle op de naleving van hinderwet-, luchtverontreinigingswet- en geluidshinderwetvergunningen en werd naarstig gezocht naar een oplossing voor de berging van baggerspecie.
Verder vroeg de bouw van voldoende woningen voor de groeiende bevolking in de periode 1975-1986 veel aandacht. De ontwikkeling van grote bouwlocaties, zoals in Zoetermeer en Leidschendam-Nootdorp, werd voorbereid, terwijl het wegennet vanwege het toenemende verkeer verder werd uitgebreid. De industriële groei, de toegenomen welvaart en de grotere druk op het landelijk gebied deden de vraag naar recreatiemogelijkheden toenemen. In verband daarmee werden er recreatiegebieden ingericht en nam de provincie deel aan gemeenschappelijke regelingen op het gebied van recreatie. In dat kader kunnen de problemen worden genoemd, die in de eerste helft van de jaren tachtig rond het behoud van het Dierenpark Wassenaar speelden. Dit resulteerde ten slotte in de beëindiging van de provinciale deelneming in het park, waarna de liquidatie onafwendbaar was.

Geschiedenis van het archiefbeheer

Het archief van de Griffie werd gevormd door de verschillende afdelingen en bureaus van de Griffie. Na het verliezen van het directe bedrijfsbelang werd het bewaard in de depots van het semi-statisch archief in het Provinciehuis. Hoewel het Kabinet van de Commissaris der Koningin een onderdeel is van de Griffie, werd het archief van deze afdeling al in 2001 apart geïnventariseerd en overgebracht naar het Nationaal Archief.
Nationaal Archief, Inventaris van het archief van het Kabinet van de Commissaris der Koningin in Zuid-Holland (1942) 1945 - 1986 (Den Haag, Provincie Zuid-Holland, 2001) (nummer toegang 3.02.42).
De cesuur 1976 in het archief van de Griffie hangt samen met de toepassing van een nieuw registratuurstelsel. Rond dat jaar werd namelijk het dossierstelsel ingevoerd, waarbij de dossiers volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten werden geordend. Dit kwam in de plaats van het na de oorlog gehanteerde codeplan. Waarschijnlijk werd kort voor 13 maart 1974
Archief van de Griffie van de provincie Zuid-Holland 1945-1975, onder verzamelbeschrijving 'Agenda's en vergaderverslagen van stafbijeenkomsten van de Griffie, overleg betreffende de coördinatie van werkzaamheden' (in bewerking en nog zonder definitief inventarisnummer), Besluitenlijst "staf"vergadering 13 maart 1974.
 besloten om van het verbaalstelsel over te gaan op het dossierstelsel.
Zie uitgebreid over dit onderwerp: Mathilde Kors, De registratie van de Griffie van Zuid-Holland 1946-1975, Amsterdam 2005 (scriptie voor de Sectie Archiefwetenschappen van de Universiteit Amsterdam). Daarin merkt ze onder meer op dat de toenmalige provinciaal inspecteur der archieven, dr. J.L. van der Gouw, in 1975 constateerde dat het verbaalstelsel sinds 1945 voor een groot deel was losgelaten.
 Als streefdatum voor de invoering werd toen 1 januari 1975 aangehouden, maar in de praktijk maakten de diverse organisatieonderdelen de overstap op verschillende momenten in de periode 1974 tot 1978. Dit is één van de redenen dat sommige beschrijvingen een looptijd hebben die vóór 1976 begint. Bovendien hebben de verschillende archiefvormers in sommige gevallen relevante oudere stukken in het dossier opgenomen. In principe loopt het archief door tot en met 1986, omdat de Griffie op 1 januari 1987 als organisatieonderdeel van het provinciale bestuursapparaat ophield te bestaan. Incidenteel werden in dossiers stukken van na 1986 aangetroffen.
Aanvankelijk was het archief toegankelijk gemaakt via dossierinventariskaarten. In de jaren negentig zijn de dossierbeschrijvingen ingevoerd in het digitale systeem DORIS (Dossier Registratie en Informatie Systeem). Toen dit computerprogramma later van Dos naar Windows werd geconverteerd ging echter informatie verloren, terwijl daarnaast vervuiling optrad. Dit betekende concreet dat lang niet alle dossiers daadwerkelijk waren terug te vinden, maar ook omgekeerd dat dossiers in het systeem stonden, die al lang niet meer fysiek aanwezig waren. Daarom moest het archief alsnog geheel opnieuw worden geïnventariseerd.
Zie voor de Europese aanbesteding, die daaraan voorafging: Th. Knops, 'Bewerking en overbrenging van de archieven ...door?', in: Overheids Documumentatie, 57e jrg nr. 10 (oktober 2003), 347-353.

De verwerving van het archief

Het archiefblok bevat archiefstukken onder verschillende rechtstitels verworven.