Na de ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; Economische Zaken en Klimaat; en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, heeft ook het ministerie van Financiën archief uitgeplaatst in het e-Depot van het Nationaal Archief. Jonas Neelemaat, opdrachtgever van Financiën: 'Het is fantastisch om samen te werken in een interdepartementale ploeg waarin iedereen bikkelt.'
Met de invoer van het digitaal werken creëren we allemaal steeds meer digitaal archief. Maar digitale documenten zijn kwetsbaar. Omdat ze snel verouderen, moet er voortdurend inspanning geleverd worden om ze toegankelijk te houden. Kortom: de informatie moet verduurzaamd worden. Om verzekerd te zijn van duurzame toegankelijkheid kunnen rijksoverheidsorganisaties digitale informatieobjecten in beheer geven bij het Nationaal Archief. Ruim voordat de formele overbrenging plaats moet vinden. Dit heet uitplaatsen.
Sneller een succesvol resultaat
In een samenwerkingsverband tussen de ministeries van BZK, Financiën, SWZ, EZK en OCW zijn de eerste archieven inmiddels uitgeplaatst naar het e-Depot. Waren de aansluitprojecten van OCW, EZK en BZK nog vooral gericht op pionieren, tegenwoordig is dat anders en kunnen we stilaan de vruchten plukken van deze ervaringen. Door best practices toe te passen en slim hergebruik van tooling, zijn de doelstellingen uit het aansluitproject met Financiën veel sneller gerealiseerd.
Maar dat was niet de enige factor voor succes. Jonas Neelemaat benoemt ook de korte lijntjes tussen de verschillende partijen: 'Hierdoor was hele snelle communicatie mogelijk. Ook als iets nog niet direct perfect werkte.' Daarnaast was het de expertise en intrinsieke betrokkenheid van alle projectteamleden die het verschil maakten. Neelemaat: 'Ik vond het vooral bijzonder om te zien dat veel verschillende partijen (Financiën, Doc-Direkt, Nationaal Archief, KnowledgePlaza Professional Services) met zoveel focus en drive samen naar één eindresultaat toewerkten.'
Toegang via integrale Zoek-en-Vind
Ambtenaren van Financiën kunnen de uitgeplaatste dossiers raadplegen via het eigen integrale Zoek-en-Vind-platform, op een manier zoals ze gewend zijn. Om dit te realiseren is het e-Depot als informatiebron aan de zoekmachine gekoppeld. Via één zoekingang worden nu alle documenten in het DMS, het e-Depot en op de afdelingsschijven integraal ontsloten. Dit brengt voor het zoeken en vinden van informatie een significante tijdsbesparing met zich mee. Door de koppeling van meerdere bronnen ontstaat bovendien meer inzicht waardoor (meer) mogelijkheden voor data-analyse ontstaan. De integrale Zoek-en-Vind is onderdeel van het Big Data Analytics Platform (BDAP) van Doc-Direkt en SSC-ICT.
Samen vooruit
Met het realiseren van de toegang is de aansluiting van Financiën voltooid. We kunnen terugkijken op een mooie periode waarin alle projectdoelen zijn behaald. Dankzij de brede praktijkervaring is er bij het Nationaal Archief snelheid gekomen in het proces van uitplaatsen en overbrengen. Dit sneeuwbaleffect zien we ook bij onze aangesloten overheden. Door samen te werken en kennis onderling te delen gaan we samen vooruit!
Meer informatie
Wilt u meer weten over het overbrengen en/of uitplaatsen van digitale archieven? Ga naar onze website of neem contact op via het contactformulier of 070 331 5460. Ook is er een kennisplatform e-Depot op kia.pleio.nl. Hier kunt u actief kennisdelen, vragen stellen en meedenken.
