De ontwikkelingen in de samenleving, de rol van digitalisering daarbij en de snelle veranderingen die dat met zich meebrengt, dwingen de archiefsector hierop in te spelen. Ook het Nationaal Archief spant zich in om bij te blijven met de digitale ontwikkelingen in zijn omgeving. Die kennis willen we graag delen. Robbert Jan Hageman en Con Sadee van het Nationaal Archief over de geleerde lessen op dit gebied.
Wat heb je nodig om te kunnen innoveren? Volgens Hageman en Sadee is een belangrijke voorwaarde een nieuwsgierige, kritische en ondernemende houding in de hele organisatie. Daarnaast is kennisdelen én ophalen belangrijk. En natuurlijk het actief volgen van (technische) ontwikkelingen.
Innoveren voor duurzame toegankelijkheid
Het Nationaal Archief innoveert door onderzoeken, experimenteren en participeren in de ontwikkeling van nieuwe toepassingen die raken aan de archieffunctie in brede zin. Dus alles wat te maken heeft met de duurzame toegankelijkheid van digitale (of gedigitaliseerde) informatie. We kijken daarbij naar de verantwoording van het overheidshandelen en maximaal hergebruik.
Verantwoording overheidshandelen draait om de vraag hoe je dit borgt als je nieuwe technologie toepast. Zo hebben we een verkenning uitgevoerd naar Blockchain. Dit is een systeem dat gebruikt kan worden om gegevens vast te leggen zonder centrale autoriteit. Hierdoor is het vervalsen van de vastgelegde gegevens niet mogelijk via één centraal punt. Ook hebben we ons georiënteerd op onderwerpen als e-Discovery en Big Data & Algorithmic Accountability. Bij dit laatste gaat het om de rol van algoritmes in besluitvormingsprocessen en welke verantwoordingsinformatie daarbij hoort.
Bij maximaal hergebruik worden nieuwe vormen van toegang en toegankelijkheid onderzocht. Welke nieuwe technologieën spelen in op de verwachtingen van de gebruikers. Voorbeelden zijn Linked Open Data en nieuwe toepassingen van geavanceerde transcriptie, vertaling en annotatiemethodieken. Denk daarbij aan handschriftherkenning bij gedigitaliseerd archief. Of het TRIADO-initiatief (Tribunaalarchieven als digitale onderzoeksfaciliteit). Hierbij worden grote hoeveelheden ongestructureerde analoge data naar bruikbare digitale onderzoekdata omgezet. Dit in samenwerking met Netwerk Oorlogsbronnen en Huygens ING.
Bijblijven en adviseren
Als je bezig bent met innovatie is het belangrijk zicht te houden op de voortgang. Hoe staat het met je gestelde doelen? Zijn er onvoorziene externe of interne invloeden waardoor zaken bijgesteld moeten worden? Het Nationaal Archief monitort de status en voortgang van de innovatie-initiatieven met een dashboard.
Om de ontwikkelingen te kunnen volgen en signalen uit de omgeving en eigen organisatie op te kunnen vangen heeft het Nationaal Archief een preservation watch ingericht. Dat is essentieel maar niet genoeg. We moeten actief voeling houden met de buitenwereld.
De innovatieaanpak heeft het ontstaan van diverse tools gestimuleerd. Zo zijn we momenteel bezig met het ontwikkelen van een (generieke) technology assessment tool. Deze tool helpt om in korte tijd een technologie op relevantie voor de archieffunctie te analyseren. En om met die kennis het management te kunnen adviseren over de vraag wat we als organisatie met de nieuwe technologie doen.
Tot slot
Innoveren kun je niet alleen, stellen Hageman en Sadee. Dat begint al bij het signaleren van technologische ontwikkelingen en toepassingen. Daarvoor heb je verschillende netwerken nodig, binnen en buiten de overheid. Bij collega-instellingen, beleidsmakers, uitvoeringsorganisaties, toezichthouders, bedrijfsleven en in de wetenschap. Een dergelijk netwerk is het Kennisnetwerk Informatie en Archief. Hier komen deskundigen uit diverse disciplines bijeen om kennis uit te wisselen en initiatieven te ontplooien. Maar ook onder meer het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), het Clariah netwerk voor de Digital Humanities, het ECP platform voor de informatiesamenleving zijn van belang om bij aan te haken.
Meer weten of meedenken over innovatie? Kijk op het kennisplatform Innovatie op kia.pleio.nl.
Bron: Archievenblad, december 2018
