Het opstellen van een selectielijst gebeurt in onderlinge afstemming met het Nationaal Archief. Tijdens het intakegesprek maken we de onderstaande afspraken. Deze scheppen duidelijkheid over de nodige voorbereiding. En zorgen voor een goede samenwerking.
- Voordat het traject wordt gestart is er voldoende commitment binnen je eigen organisatie en ligt er een duidelijke opdracht van het bestuur.
- Bij aanvang van het traject zorg je voor een duidelijke afbakening van de reikwijdte van de conceptselectielijst.
- De overheidsorganisatie en het Nationaal Archief wijzen gedurende het hele traject elk een contactpersoon aan voor de onderlinge communicatie. Indien de contactpersoon vanuit jouw organisatie niet in dienst is bij de organisatie zelf, dan wordt een tweede contactpersoon uit jouw eigen organisatie aangewezen.
- De contactpersoon is vertrouwd met de organisatie en de informatiehuishouding en krijgt voldoende capaciteit toebedeeld.
- Het Nationaal Archief nodigt je uit voor een intakegesprek wanneer je aangeeft een (nieuwe) selectielijst te willen opstellen of actualiseren.
- Tijdens het intakegesprek informeert de contactpersoon van het Nationaal Archief jou als contactpersoon over het vaststellingstraject. Hierin wordt besproken wie welke rol heeft en wat de processtappen zijn. Daarnaast ontvang je een informatiepakket waarmee je aan de slag kan met het opstellen van de selectielijst.
- Tijdens het intakegesprek spreken we gezamenlijk een globale planning af. Waaronder in ieder geval een datum waarop je de eerste versie van de selectielijst aanlevert en wat de verwachtte doorlooptijd van het hele traject is. De planning kan worden aangepast, bijvoorbeeld na toetsing van de eerste conceptselectielijst.
- Wanneer de planning niet kan worden nagekomen brengen de contactpersonen elkaar zo snel mogelijk op de hoogte. En maken ze in onderling overleg een aangepaste planning.
- Het Nationaal Archief toetst de conceptselectielijst en geeft voorstellen voor aanpassingen. In de volgende versie is het wenselijk dat je de voorstellen overneemt dan wel expliciet uitlegt waarom je ze niet overneemt. Dit voorkomt nodeloos heen en weer sturen van concepten en houdt de communicatie helder.
- Wanneer aanpassingen op een eerdere conceptselectielijst worden gemaakt, willen wij je vragen dit duidelijk aan te geven. Bijvoorbeeld door de gewijzigde delen te arceren of met wijzigingen bijhouden.
- Na elk overleg stuurt de contactpersoon van het Nationaal Archief een kort verslag met de gemaakte afspraken. Als er onduidelijkheden zijn over het verslag, dan horen wij dat graag zodat dit beter beschreven kan worden.