Informatie wordt voor verschillende doelen gebruikt en hergebruikt. Daarvoor is het nodig dat deze informatie zoveel mogelijk beschikbaar is in een vorm die aansluit bij de manier van (her)gebruik. Dit kunnen dus meerdere vormen naast elkaar zijn.
Informatie kan snel en eenvoudig worden gebruikt. Bij voorkeur op elk tijdstip, vanaf elke plaats en zonder kosten. Met daarbij de garantie dat beschikbaarstelling van informatie niet onrechtmatig wordt beperkt of geweigerd.
Informatie is zoveel als mogelijk beschikbaar voor zoveel mogelijk (potentiële) afnemers. Informatie die in principe openbaar is, kan onderdelen bevatten die niet openbaar zijn. Bijvoorbeeld omdat ze privacygevoelig zijn of de belangen van de Staat kunnen schaden. Een overheidsorganisatie hoeft deze niet-openbare onderdelen niet toegankelijk te maken voor externe afnemers. Vaak mag dat zelfs niet eens. Van informatie die deels als openbaar is geclassificeerd, wordt het openbare deel ter beschikking gesteld. Bijvoorbeeld door informatie te anonimiseren of te pseudonimiseren. Voor informatie die niet als openbaar is geclassificeerd, kunnen additionele beperkingen voor interne afnemers van toepassing zijn.
Informatie kan op verschillende manieren worden (her)gebruikt, vooral wanneer dat weinig tijd, geld en moeite kost. Als informatie wordt aangeboden in een vorm of op een manier die niet aansluit bij het belang van de afnemer, dan kan deze de informatiewaarde niet benutten.
- Leg het openbaarheidsniveau van informatie vast.
- Zorg dat informatie die daarvoor in aanmerking komt (her)gebruikt kan worden.
- Stel een document beschikbaar in een bestandsformaat dat samenhangt met het doel waarvoor het bestand wordt gebruikt.
- Bepaal bij de inrichting van een informatiebron de informatiewaarde door te inventariseren voor welke (potentiële) afnemers welke vorm van beschikbaarheid nodig is, hoe zich dit in de loop der tijd ontwikkelt en welke eventuele beperkingen van toepassing zijn. Neem op basis hiervan passende maatregelen.
- Presentatieversies van gescande documenten beschikbaar stellen in een ander formaat (bijvoorbeeld .jpeg) dan een preserveringsversie (wat een veel groter en zwaarder .tiff-bestand kan zijn).
- Gegevens in .csv-formaat beschikbaar stellen voor machinale verwerking.
- Beperkt openbare digitale informatie beschikbaar stellen in de studiezaal van een archiefdienst.
- Digitaliseren van papieren documenten en deze beschikbaar stellen via een website.
- Beschikbaar stellen van data via een platform als data.overheid.nl.
- Foto’s waar geen gebruiksbeperkingen voor gelden beschikbaar stellen via een beeldbank (bijvoorbeeld Wikimedia).
- Informatie actief openbaar maken, ook als dat niet verplicht is.