Benoeming van een externe deskundige voor de Rijksoverheid

Aan de hand van het profiel externe deskundige zoek je zelf een externe deskundige. Nuttige hulpmiddelen hierbij zijn websites van belangenorganisaties, media en onderzoeksinstellingen. Net zoals profielen op sociale media. Of bevraag collega’s uit je organisatie en netwerk. Levert je zoektocht niet onmiddellijk resultaat op, dan zoekt het Nationaal Archief in het uiterste geval mee naar geschikte kandidaten.

Als je een geschikte kandidaat gevonden hebt die voldoet aan het profiel, dan leg je je keuze voor de beoogde externe deskundige eerst informeel voor aan het Nationaal Archief. Met motivering voor de keuze. De benoeming vindt namelijk plaats op voordracht van de overheidsorganisatie én de algemene rijksarchivaris.

Indien het Nationaal Archief akkoord is, benader je deze persoon met de vraag of die de rol van externe deskundige wil vervullen. En voor welke periode; doorgaans wordt een externe deskundige voor onbepaalde tijd benoemd, tot deze zelf aangeeft deze rol niet meer te willen vervullen. Of niet meer aan de eisen blijkt te voldoen. Voor meer informatie ga naar de Handreiking Externe deskundige. 

Een vergoeding is niet wettelijk verplicht, maar wel de regel. De vergoeding van de externe deskundige is voor rekening van je overheidsorganisatie. Maak hierover heldere afspraken met je kandidaat voordat deze benoemd wordt en leg deze vast.

Een eerste mogelijkheid is een eenmalig, vast bedrag. Een tweede mogelijkheid is een uurtarief. Een belangrijke factor is de tijd die nodig is om het advies uit te kunnen brengen. Dit omvat zowel het lezen van de conceptselectielijst, het eventueel inwinnen van advies van derden en uiteraard het opstellen van het advies zelf. Ook kan het nodig zijn dat de externe deskundige deelneemt aan een fysiek Strategisch Informatie Overleg (SIO). Bespreek dit met je kandidaat, zodat jullie samen een realistische beoordeling kunnen maken van de benodigde tijd.

Als de beoogde externe deskundige bereid is om te adviseren, start de formele voordracht aan de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Je vraagt eerst bij de externe deskundige een actueel curriculum vitae op. Vervolgens stel je een voordrachtsbrief op waarin je je keuze motiveert aan de hand van het profiel externe deskundige. Je adresseert deze brief aan de algemene rijksarchivaris, en stuurt deze aan je begeleider van de selectielijst.

De voordrachtsbrief voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De volledige naam van de externe deskundige moet in de brief genoemd zijn.
• Je geeft aan dat de externe deskundige onafhankelijk is en licht dat kort toe.
• Je geeft aan waarom je van mening bent dat de voorgedragen kandidaat deskundig is ‘op het gebied van de relatie tussen burger en overheid’ en ‘het belang van overheidsinformatie voor deze relatie’. 
• Je voegt het curriculum vitae van de externe deskundige toe.

Of je gebruikt het sjabloon dat aan bovenstaande voorwaarden voldoet.

• Sjabloon brief voordracht externe deskundige

Het Nationaal Archief zorgt voor de formele en administratieve afhandeling van de benoemingsprocedure. De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap benoemt de externe deskundige. Na de ondertekening van het besluit door de staatssecretaris, ontvangen de externe deskundige en de overheidsorganisatie een (digitaal) afschrift van het benoemingsbesluit. Zolang er geen periode is gespecificeerd is de benoeming van de externe deskundige voor onbepaalde tijd.