Nationaal Archief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap)

Informatie archiveren in het e-Depot

De techniek verandert razend snel. Hoe zorgen we er toch voor dat digitale informatie van het Rijk blijvend beschikbaar is? Voor die vraag staat het Nationaal Archief, nu de overheid grotendeels en vanaf 2017 volledig digitaal werkt.

Digitale informatie opslaan in een e-depot

Er zijn veel verschillende soorten en formaten van digitale informatie, zoals tekstbestanden, Excelsheets, websites, digitale foto’s, filmpjes, tweets en apps. Maar ook papieren documenten die gescand worden, zijn na het scannen digitaal.  Om digitale informatie duurzaam toegankelijk te kunnen beheren heeft het Nationaal Archief een elektronisch depot, het e-Depot. Om deze digitale informatie op te kunnen nemen, moet zij geëxporteerd worden uit een bronsysteem (zie bijlage Voorwaarden export en bijbehorende TOPX 2.3-bestanden).

Blijvend toegankelijk maken

Een e-depot kan grote hoeveelheden bestanden opslaan. Maar het is meer dan alleen geheugenruimte. Het garandeert de houdbaarheid van digitale informatie voor langere tijd. Want het archief bewaart informatie voor de eeuwigheid. Dit vraagt ook om speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software waarmee informatie bruikbaar en zichtbaar wordt. Slimme technieken waardoor informatie geordend (met hulp van metadata) en leesbaar wordt op elk beeldscherm.

Alle rijksarchieven komen in het e-Depot

Het Nationaal Archief bouwt in opdracht van het ministerie van OCW een elektronisch depot voor het Rijk. In het e-Depot komt informatie terecht van de ministeries en organisaties binnen de (Rijks)overheid die landelijk opereren (zoals zelfstandige bestuursorganen, uitvoeringsorganisaties en Hoge colleges van Staat).

Regionale Historische Centra (RHC’s) hebben ook een deel van de rijkscollectie in huis, onder andere documenten van Rijkswaterstaat en van de Rechterlijke Macht (de rechtbanken). Daarom slaan zij deze informatie op in het e-Depot van het Nationaal Archief.

Ook andere overheidsorganisaties mogen het e-Depot gebruiken

De RHC’s beheren ook het archief van aangesloten gemeenten, waterschappen, maatschappelijke organisaties en particulieren in hun provincie. Alle archieven van de RHC’s komen in het e-Depot terecht. Om ook andere overheden deze kans te bieden hebben het Nationaal Archief en de RHC’s besloten het e-Depot ook open te stellen voor overheidsorganisaties waarvan de betreffende RHC het archief nog niet beheert. Gemeenten, provincies, waterschappen en zelfstandige archiefdiensten kunnen hiervoor dus bij hun RHC aankloppen. Gemeenten, waterschappen en zelfstandige archiefdiensten uit de provincie Zuid-Holland kunnen bij het Noord-Hollands Archief terecht.

Gemeenten, provincies en waterschappen hebben de keuze

Gemeenten, provincies en waterschappen kunnen ook anders beslissen. Ze kunnen een eigen e-depot opzetten, de digitale archivering uitbesteden bij een externe aanbieder of ze kunnen aansluiten bij een lokaal of regionaal samenwerkingsverband, zoals een stadsarchief of een streekarchief.

e-Depot eind 2016 klaar en gevuld

Het e-Depot is klaar voor gebruik. We zijn nu stap voor stap, samen met de RHC’s het digitale archiefsysteem aan het uitbouwen. De stappen staan beschreven in een Roadmap. Begin 2016 zijn RHC’s in Noord-Holland, Overijssel, Gelderland, Zeeland en Utrecht al aangesloten op het e-Depot. Het Nationaal Archief levert hierbij ondersteuning.

Wat levert digitaal archiveren ons op?

Digitaal archiveren levert vele voordelen op. Zo hoef je straks niet meer naar een studiezaal van een archief toe, maar kan iedereen achter zijn computer de archieven van de Rijksoverheid raadplegen. Ook zijn e-depots met elkaar te verbinden, zodat we niet alleen in een streekarchief of in het Nationaal Archief kunnen zoeken, maar we bijvoorbeeld op Europees niveau archieven aan elkaar kunnen koppelen. Op deze manier haal je in de toekomst archieven uit de hele wereld, via je computer, in huis.

Contact

Voor vragen, kijk op de pagina Veelgestelde vragen of neem contact op: mail naar contact@nationaalarchief.nl of bel 070-3315460 (maandag t/mvrijdag van 9:00-17:00 uur).