Waarde uit data door grip op data bij het Nationaal Archief

Meerdere chiefs

Om de informatiehuishouding van de overheid op orde te krijgen, is een nieuw CIO-stelsel in de maak. Dit stelsel vereist dat overheidsinstellingen een chief information officer (CIO) aanstellen en ook een chief data officer (CDO). Deze moet zorgen voor een betere datagovernance. En datagedreven werken stimuleren.

Eerst eenduidigheid

De eerste stap naar een datavisie en -strategie was het samenstellen van een werkgroep met vertegenwoordigers van alle afdelingen. Het was een bewuste keuze om de verschillende perspectieven vanuit de organisatie mee te nemen. Om te zorgen voor eenduidig gebruik van terminologie heeft de werkgroep een cursus DAMA-DMBOK gevolgd. DAMA-DMBOK is een raamwerk waarin wordt toegelicht wat datamanagement in de basis precies inhoudt. 

Datavisie en -strategie

Met de opgedane kennis hebben we een datavisie geformuleerd. De kern van deze visie was: waarde uit data, door grip op data. De visie hebben we vervolgens praktisch vertaald naar een datastrategie met de volgende actiepunten:

• Datageletterdheid en databewustzijn stimuleren. Dit is belangrijk om grip te hebben op data en daarmee de waarde uit onze data te halen.
• Digital-bornarchieven toegankelijk maken. De datastrategie sluit in dit geval naadloos aan op bestaande initiatieven. Hierbij concentreren we ons op het toegankelijk maken van datasets.
• Grip op data in de waardeketen. Data is dé grondstof binnen de waardeketen van een organisatie. En dus ook van het Nationaal Archief. Daarom is het essentieel om grip op de collectie- en bedrijfsvoeringsdata te hebben en houden.
• Datagovernance. Functies en rollen rondom data zijn helder beschreven. En verantwoordelijkheden worden belegd.

Werkplan met concrete projecten en opdrachten

Op basis van de datastrategie is een werkplan opgesteld met diverse projecten en opdrachten voor de komende jaren. Zoals: het verbeteren van de business intelligence (om eenvoudig data over je organisatie, doelen en processen te verzamelen en te onderzoeken); het ontwikkelen van een knowledge graph (een informatienetwerk van met elkaar verbonden gegevens) voor collectiedata. En een data maturity scan (om te meten hoe het Nationaal Archief omgaat met data en gegevensbeheer). De data maturity scan is uitgevoerd door studenten van de Haagse Hogeschool. Deze scan bepaalt aan de hand van niveaus hoe de organisatie of afdeling ervoor staat op het gebied van datagovernance en datamanagement. Ook laat de scan zien wat een organisatie kan doen om een hoger volwassenheidsniveau te bereiken.

Adviezen data maturity scan

De belangrijkste adviezen uit de data maturity scan:

• Stel datarollen en verantwoordelijkheden formeel vast. Introduceer functies zoals data steward, data-eigenaar en business intelligence (BI-)specialist voor duidelijk eigenaarschap.
• Investeer in datavaardigheden en databewustzijn. Ontwikkel leertrajecten voor medewerkers en stimuleer kennisdeling. Met speciale aandacht voor medewerkers die digitaal minder vaardig zijn.
• Start met eenvoudige, zichtbare BI-toepassingen. Ontwikkel praktische dashboards om BI zichtbaar en nuttig te maken. Bijvoorbeeld voor werkvoorraden of scantrajecten.
• Standaardiseer en documenteer dataprocessen. Denk aan het opstellen van een proces om data te toetsen aan specifieke kwaliteitseisen.

Vervolg

Op dit moment vertalen we de belangrijkste adviezen uit de data maturity scan naar een aantal activiteiten voor de afdeling Collectie. Ook starten we een Business Intelligence project om te weten wat nodig is voor meer datagedreven werken. Bijvoorbeeld: welke dashboards zijn gewenst en welke software is nodig om dit te faciliteren? Kortom, er is nog genoeg te doen rondom data en datagedreven werken. Het zijn veel in elkaar grijpende onderwerpen. Het is essentieel om daarmee aan de slag te gaan om grip te krijgen op de data binnen het Nationaal Archief.

Het volledige artikel van het Archievenblad leest u hier.