Handreiking archiveren by design

Label Nationaal Archief 2022

Om informatie duurzaam toegankelijk te maken en houden, is vereist dat informatiesystemen daarop ingericht worden. De maatregelen die daarvoor nodig zijn bepaal je het beste op het moment dat de werksystemen gekocht, gebouwd, aangepast of afgeschaft worden. We noemen dit ‘archiveren by design’. Deze handreiking biedt inzicht in archiveren by design als methodiek. Het geeft praktische handvatten om met deze werkvorm aan de slag te gaan en biedt ter illustratie een aantal praktijkvoorbeelden.

Hoewel er steeds meer belangstelling is voor archiveren by design, blijkt toepassing in de praktijk een uitdaging te zijn. Informatieprofessionals zijn niet altijd vanzelfsprekend betrokken bij de verandertrajecten in hun eigen organisaties. Leveranciers zijn niet altijd bekend met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Hierdoor worden systemen geïmplementeerd die niet goed aansluiten op de behoeften van de gebruikers van de informatie. En het eigen beleid over informatiebeheer is soms moeilijk toepasbaar in de praktijk. Een makkelijke, standaardoplossing voor deze problemen is er niet. Informatieprofessionals gaan met archiveren by design zelf aan de slag met het creëren van op maat gemaakte oplossingen. Maar hoe dan? De behoefte aan concrete handvatten is groot. Deze handreiking probeert hierin te voorzien.

Alles uitklappen

Er bestaan verschillende definities van archiveren by design, die allemaal min of meer op hetzelfde neerkomen. Het Nationaal Archief gebruikt deze:

Tijdens het ontwerpen, kopen, bouwen, inrichten en/of aanpassen van informatiesystemen, worden (naast andere aspecten) ook de passende maatregelen bepaald en geïmplementeerd waardoor de informatie in het systeem duurzaam toegankelijk wordt en blijft.

Archiveren by design is altijd onderdeel van een groter geheel. Duurzame toegankelijkheid is slechts een van de thema’s, naast bijvoorbeeld procesondersteuning, gebruiksgemak en informatiebeveiliging. Archiveren by design is qua methodiek vergelijkbaar met privacy by design en security by design.  Buiten de verschillende thema’s gaat het ook over verschillende niveaus in de organisatie. Op strategisch niveau begint het archiveren by design bijvoorbeeld al bij de visievorming over het applicatielandschap. En door te werken onder een architectuur sluit de voorziening aan op zowel de bestaande, als toekomstige omgeving.  Omdat er inhoudelijk overlap tussen de thema’s privacybescherming, informatiebeveiliging en duurzame toegankelijkheid is, geven veel organisaties deze verschillende facetten integraal vorm.

Deze handreiking is primair voor iedereen die bij overheidsorganisaties uitvoering geeft aan archiveren by design of die van plan is om hier uitvoering aan te geven. Voorbeelden van deze rollen zijn adviseurs en managers binnen het domein van informatiebeheer, DIV of recordmanagement.

Functie- en rolaanduidingen verschillen per organisatie. Daarom spreken we in deze handreiking over ‘informatieprofessionals.’ We gaan er vanuit dat de lezer beschikt over enige vakkennis en bekend is met de vaktermen die we gebruiken. De handreiking richt zich primair op overheidsorganisaties. De beschreven aanpak kan ook interessant zijn voor organisaties die niet onder de Archiefwet vallen, maar die wel belang hechten aan duurzaam toegankelijke informatie.

Hoewel de handreiking bedoeld is voor specialisten, kunnen informatieprofessionals met deze handreiking het gesprek aangaan met andere belanghebbenden. Bijvoorbeeld met bestuurders, IT’ers of softwareontwikkelaars. Iemand die nog nooit eerder van archiveren by design heeft gehoord, adviseren we om deze animatie te bekijken voor een korte uitleg.

Archivering wordt in toenemende mate by design ingericht. Met deze handreiking geven we overheidsorganisaties een instrument waarmee ze met deze methodiek aan de slag kunnen. De handreiking biedt:

  1. Handvatten om archiveren by design als methodiek structureel te verankeren binnen overheidsorganisaties.
  2. Inzicht in de benodigde kennis en kunde voor het uitvoeren van archiveren by design en waar nodig het creëren van nieuwe rollen en functies hiervoor.
  3. Een afbakening van het concept archiveren by design en praktijkvoorbeelden van verschillende facetten hierbinnen.

Deze handreiking biedt geen inhoudelijk kader voor het maken van ontwerpkeuzes. Hiervoor kun je gebruikmaken van de DUTO-eisen. We actualiseren de DUTO-eisen in 2022 en 2023.

De belangrijkste reden is dat het by design bepalen en implementeren van passende maatregelen, de meest effectieve manier is om duurzame toegankelijkheid van informatie te verbeteren. We zetten de voordelen op een rijtje:

Toegankelijkheid van informatie

Met archiveren by design is informatie eerder toegankelijk voor gebruikers. (Her)gebruikers van informatie willen steeds sneller toegang hebben tot steeds meer data en informatie voor steeds meer verschillende vormen van (her)gebruik. Door vooraf rekening te houden met eisen voor toegankelijkheid van informatie, voorzien organisaties beter in de informatiebehoefte van (her)gebruikers. Burgers krijgen daarbij sneller inzicht in hun dossier. Informatieverzoeken, WOB/Woo-verzoeken kunnen sneller worden beantwoord. Ook kunnen organisaties informatie snel actief openbaar maken en data geschikt maken voor hergebruik. Zodoende kan de informatie die daarvoor in aanmerking komt, direct vanaf het moment van creatie beschikbaar worden gesteld, met passende maatregelen rond privacybescherming. 

Benutten bestaande verandercontext

Met archiveren by design kan de informatieprofessional voordeel halen uit het momentum voor een verandering wanneer informatiesystemen gekocht, gebouwd, aangepast of afgeschaft worden. Dan is er een opdracht en dus urgentie. Capaciteit, budget en een projectstructuur zijn beschikbaar om een verandering te realiseren.

Passende maatregelen treffen

Deze methodiek helpt bij het kiezen van de best passende oplossing. Omstandigheden zijn altijd verschillend. Dankzij een goede analyse aan de voorkant, wordt die oplossing gekozen die het meest geschikt is voor die specifieke situatie. Hiervoor is een goede balans nodig tussen factoren zoals beoogd doel, kosten en technische haalbaarheid.

Voorkomen is beter dan genezen

Het achteraf aanpassen van systemen leidt vaak tot hogere kosten, terwijl het vaak lastig uitvoerbaar is. Daarom is het beter om dat zoveel mogelijk by design te doen.

Kosten besparen en verlagen beheerlast

Door vooraf na te denken over de levenscyclus van informatie en maatregelen te treffen voor toekomstige veiligstelling, kunnen applicaties aan het eind van hun levenscyclus eenvoudig worden uitgezet zonder dat er informatie verloren gaat. Dit kan het aantal applicaties terugbrengen, waarmee de beheerlast en de kosten verminderen. Daarnaast geldt in algemene zin dat achteraf maatregelen treffen om informatie duurzaam toegankelijk te maken vaak complexer en kostbaarder is dan wanneer dit direct ‘by design’ wordt aangepakt.

Voldoen aan wet- en regelgeving

Er zijn veel raakvlakken tussen verschillende wetten en regels die gaan over archivering, openbaarheid, privacybescherming, gegevensuitwisseling en informatiebeveiliging. Door ‘by design’ te werken vanuit een integrale aanpak worden de vakgebieden informatiebeheer, informatieveiligheid, privacy, architectuur aan elkaar verbonden. Door een goede analyse aan de voorkant met de verschillende vakspecialisten kom je tot samenhangende passende maatregelen waarmee aan verschillende wet- en regelgeving kan worden voldaan.

Lerend vermogen opbouwen

Door archiveren by design toe te passen bij innovatieve initiatieven, bouwt een organisatie lerend vermogen op. Zo kun je de principes van archiveren by design toepassen bij de inzet van kunstmatige intelligentie. Daarmee denk je van tevoren na over transparante werking van algoritmes. Zo bouwt een organisatie kennis en kunde op om duurzame toegankelijkheid niet alleen toe te passen op traditionele documentverzamelingen, maar ook op nieuwe verschijningsvormen van informatie. 

Uitbreiden arsenaal van de informatieprofessional

Archiveren by design is een nuttige toevoeging op het bestaande instrumentarium van de informatieprofessional. Hoe meer instrumenten de informatieprofessional ter beschikking heeft om de informatiehuishouding te verbeteren, hoe groter de kans op succes. Daarbij merken we op dat deze methodiek nadrukkelijk een uitbreiding van het arsenaal is en andere werkvormen, zoals het achteraf aanpassen van informatiesystemen, niet per se overbodig maakt. 

Hoe zorg je dat archiveren by design structureel wordt uitgevoerd binnen een organisatie? Welke processen zijn van belang, met welke rollen houd je rekening en hoe richt je de governance in? Bekijk hiervoor deze module.

Status: voltooid en toepasbaar.

Welke typische activiteiten vinden zoal plaats binnen archiveren by design? Wat zijn concreet de werkzaamheden? Zie hiervoor deze module.

Status: voltooid en toepasbaar.

Welke expertise heb je nodig om archiveren by design succesvol uit te voeren? En welke competenties helpen hierbij? 

Status: voltooid en toepasbaar.

Welke praktijkvoorbeelden van archiveren by design zijn er? Wat zijn leerpunten en valkuilen?

De module 'Praktijkvoorbeelden' bevat uiteenlopende verhalen over verschillende aspecten van archiveren by design bij diverse overheidsorganisaties.

Status: voltooid.