[INGETROKKEN] Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen en van de Commissaris van de Koning als rijksorgaan, ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 2014 (Provisa) 2017

• Gedeputeerde Staten als zorgdrager voor de archieven van de provinciale organen: Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning als provinciaal orgaan, alsmede de commissies, de functionarissen en de organisaties die deze organen ondersteunen, zoals de provinciale rekenkamer, de ombudsman, de statencommissies en de secretaris van de griffie.
• Commissaris van de Koning als zorgdrager voor de archiefbescheiden van zijn functioneren als rijksorgaan.
• De organen van gemeenschappelijke regelingen, waaraan één of meer provincies deelnemen, vallen niet onder de werking van deze lijsten. Voor die organen blijft de selectielijst voor provinciale organen 2005 gelden.

De selectielijsten zijn voor de periode 2014 tot 2020 vervangen door: NA/2022/31454164 en NA/2022/31455483

Voor de periode na 2020 geldt voor de provinciale organen: NA/2020/25005743

Voor de commissaris der Koning als rijksorgaan geldt NA/2020/25067715

Het is toegestaan om bescheiden die behoren tot werkprocessen waarvan de neerslag op grond van de lijsten in Deel B en Deel C in principe voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging uit te zonderen (Archiefbesluit, artikel 5, lid e).

Het is niet de bedoeling dat als gevolg van het toepassen van uitzondering van vernietiging bescheiden uit hun context worden gehaald: de van vernietiging uit te zonderen bescheiden dienen in hun (al dan niet zaaksgewijze) samenhang te worden bewaard. Voor uitzondering van vernietiging moeten één of meer van de volgende criteria van toepassing zijn:

• bescheiden betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen provincie uniek of bijzonder karakter;
• bescheiden die betrekking hebben op bijzondere tijdsomstandigheden of gebeurtenissen;
• bescheiden inzake objecten die door vorm of (vroegere) bestemming op zichzelf of voor de provincie beeldbepalend, karakteristiek of van bijzondere aard zijn;
• bescheiden die een samenvatting zijn van gegevens, zoals jaarverslagen, overzichten en statistieken;
• bescheiden inzake personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de provincie (zoals een directeur) en personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (sporter, kunstenaar);
• bescheiden die door een calamiteit verloren gegane stukken, die voor bewaring in aanmerking zouden zijn gekomen, kunnen vervangen;
• bescheiden betreffende individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving (precedentwerking);
• bescheiden die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.
• Bescheiden betreffende uitvoeringsprocessen waarvan de neerslag anders geheel dreigt te verdwijnen. 

Om deze processen te kunnen reconstrueren wordt steekproefsgewijze bewaring geadviseerd. Van uitzondering van vernietiging dient een verklaring te worden opgesteld op basis van artikel 5, lid e van het Archiefbesluit