Waarover gaat deze handreiking?
Deze handreiking bevat informatie over en handvatten voor het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie binnen chatapplicaties en applicaties waarin een chatfunctie beschikbaar is. Hiermee kun je als organisatie zorgen dat de eigen overheidsinformatie duurzaam toegankelijk is.
Het duurzaam toegankelijkheid maken van chatberichten is in de kern het toepassen van goed informatiebeheer en het archiveren van informatie. Het gaat erom dat de gegevens vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig zijn. Dit is beschreven in het DUTO-Raamwerk. Deze handreiking is een aanvulling hierop, gespecificeerd op chatberichten.
Waarom is deze handreiking belangrijk?
Het gebruik van chatapps is binnen de overheid niet meer weg te denken. De overheidsinformatie binnen die apps valt onder bepalingen uit de Archiefwet, en kan van grote waarde zijn voor overheid, burger en onderzoeker. Het is daarom van belang dat deze informatie duurzaam toegankelijk wordt gemaakt. Maar het archiveren van overheidsinformatie in chatapps is een uitdaging. Zo zijn berichtenapps niet in beheer van de overheid en zijn de technische functionaliteiten voor informatiebeheer binnen de berichtenapps zeer beperkt. Deze handreiking biedt ondersteuning met actuele kennis, inzichten en concrete stappenplannen.
Voor wie is deze handreiking bedoeld?
De handreiking is bedoeld voor informatieprofessionals bij overheidsorganisaties en archiefbewaarplaatsen die betrokken zijn bij het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie. Informatieprofessionals kunnen aan de hand van deze handreiking en vanuit hun expertise aan eindverantwoordelijken uitleggen wat het belang is van het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie binnen chatapplicaties.
Wat is de status van deze handreiking?
Deze handreiking is informerend.
Opbouw van de handreiking
Alles uitklappenDe module Wat zijn chatberichten? licht toe wat we onder chat verstaan, wat het verschil is tussen chatapps en apps met een chatfunctie. Wat het informatieobject is bij chatberichten en waarom het belangrijk is voor de archivering om dit te bepalen.
Sommige onderwerpen vallen buiten deze handreiking. Meer informatie over het archiveren van sociale media vind je in de handreiking Sociale media archivering.
Overheidsinformatie binnen chatapplicaties valt onder de Archiefwet. Daarnaast heeft andere wet- en regelgeving invloed op het archiveren van deze informatie. Zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die over de privacy waakt. En de Wet open overheid (Woo) die het recht van burgers op overheidsinformatie regelt.
De module Wettelijke kaders licht toe welke wet- en regelgeving van toepassing is op dit onderwerp. Ook vat de module samen hoe je de belangrijkste bepalingen met deze module kunt toepassen.
De module Stel beleid voor chatarchivering op, schetst het bredere kader van de uitdagingen die zich voordoen bij het archiveren van chatberichten. Het geeft richting aan mogelijke beleidskeuzes rondom het archiveren van chatberichten. En het vaststellen van dit beleid.
De module Bepaal selectiemethode beschrijft welke methoden van waarderen en selecteren je kunt gebruiken. Ook geeft het inzicht in welke informatie je gaat archiveren.
De module is momenteel in ontwikkeling. Kijk voor meer informatie voorlopig in het Informatieblad archiveren chatberichten.
In deze module worden de verschillende archiveringstechnieken beschreven die toegepast kunnen worden bij chatarchivering. Elke techniek heeft voor- en nadelen in de toepassing en in hoeverre de chatberichten duurzaam toegankelijk worden gemaakt en beheerd. De module blijft hierbij platformneutraal. De module helpt te bepalen welke techniek voor een bepaalde situatie passend is. En geeft aan hoe je chatberichten duurzaam toegankelijk kunt beheren.
De module Bepaal archiveringstechniek is momenteel in ontwikkeling. Kijk voor meer informatie voorlopig in het Informatieblad archiveren chatberichten.