Bij het aansluiten van uw organisatie op het e-Depot plaatsen we in eerste instantie maar een beperkt deel van al uw over te brengen informatieobjecten in het e-Depot. Na het realiseren van de aansluiting kunnen we nieuwe informatieobjecten aan de bestaande verzameling toevoegen. Voor het aanbieden van nieuwe aanleveringen volgt u onderstaande stappen:
Stappenplan vervolgaanlevering
Alles uitklappenVoor een vervolgaanlevering, kunt u contact opnemen met ons via het contactformulier of met uw vaste contactpersoon.
Nieuwe aanleveringen van archief kunnen in de regel via een verkorte procedure worden opgenomen in het e-depot. Maar soms is een directe opname niet zomaar mogelijk. In een intakegesprek lopen onze medewerkers daarom een aantal vragen met u door. Komt het nieuwe archief uit hetzelfde bronsysteem als waaruit eerder is aangeleverd? Is het archief een aanvulling (supplement) op een eerder overgebracht archief? Bevat het archief nieuwe componenten? Is er tussen de vorige en deze aanlevering iets in de infrastructuur gewijzigd?
Over het algemeen geldt dat een nieuwe export uit een aangesloten bronsysteem, meteen kan worden opgenomen. Maar bij grote afwijkingen of wijzigingen ten opzichte van de vorige aanlevering, kan een impactanalyse onderdeel zijn van de nieuwe aanlevering.
Als het nieuwe archief informatieobjecten bevat met gevoelige informatie die na overbrenging nog niet meteen toegankelijk mogen worden, dan is er sprake van beperkingen op de openbaarheid.
De Archiefwet kent drie gronden om de openbaarheid te beperken:
- De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen
- Het belang van de Staat
- Onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instanties.
U bent als zorgdrager verantwoordelijk voor de vaststelling van eventuele beperkingen op de openbaarheid. In een adviesaanvraag legt u de voorgestelde beperkingen voor aan de algemene rijksarchivaris. Vóór de overbrenging geven wij een formeel advies over de openbaarheid van het archief ná de overdracht. U publiceert vervolgens de beperkingen aan de openbaarheid in de Staatscourant via een Besluit beperking openbaarheid (BBO).
Voor uitgebreide informatie over de openbaarheidsprocedure en de wettelijke kaders, zie de brochure Open tenzij...
Voor aanlevering maakt u een nieuwe export uit het informatiesysteem. Het geëxporteerde archief levert u op een veilige manier aan via de daarvoor geïmplementeerde ICT-voorziening (SFTP of Digikoppeling).
We plaatsen het aangeleverde archief in het e-Depot via een ingestprocedure. Bij dit proces lopen we een aantal geautomatiseerde controlestappen door, zoals verificatie van integriteit en volledigheid van de gegevens. En controleren we op virussen. Als de opname is gelukt, importeert het collectiebeheersysteem de metadata en verwerkt de metadata tot een archieftoegang. Het team controleert via een steekproef of het archief goed toegankelijk en raadpleegbaar is. Zijn de metadata correct verwerkt? Is het archief conform de gemaakte afspraken opgebouwd? Zijn de bestanden goed te openen en worden ze correct weergegeven? Als alles in orde is, publiceren we de toegang op onze website om online raadplegen van de openbare archiefstukken mogelijk te maken. Naast online raadplegen biedt het Nationaal Archief archiefvormers andere vormen van toegang tot overgebracht digitaal archief aan.
Na succesvolle opname in het e-Depot stellen we een verklaring van overbrenging op. U als voormalig zorgdrager en wij als archiefbewaarplaats ondertekenen dit documenten formaliseren daarmee de overbrenging. Als laatste stap moet u de oorspronkelijke bronbestanden in uw archiveringssysteem vernietigen.