Elke overheidsorganisatie hoort een selectielijst te hebben om te bepalen welke documenten blijvend bewaard of vernietigd moeten worden. Omdat de uitvoering in de praktijk lastig blijkt, is het Nationaal Archief samen met de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) en drie departementen in het voorjaar van 2025 een uitgebreid onderzoek gestart. Inmiddels hebben we de knelpunten in het vizier! En is de eerste fase van het onderzoek uitgevoerd.
In fase 1 is zoveel mogelijk informatie opgehaald. Dat hebben we gedaan door:
- literatuuronderzoek
- workshops met de drie koplopende departementen (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Defensie), RvIHH en het Nationaal Archief;
- een online enquête onder informatieprofessionals;
- twintig verdiepende interviews met inhoudelijk deskundigen uitgevoerd door adviesbureau VIHC.
Stand van zaken
Uit het onderzoek zijn meer dan zeshonderd redenen naar voren gekomen die het uitvoeren van de selectielijsten in de weg kunnen zitten. Deze zijn geclusterd in knelpunten. Zes daarvan zijn door de koplopende departementen geprioriteerd. De uitkomsten van het onderzoek zijn geanalyseerd. Deze analyse wordt in het eindrapport van fase 1 gepresenteerd aan de opdrachtgever, CIO-Rijk. Samen met die feedback gaan de uitkomsten half oktober naar Programma Open Overheid waarna we het rapport kunnen delen.
Fase 2
Het projectteam gaat in fase 2 voor een aantal concrete knelpunten op zoek naar oplossingen. Dat doen we bijvoorbeeld met de methode van design thinking.; ontwerpdenken waarbij de gebruiker centraal staat. We willen daarmee op creatieve wijze nieuwe ideeën ophalen, prototypes maken en testen om te zien of deze ook in de praktijk werken. Zodat organisaties er daarna mee aan de slag kunnen. Over dit voorstel zijn wij in gesprek met Programma Open Overheid.
Houd de KIA Community in de gaten voor de verschijningsdatum van het eindrapport van fase 1. Of nog beter: word gratis lid en ontvang als eerste de laatste informatie!
Meer informatie
Wilt u nu al meer weten over de aanpak? Neem dan contact op met de projectleider van het Nationaal Archief, Willem den Heeten of Vincent Hoolt.
