Particulier archief papier

Heeft u archief waarvan u denkt dat het interessant is voor het Nationaal Archief? Dan zit u vast met veel vragen. De belangrijkste vragen en antwoorden staan hier. Zo bent u goed geïnformeerd voordat u contact met ons opneemt.

Vragen

Alles uitklappen

Overbrenging van particuliere archieven gebeurt op vrijwillige basis. U bent niet wettelijk verplicht om uw archief te bewaren en over te dragen aan een archiefinstelling. Aan de andere kant zijn archiefbewaarplaatsen zoals het Nationaal Archief niet verplicht om een particulier archief in de collectie op te nemen. Dat hangt af van de sociaal-maatschappelijke en/of politiek-bestuurlijke relevantie van het  aangeboden archief. En of het aansluit bij de huidige collecties.

We hanteren verscheidene criteria om te bepalen of een particulier archief interessant genoeg is om op te nemen in de rijkscollectie. Deze criteria zijn opgenomen in het acquisitieprofiel. Voor nieuwe archieven geldt als voornaamste criterium dat ze gevormd zijn door personen of instellingen die zich bewogen hebben op het terrein van politiek en bestuur. Bij waardevolle aanvullingen op archieven die al bij het Nationaal Archief berusten hanteren we dit criterium niet strikt.

Niet opnemen, maar wel belangrijk

Als we het archief niet opnemen, wil dat niet altijd zeggen dat het niet belangrijk genoeg is om te bewaren. We verwijzen u als aanbieder in die gevallen zoveel mogelijk naar een andere archiefbewaarplaats waar het archief beter op zijn plaats is.

U kunt uw particuliere archieven aan ons schenken of in bewaring (bruikleen) geven. Bij schenking vindt overdracht van eigendom plaats: het archief wordt dan eigendom van de staat. Bij inbewaringgeving blijft u eigenaar van het archief. U kunt het archief terugkrijgen als u de inbewaringgeving opzegt. Het Nationaal Archief neemt in principe nieuwe archieven alleen als schenking op. Alleen bij hoge uitzondering is inbewaringgeving van nieuwe archieven mogelijk.

De overdracht van een particulier archief leggen we vast in een door beide partijen te ondertekenen overeenkomst. Daarin maken we ook afspraken over onder meer de inventarisatie, selectie en openbaarheid van het archief. Voor die afspraken maakt de rechtstitel – schenking of inbewaringgeving – in principe geen verschil.

Een archief is alleen te raadplegen als het is geordend en is beschreven in een inventaris. Als u uw particuliere archief aan ons overdraagt, vragen we een zo volledig mogelijk overzicht van het over te dragen archief. Die lijst dient als basis voor de uiteindelijke archiefinventaris. Is er geen lijst beschikbaar of onvolledig, dan maken we samen nadere afspraken over de wijze van inventarisatie en uw bijdrage daaraan.

Het Nationaal Archief hoeft de onderdelen van het archief die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, niet op te nemen. Als u wilt kunt u deze documenten uit uw particulier archief terugkrijgen. Niet in aanmerking voor opname komen bijvoorbeeld: door u aangelegde documentatieverzamelingen, publicaties en drukwerken die in bibliotheken te vinden zijn, en dubbelen van documenten. Zie ook het acquisitieprofiel.

Er kunnen goede redenen zijn om bepaalde stukken in een overgedragen archief niet meteen beschikbaar te stellen aan iedereen. De meest voorkomende reden is bescherming van de privacy van nog levende personen. Bij de overdracht van het archief kunnen we daarom afspreken dat bepaalde dossiers of stukken ‘beperkt openbaar’ worden. Dit betekent dat de raadpleging van deze stukken gedurende een bepaalde periode aan voorwaarden is gebonden. Een voorwaarde kan zijn dat voor inzage schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris nodig is. De openbaarheidsbeperkingen op particulier archief zijn niet aan strikte regels gebonden, zoals bij overheidsarchieven het geval is. Maar het Nationaal Archief zoekt wel zoveel mogelijk aansluiting bij die regelingen om te grote ongelijkheid in de beperkingen te voorkomen.

Particulieren die archiefmateriaal willen afstaan aan het Nationaal Archief kunnen contact opnemen met de afdeling Collectie via NADienstpostbusVerwerven@nationaalarchief.nl

Gebruik deze checklist om uw aanbod van archief zo goed mogelijk toe te lichten.