4.SCF Inventaris van de kaarten en tekeningen behorend tot de verzameling Haringhuizen-Schoemaker, archivalia betreffende openbare werken in het voormalig Nederlands Oost-Indië, 1878-1939 (1960)

De verzameling Haringhuizen/Schoemaker bestond bij de overdracht aan het Algemeen Rijksarchief [nu Nationaal Archief] uit een viertal bestanden. Ten eerste een "dossierbestand", zaaksgewijs en op onderwerp geordend, betreffende openbare werken in Nederlands-Indië en Suriname. Het bestand omvat zo'n 170 pakken en omslagen in dozen; met daarin nota's, rapporten, staten, jaarverslagen, aantekeningen, collegedictaten, kaarten, tekeningen en foto's. Bij een gedeelte van dit bestand was een plaatsingslijst gemaakt; de eerste 62 nummers, met stukken betreffende irrigatieprojecten in Nederlands-Indië waren hierin ondergebracht. Dit "dossierbestand" kwam in beheer bij de Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief. Ten tweede een kaarten- en tekeningenbestand, bestaande uit ongeveer 700 bladen. De kaarten en tekeningen waren zaaksgewijs geordend, dat wil zeggen op naam van een irrigatieproject. Ook bij dit bestand was een plaatsingslijst gemaakt. De kaarten en tekeningen waren geborgen in lades en kregen per lade een volgnummer. In dit kaarten- en tekeningenbestand waren ook een aantal foto's ondergebracht. Ten derde een klein, ongeordend kaarten- en tekeningenbestand zonder plaatsingslijst. Een aantal kaarten waren geborgen in mappen, andere waren opgerold. Als laatste een fotobestand, zowel losse foto's als fotoalbums. De twee kaarten- en tekeningenbestanden en de foto's kwamen in beheer bij de Afdeling kaarten- en tekeningen.

Na een analyse van de verzameling werd duidelijk dat de bestaande ordening niet gehandhaafd zou kunnen blijven. Vooral vanuit het oogpunt van beheer waren ingrepen noodzakelijk. Wat bijvoorbeeld te doen met de kaarten, tekeningen en foto's die nu verspreid over verschillende bestanden bij twee afdelingen in beheer zijn? En wat te doen met twee kaarten- en tekeningenbestanden die elkaar overlappen?

De verzameling Haringhuizen/Schoemaker is op onderwerp en zaaksgewijs geordend. Deze ordening is gehandhaafd en daar waar het nodig was hersteld. Bijvoorbeeld het fotobestand; de foto's die uit de dossiers waren gelicht en in een afzonderlijk bestand werden bewaard, zijn zoveel mogelijk weer ingevoegd bij de dossiers. Een aantal foto's bleven over; deze zijn bij elkaar gevoegd en onder een eigen nummer (60 en 61) ondergebracht in de inventaris.

De kaarten en tekeningen die gevouwen bij de geschreven stukken in de dossiers zaten, zijn hier uitgehaald en in het al bestaande kaarten- en tekeningenbestand ondergebracht. Dit om een goede conservering te kunnen waarborgen. Zo konden kaarten en tekeningen die betrekking hebben op dezelfde zaak, irrigatieproject, bij elkaar gebracht worden. De ongeordende kaarten en tekeningen zijn hier ook in onder gebracht; samengevoegd bij het project waarop zij betrekking hebben. Alle kaarten en tekeningen worden nu beheerd door de Afdeling kaarten en tekeningen van het Nationaal Archief. Teneinde de band met de geschreven stukken te bewaren zijn de kaarten en tekeningen onder hetzelfde nummer beschreven.

Vandaar dat de eerste 62 nummers in deze inventaris voornamelijk dubbele beschrijvingen zijn; eerst de beschrijving van de geschreven stukken, gevolgd door de beschrijving van de kaarten en tekeningen. Voor de beschrijvingen van de kaarten en de tekeningen is gebruik gemaakt van de Terminologie voor grafische archivalia, NAB 93 (1989) 76-79.