Een chatbericht of een chat zijn berichten die tussen een of meerdere, personen gedeeld digitaal verstuurd worden. In tegenstelling tot sociale media is het berichtenverkeer alleen tussen de specifieke verzender en ontvanger(s) en dus niet openbaar. Een chat bestaat uit een conversatie met gesprekken bestaande uit individuele berichten. Er is wel een duidelijk begin, maar geen einde. De conversatie loopt door. Het belangrijkste verschil tussen chat en e-mail is de realtime communicatie van chat, in tegenstelling tot de asynchrone aard van e-mail.
Een chatapplicatie is een berichtendienstapplicatie gericht op het op een veilige manier uitwisselen van berichten tussen één zender en een of meerdere ontvangers die onderling van rol kunnen wisselen, waarbij enkel de zender en ontvangers toegang hebben tot de uitgewisselde berichten.
Voorbeelden van specifieke chatapps
Het zijn er vele maar de bekendste chatapps op dit moment zijn:
- WhatsApp.
- Signal.
- Wechat (China).
- Telegram.
- Facebook messenger.
- Blackberry messenger (mogelijk bij zakelijke communicatie).
Functionaliteiten
Deze apps bieden allemaal de mogelijkheid om een-op-een of met een groep berichten uit te wisselen. Dit zijn niet alleen tekstberichten, maar ook:
- Audio (spraakbericht, muziek, etc.).
- Video (bellen).
- Foto’s.
- Bestanden.\
- GIF’s.
- Links.
Ook kunnen bestanden als bijlage worden gedeeld. Daarnaast kun je ook (video)bellen. Dit wordt, behalve metadata, niet vastgelegd en hoeft niet gearchiveerd te worden. De reden daarvoor is dat videobellen niet wordt opgenomen door de app.
De chatapps organiseren de informatie per conversatie, waarbij de conversatie kan zijn tussen één verzender en één ontvanger of tussen een (wisselende) verzender en meerdere ontvangers (groepschat). Vooral de mogelijkheid tot chatten met een groep wordt veel gebruikt. Belangrijk hierbij is de end-to-end encryptie. Hierdoor is de informatie alleen leesbaar is voor de verzender en de ontvanger(s).
Ontwikkelingen in chatapplicaties
Chatapplicaties ontwikkelen zich voortdurend en krijgen extra functionaliteiten. Zo hebben Telegram en Whatsapp communities gekregen.
Een andere belangrijke ontwikkeling is de toevoeging van generatieve AI in Whatsapp. Dit kan in conversaties toegevoegd worden om bijvoorbeeld berichten of plaatjes te toe te voegen en zoekopdrachten uit te voeren. Dit is niet zonder risico. Op dit moment (voorjaar 2026) geeft het bedrijf Meta Platforms (kortweg Meta en voorheen Facebook inc.) bijvoorbeeld het volgende aan over de informatie waar Meta AI bij kan: Als je deze functies gebruikt, ontvangt Meta je prompts, de berichten die je deelt en feedback om je rechtstreeks relevante reacties te geven.
Meta kan (nog) niet bij de berichten zelf. Het risico op informatiedeling met Meta wordt echter wel vergroot.
En bij Signal is een versleutelde back-upoptie in de cloud geïntroduceerd, waarmee voor het eerst een vorm van export mogelijk is. Wat dit betekent voor de mogelijkheden om te archiveren is nog onduidelijk.
Er zijn ook applicaties die een ander doel dienen, maar waarin ook chatberichten gedeeld kunnen worden. Het is belangrijk om deze los te zien van de chatapplicaties. Ook is de archiveringsstrategie mogelijk een andere dan bij de pure chatapplicaties, omdat deze applicaties over het algemeen in eigen beheer zijn en andere functionaliteiten kennen. Daarom kunnen voor de waardering en selectie van informatie uit die applicaties andere keuzes gemaakt worden.
| Applicatie | Toelichting | Dilemma | Implicatie voor archiveren |
|---|---|---|---|
| Social-media platforms | Bieden ook de mogelijkheid om berichten te versturen en ontvangen (DM’s). Dit is de Direct Messaging-functionaliteit. Voorbeelden: Facebook, Instagram en LinkedIn. | DM’s vallen niet echt onder de archivering van social-media platforms, omdat deze niet publiek zijn en enkel gearchiveerd kunnen worden vanuit het account. Het zijn in de werking en gebruik chatberichten op een ander platform. | De archivering is complex, maar vergelijkbaar met chatapplicaties. Belangrijk is hier in het beleid ook aandacht aan te besteden. |
| Applicaties gebruikt voor zakelijke communicatie | Gebruik door bedrijven en overheidsorganisaties voor bijvoorbeeld samenwerken en onderling communiceren. Dit type gebruik is echter niet de focus van deze aanbieders. Voorbeelden: Slack en Teams. | Zelfs als er specifieke mogelijkheden zijn voor zakelijke communicatie, was en is dat niet de focus van deze applicatie. Dit heeft gevolgen voor de geschiktheid voor het gebruik binnen de overheid Daarentegen zijn er ook applicaties die de zakelijke communicatie in een organisatie ondersteunen. | Het nadeel van deze applicaties is dat hiermee geen of beperkte interactie mogelijk is met de burger of met andere organisaties. |
| Vakapplicaties | Binnen specifieke vakapplicaties is het soms mogelijk om via chat te communiceren. Voorbeelden: Bloomberg. | Deze applicaties zijn niet voornamelijk bedoeld voor chatcommunicatie. Het is een functie die het primaire doel van de applicatie ondersteunt. | Voor het waarderen en selecteren van berichten in deze applicaties is het meestal mogelijk om deze wel te relateren zijn aan processen binnen de organisatie. |
| Overige applicaties | Tenslotte is er nog een restcategorie van applicaties waarin ook een mogelijkheid tot het uitwisselen van berichten is opgenomen. Voorbeelden: Spelletjes zoals Wordfeud en YouTube. | Deze applicaties zijn niet bedoeld voor zakelijke communicatie. Dit moet in het beleid (of in richtlijnen) duidelijk worden gemaakt. | Het is wel goed om te beseffen dat deze mogelijkheden bestaan. |
Om tot een weloverwogen keuze voor archivering van chatberichten te komen is het van belang om het informatieobject te bepalen. De keuze wat als informatieobject wordt beschouwd, bepaalt namelijk wat gearchiveerd wordt en op welke wijze dit mogelijk is. Deze paragraaf geeft informatie over types en kenmerken van informatieobjecten ter ondersteuning.
Stap 1: Bepaal het informatieobject
Niet alle chatberichten in een applicatie zijn een informatieobject. Chatberichten binnen applicaties vallen onder de Archiefwet en dienen volgens de wettelijke bepalingen in de selectielijst te worden behandeld. Vanuit het oogpunt van archivering zijn niet alleen de informatieobjecten in chat relevant, maar ook de metagegevens die belangrijke contextinformatie verschaffen. Hierbij is het van belang om te kijken naar de verschillende aggregaties (samenvoegingen van data).
Type Informatieobjecten in chat zijn:
- Conversatie
Een conversatie is een communicatiestroom die een-op-een of in groepsverband kan worden uitgewisseld. Een chatconversatie bevat de behandeling van een veelvoud aan chatgesprekken zonder dat er per se op een natuurlijke wijze een begin en een einde aan de conversatie zit. Een conversatie is het hoogste aggregatieniveau. - Gesprek
Een chatgesprek bestaat uit chatberichten die begrensd zijn in tijd en in onderwerp. - Bericht
Een chatbericht zelf is één technisch op zichzelf staand bericht, wat tevens het laagste aggregatieniveau van een document vormt volgens de documentdefinitie in de Archiefwet. Een emoji op een chatbericht is een reactie die we zien als deel van het bericht als metadata. Het is daarmee vergelijkbaar met een ontvangstbevestiging.
NB: Bij een chatbericht dat zowel niet-zakelijke als zakelijke informatie bevat, weegt het overheidsbelang zwaarder. Het chatbericht moet dan wel gearchiveerd worden. De reden is dat het een op zichzelf staand, niet verder deelbaar informatieobject is.
Kenmerken van de informatieobjecten
- afzender(s) chatbericht;
- ontvanger(s) chatbericht;
- overzicht deelnemers groepsapp;
- datum en tijdstip verzenden bericht;
- ontvangstbevestiging bericht ;
- leesbevestiging bericht;
- base64 encoded thumbnail bij afbeeldingen (specifiek bij WhatsApp);
- profielfoto mogelijk;
- contactgegevens gebruiker.
Het informatieobject kan bestaan uit (een combinatie van) de volgende vormen van informatie:
- tekstberichten;
- emoticons;
- foto’s;
- video’s;
- tekstbestand als bijlage;
- audioberichten;
- links naar externe websites;
- live locatiebepalingen;
- reactie (emoticon).
Stap 2: Keuzes voor archivering
De keuze van wat als informatieobject wordt beschouwd, bepaalt wat gearchiveerd wordt en op welke wijze dit mogelijk is. Als een gesprek of de hele conversatie als één informatieobject wordt beschouwd, is dat hetgene wat gearchiveerd wordt. Het is dan niet meer mogelijk om individuele berichten te verwijderen of naar specifieke berichten te zoeken. Voor het afleggen van verantwoording kan het voldoende of zelfs beter zijn om een hoger aggregatieniveau dan het individuele bericht te kiezen dan het te archiveren informatieobject. Echter vanuit privacy is dit minder wenselijk. Als organisatie moet je de afweging maken tussen alle belangen en het gebruik. Dit kan voor verschillende doeleinden anders uitpakken. Ook sectorale wetgeving in de brede zin kan hierbij een rol spelen.
Lees meer over beleid in de module Stel beleid voor chatarchivering op.
Voorbeeld: Bloomberg is een systeem waarbij informatie over de financiële markten wordt gedeeld. Handelaren wisselen hier berichten over uit. Deze berichten moeten allemaal bewaard onder de Sarbanes-Oxley Act (SOX) om aan te tonen dat er geen sprake is geweest van handelen met voorkennis. De Rabobank heeft hiervoor een miljardenboete gekregen. Hier weegt de verantwoording zwaar en is het risico hoog op een veroordeling en zware boetes als niet alle berichten zijn bewaard. Ook voor een overheidsinstelling die handelt op de geldmarkt.