Geschiedenis van het archiefbeheer
De verzameling Verspreide West-Indische Stukken (VWIS) is door toeval ontstaan. Na de dood in 1907 van de adjunct-archivaris van het ARA, Mr. A. Telting, die het beheer heeft gehad over de archieven van de Westindische koloniën, vond men deze stukken in zijn kast. Hij had ze uit verschillende Westindische archieven gehaald maar verzuimde ze terug te plaatsen. Dr. J. de Hullu, de opvolger van Mr. Telting, begon in 1908 met het inventariseren van de stukken en trachtte de oorspronkelijke vindplaatsen van de archieven te achterhalen. In een N.B. bij de index die hij op de verzameling vervaardigde, stelt hij:
"Vermoedelijk zijn deze stukken vroeger in de West-Indische archieven ondergebracht geweest en daar naderhand weder door Mr. Telting uit afgezonderd en in deze verzameling bijeengebracht."
Van verreweg het grootste deel van de stukken lukte het De Hullu niet de herkomst te bepalen, getuige een verslag van de vorderingen in "Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven" (VROA) van het jaar 1909, blz. 17. Van de 1074 nummers kon De Hullu toen van slechts 262 de herkomst met zekerheid vaststellen. Men besloot een plaatsingslijst te maken. In 1911 beëindigde Dr. de Hullu zijn beschrijving van de collectie Verspreide West-Indische Stukken. De oude plaatsingslijst Verspreide West-Indische Stukken nr. 10506 is hiervan de gestencilde neerslag. Daarnaast maakte hij de onvolledige Index Verspreide West-Indische Stukken nr. 74.
In het jaar 1978 maakte Ch. van Marle in het kader van de herinventarisatie van de archieven van de Tweede West-Indische Compagnie een klad-concordans van de verzameling VWIS. Haar klad-concordans deelde Van Marle als volgt in:
In de eerste kolom vermeldt zij de nummers van de stukken, in de tweede het onderwerp waar de stukken betrekking op hebben en/of soms het archief waar de stukken naar overgebracht moeten worden. In de derde kolom tenslotte vermeldt zij de archieven met (niet altijd) de archiefnummers waarheen de stukken zijn overgebracht of naar toe overgebracht dienen te worden. Tevens geeft zij in die kolom aan welke stukken vermist worden.
De verwerving van het archief
De rechtstitel is (nog) onbekend
Het archief is bij Koninklijk Besluit of ministeriële beschikking overgebracht.