Op 12 mei organiseerde het Nationaal Archief een kennissessie voor beheerders van fysieke collecties in het kader van de Actiedag Weerbaar Erfgoed. Uitgangspunt was om samen aan de slag te gaan met de handreiking Behoud en beheer fysiek archief. Deze handreiking is ontwikkeld in het kader van de nieuwe Archiefregeling en is bedoeld om beheerders van fysieke archieven handvatten te bieden om het behoud en beheer van die archieven volgens die regeling te regelen.
35 Deelnemers van 19 verschillende organisaties dachten na over risico’s en oplossingen bij fysiek beheer aan de hand van vijf thema’s van het collectiebeleidsplan. Drie erfgoedorganisaties vertelden over een incident en hoe een collectiehulpverleningsplan daarbij helpt. Als afsluiting van de dag kwamen in een interactieve sessie ook de digitale uitdagingen aan bod.
Welkomstwoord
In zijn welkomstwoord benadrukte Tom de Smet, directeur Archieven, Dienstverlening & Innovatie van het Nationaal Archief, het belang van weerbaarheid van erfgoed. Beheerders van collecties hebben als hoeders van dat erfgoed dan ook een belangrijke rol. Daarbij zijn netwerken essentieel. Juist binnen onze netwerken kunnen we samen actief aan de slag en zorgen dat beleid geen dode letter wordt.
Inhoud collectiebeleidsplan
Na een korte inleiding over het collectiebeleidsplan bespraken deelnemers de risico’s bij de onderdelen beleid, kennis, bewaaromstandigheden, restauratie, digitalisering & fysiek gebruik en collectieveiligheid van het collectiebeleidsplan. Per onderdeel gaven zij een ‘risico top 3’ aan. In de volgende ronde dachten de deelnemers groepsgewijs na over oplossingen voor een van de problemen uit de top 3. Hieronder een greep uit de resultaten.
Beleid
Bij het onderdeel beleid zagen de deelnemers de volgende risico top 3: papieren werkelijkheid, onduidelijk wie verantwoordelijk is, en dat er geen middelen beschikbaar zijn.
Voor het eerste risico, ‘papieren werkelijkheid; het beleidsplan bestaat wel (op papier), maar wordt niet nageleefd’, werden de volgende oplossingen aangedragen die veel impact hebben en weinig moeite kosten:
- Stel de mens centraal in het beleid
- Maak processen en keuzes transparant
- Vertel tijdig wat er gaat gebeuren en wat er speelt
- Vier successen
Kennis
Als risico’s bij het onderdeel kennis kwam de volgende top drie tot stand:
- Single point of failure (SPof), er is één enkele kennishouder
- Schade aan stukken, door verkeerd hanteren of het niet herkennen van risico’s
- Zonder kennis van wat er is, worden verkeerde besluiten genomen, bijvoorbeeld over depots of verpakking
De groep koos ervoor om het eerste risico uit te werken. Oplossing: deel kennis over uiteenlopende onderwerpen met verschillende collega’s. Op het moment dat iemand wegvalt, kan een ander dat oppakken.
Bewaaromstandigheden
Bij bewaaromstandigheden was dit de top 3 van risico’s:
- Foutieve registratie
- Slecht functionerende klimaatbeheersing
- Verkeerd of niet schoonmaken
De groep heeft het derde risico uitgewerkt en kwam met de volgende oplossingen. Neem vaste schoonmakers in dienst in plaats van steeds wisselende personen. Bouw een goede relatie op met de schoonmakers. Controleer het schoonmaakwerk aan de hand van een steekproef; ga na of de afspraken worden nagekomen.
Restauratie, digitalisering & fysiek gebruik
Bij dit onderdeel zagen de deelnemers de volgende top 3 van risico’s:
- Ontbreken van kennis over het materiaal en de staat van objecten of mogelijke schadefactoren
- Ontbreken van vastgelegde procedures en protocollen die worden overgedragen
- Ontbreken van documentatie, bijvoorbeeld een 0-meting, waardoor er geen resultaatverplichting is
Deelnemers hebben het eerste risico uitgewerkt. De groep kwamen onder andere met deze oplossingen:
- Collegiale kennisuitwisseling: langsgaan bij andere instellingen, praten met collega’s. Werkt beter dan lezen uit een boekje. Mensen helpen graag!
- Eigenaarschap stimuleren: medewerkers zijn intrinsiek gemotiveerd en voelen zich medeverantwoordelijk voor het goed behandelen van collecties (bruikleen, terugplaatsen, enz.)
Collectieveiligheid
Bij het onderdeel collectieveiligheid is het risico te weinig draagvlak voor collectieveiligheid uitgewerkt. Oplossingen die werden genoemd, waren onder andere kennisoverdracht door een specialist naar leidinggevenden en interne presentaties voor kennisdeling en communicatie.
Collectiehulpverlening: voorbeelden uit de praktijk
Incidenten zijn de momenten bij uitstek waarop collectiehulpverlening van belang is. Vaak komen incidenten niet naar buiten, maar binnen een netwerk kunnen ze bespreekbaar worden gemaakt, de leerpunten kunnen immers voor meerdere instellingen waardevol zijn.
- Bij de praktijkvoorbeelden in deze sessie kwamen de volgende leerpunten naar voren. Bijvoorbeeld bij inbraak: kijk naar zwakke plekken bij werkzaamheden aan het gebouw. Ook medewerkers moeten weten wat ze moeten doen bij een incident.
- Bij waterlekkage: blijf testen en onderzoeken wat de oorzaak is. Bekijk het probleem van verschillende kanten.
- En bijvoorbeeld bij een protest in, of bij het gebouw, is de media vaak gauw op de hoogte en moet je ook daar op voorbereid zijn. Informeer je stakeholders, dus zorg voor een actuele lijst met contactgegevens. En denk aan nazorg voor je medewerkers.
Digitale duurzaamheid
Remco van Veenendaal, digital preservation officer bij het Nationaal Archief neemt het publiek tenslotte mee in een interactieve sessie over digitaal archiefbeheer. Aan de hand van vragen in een mentimeter werd de kennis opgehaald.
De verschillen tussen fysiek en digitaal archief kwamen aan bod. Deelnemers noemden onder meer:
- Niet-duurzame dragers: digitale bestanden zijn opgeslagen op media die degraderen.
- De levensduur: een harde schijf of flash drive houdt het geen 100 jaar uit (uitzonderingen: glasgravures, DNA-opslag).
- Toegankelijkheid: digitaal is makkelijk online te tonen, maar bestandsformaten verouderen.
- Conversie: bestanden moeten periodiek worden omgezet naar nieuwe formaten.
En er werd ook besproken wat er in een digitaal collectiebehoudplan hoort. Remco benadrukt de nieuwe terminologie uit de aanstaande Archiefwet: ‘duurzaam toegankelijk’ in plaats van ‘goed geordend en toegankelijk’.
