Archiveren by design

Archiveren by design

Archiveren vereist dat de werkprocessen en de daarbij gebruikte informatiesystemen (de werksystemen) daarop ingericht worden. Zodanig dat de informatie die voortkomt uit de werkprocessen duurzaam toegankelijk is. De maatregelen die daarvoor nodig zijn bepaal je het beste op het moment dat de werksystemen gekocht, gebouwd, aangepast of afgeschaft worden. We noemen dit ‘archiveren by design’.

Waar archiveren

Archiveren kan door de informatie vanuit de werksystemen te verplaatsen naar een speciaal daarvoor ingericht archiveringssysteem. Zoals een document management systeem of een e-depot. Een deel van het werk zal binnen de werkprocessen en werksystemen plaats moeten vinden. Zoals het toevoegen van beschrijvingen, het omzetten naar de juiste bestandsformaten en het bepalen van de bewaartermijnen.

Soms is het eenvoudiger en zelf beter om de informatie te archiveren in het werksysteem waar het ontvangen of gemaakt is. Zoals een zaaksysteem, samenwerkruimte of boekhoudsysteem. In dat geval worden de vereisten voor duurzame toegankelijkheid gerealiseerd in het werksysteem.

Beide benaderingen kunnen ook gecombineerd worden door een archiefsysteem te gebruiken als werksysteem. Zoals met document management systemen vaak gebeurt. Maar dan moet het archiefsysteem wel geschikt zijn om het werkproces goed te ondersteunen.

Waarom archiveren by design?

De keuze of je archiveert in een archiefsysteem of in de werksystemen, en de maatregelen die daaruit voortkomen kun je het beste bepalen tijdens het (her)ontwerpen van de werksystemen. Dan zijn de mensen en middelen beschikbaar om maatregelen voor duurzame toegankelijkheid te bedenken, daar besluiten over te nemen en ze uit te voeren. En zijn technische aanpassingen aan het werksysteem nog mogelijk.

Samenwerking

Archiveren by design vereist een nauwe samenwerking tussen de ontwerpers (zoals architecten, business analisten, requirements analisten en functioneel ontwerpers) en archiveringsexperts.

Het biedt ook de gelegenheid om archivering af te stemmen met andere belangen die tijdens het ontwerpproces aan de orde komen. Zoals privacy, beveiliging, gebruiksvriendelijkheid en open data beleid.

Bestaande werksystemen die niet veranderen

Als een organisatie archivering by design consequent toepast wordt alle informatie geleidelijk duurzaam toegankelijk. Maar dat kan voor bestaande werksystemen lang duren als er geen plannen zijn voor vervanging of aanpassingen. Of als de organisatie het systeem niet kan aanpassen. Voor deze systemen is het verstandig om te bepalen of de duurzame toegankelijkheid een onacceptabel risico vormt. Zo ja, overweeg dan welke maatregelen genomen kunnen worden. Bijvoorbeeld om cruciale informatie te verplaatsen naar een archiefsysteem, of mogelijk toch aanpassingen aan het werksysteem voor te stellen.