Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft de algemene rijksarchivaris (ARA) en het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) gevraagd om een adviesreactie op het onderzoeksrapport van PBLQ,: Het kaf en het koren, verkenning naar belang en beheer van concepten. Dit rapport richt zich op het belang en beheer van digitale conceptversies binnen het informatiebeheer van de overheid. Inmiddels is het advies uitgebracht.
Advies over het bewaren van concepten
Concepten zijn een groot deel van de dagelijkse hoeveelheid (digitale) documenten binnen overheidsorganisaties. Kritisch kijken naar de waardering en selectie van concepten (dus bestempelen als te bewaren of - op termijn – als te vernietigen) kan daarom een flink effect hebben op het toekomstbestendig en toegankelijk beheren van overheidsinformatie.
In het advies stelt de ARA dat conceptversies eerder kunnen worden vernietigd dan het bijbehorende waarderingsproces nu voorschrijft. Het zijn namelijk concepten ontstaan tijdens het denk- en schrijfproces die al gauw minder van waarde zijn. Wel moeten organisaties in hun selectielijst opnemen dat ze deze aanpak hanteren. In de selectielijst mag voor deze concepten een zo kort mogelijke bewaartermijn worden bepaald.
Concepten die officieel zijn voorgelegd aan de politieke of ambtelijke leiding voor een reactie of een akkoord, moeten wél net zo lang bewaard worden als de eindversie. In deze documenten staat namelijk vaak welke alternatieven en argumenten speelden in de laatste fase van de besluitvorming. Ze hebben dus grote informatiewaarde.
Archiveren by design
Conceptversies mogen worden vernietigd, maar het is aan de zorgdrager om de uitvoerbaarheid hiervan af te wegen. Een slimme (her)inrichting van de (digitale) informatiestromen volgens de principes van archiveren ‘by design’ kan zeker een oplossing bieden. Het Nationaal Archief kan daarbij helpen. Zie ook onze handreiking Archiveren by design.
Eenheid van beleid
Afelonne Doek: ‘Als algemene rijksarchivaris bevorder ik de eenheid van het beleid ten aanzien van de waardering en selectie van alle overheidsarchieven in Nederland. Daarbij zoek ik de balans tussen wat nodig is om te voldoen aan de landelijke selectiedoelstelling en wat vernietigd kan worden.’ ACOI-voorzitter Ineke van Gent heeft over conceptversies een gelijkluidend advies aan de minister uitgebracht. Ook zij vindt dit een serieuze klus: ‘Goed bewaren en gecontroleerd vernietigen gaat niet vanzelf. Je moet er aandacht voor hebben, je moet het durven en je moet het doen.’
Bij het opstellen van deze reactie is informatie ingewonnen bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) en het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI).
