Het Nationaal Archief beheert een enorme collectie aan fysiek archiefmateriaal: papieren documenten, foto’s, kaarten en tekeningen. Deze collectie is alleen van waarde als zij nu en in de toekomst geraadpleegd kan worden. Daarom bewaren we onze archieven onder zo goed mogelijke omstandigheden. We zorgen voor schone depots die voorzien zijn van een goed klimaat. We verpakken de archieven om ze te beschermen tegen invloeden van buitenaf. We restaureren documenten die in een slechte staat verkeren. Ook zorgen we ervoor dat medewerkers en bezoekers van de studiezaal weten hoe zij met archiefstukken moeten omgaan om schade te voorkomen.
We willen archiefstukken voor de eeuwigheid bewaren. Daarom zorgen we voor een goed klimaat en een schoon depot. In de Module Klimaatbeheer en de Module Depothygiëne van de Handreiking Behoud en beheer fysiek archief en leggen we uit waarom dit zo belangrijk is. En we leggen uit hoe dit bereikt kan worden.
Met verpakkingen van zuurvrij papier en karton beschermen we archiefstukken tegen schadelijke invloeden van buitenaf. Een goede verpakking is een buffer tegen grote veranderingen in het depotklimaat en het beschermt de documenten tegen stof en vuil. Ook absorbeert het schadelijke gassen in de lucht en vormt het een eerste bescherming bij een lekkage. Daarnaast beschermt een verpakking de archiefstukken tijdens transport. Het is belangrijk dat verpakkingen van de juiste materialen gemaakt zijn en dat ze goed passen. Hierover lees je meer in het Normblad Materiële Staat.
Veel schade kan voorkomen worden door zorgvuldig met archiefstukken om te gaan. Daarom trainen wij onze medewerkers in het omgaan met archiefstukken. Ook krijgen bezoekers instructies hoe zij met archiefstukken dienen om te gaan. Deze instructies kun je lezen op de pagina Huisregels studiezaal. Op de pagina Omgaan met archiefstukken vind je de achtergrond van deze regels.
Er zijn veel manieren waarop een document beschadigd kan raken. Uiteraard door natuurlijke veroudering, maar ook door ongunstige omstandigheden zoals een te warme of te vochtige omgeving. Ook kan schade ontstaan door verkeerd gebruik. Op de pagina Schade aan archiefstukken leggen we verder uit hoe schade kan ontstaan. En wat eraan te doen is. Want schade hoeft niet altijd een probleem te zijn.
Het beheren en behouden van archiefmateriaal vraagt voortdurende zorg en aandacht. Wat daarvoor nodig is staat omschreven in een ‘collectiebehoudsplan’. Hoe je zo’n plan maakt staat omschreven in de module Collectiebehoudsplan in de Handreiking Beheer en Behoud Fysiek Archief.
Door digitalisering kunnen meer mensen archiefmateriaal bekijken, ook buiten de muren van de studiezaal. Tegelijk kan het een manier zijn om documenten te beschermen tegen verdere beschadiging. Door alleen de digitale kopie beschikbaar te stellen aan onderzoekers, kan het origineel in meestal veilig in het depot blijven liggen. Op de pagina Digitaliseren is alles te vinden over waar het Nationaal Archief op let bij digitaliseringsprojecten.
Het Nationaal Archief geeft regelmatig documenten in bruikleen aan musea. Ook organiseren we zelf tentoonstellingen. Op de pagina pagina Tentoonstellen van archiefstukken leggen we uit waarop we letten bij het beoordelen of een document tentoongesteld kan worden. Ook beschrijven we hoe we een document voorbereiden op een tentoonstelling. Op de pagina Bruikleen aanvragen vind je informatie over het aanvragen van een bruikleen.