Informatie is leesbaar zonder dat daarvoor speciale toepassingen of hulpmiddelen nodig zijn. Dit betekent dat er gebruik gemaakt wordt van duurzame en open bestandsformaten voor het beschikbaar stellen van informatie. Als informatie is opgeslagen in een bestandsformaat dat onleesbaar dreigt te worden, moet het geconverteerd worden naar een formaat dat nog wel leesbaar blijft. Daarbij wordt het oorspronkelijke bestand behouden. Het kan zijn dat informatie voor verschillende doeleinden (zoals preservering of presentatie) in verschillende formaten wordt opgeslagen. Voor machinematige verwerking van gegevens is het van belang dat het gegevensmodel is beschreven en gestandaardiseerd. En afgestemd op (mogelijke) inhoud en gebruik van de informatie. Om de leesbaarheid te borgen zijn ook afspraken over schrift en leestekens van belang, zeker als documenten een internationaal karakter hebben (als onderdeel van (technisch) informatiemodel).
Het moet eenvoudig zijn om de informatie weer te geven of te verwerken op een manier die aansluit bij de behoeften van de gebruiker. Als informatie gevonden kan worden en beschikbaar kan worden gemaakt, maar niet leesbaar is, dan kun je deze informatie alsnog niet gebruiken.
- Stel informatie ter beschikking in een gangbaar en open bestandsformaat.
- Voorkom leveranciersafhankelijkheid bij het gebruik van een bestandsformaat.
- Zorg dat het gebruikte bestandsformaat onafhankelijk van hulpmiddelen of speciale toepassingen te gebruiken is.
- Maak gebruik van gestandaardiseerde gegevensmodellen en gegevenswoordenboeken ten behoeve van machinematige verwerking van gegevens.
- Het kunnen openen van documenten in een viewer, bijvoorbeeld het afspelen van videomateriaal, het bekijken van ingescande afbeeldingen of het weergeven van tekst.
- Het kunnen openen van webpagina’s in een browser.
- Het inlezen van een bestand in een database.
- Het via een API ophalen van gegevens uit een bronregister.