Op het taakgebied administratieve rechtsbescherming, doet deze afdeling sinds 1861 de voorbereiding van de koninklijke uitspraak in publiekrechtelijke geschillen, waarvan de beslechting in afzonderlijke wetten aan de Kroon is opgedragen. De Afdeling draagt de uitspraak voor, de Kroon beslist.
Voor 1976 werd de instructiefase uitgevoerd op het betreffende ministerie. Zodra een dossier kompleet was en niet ingetrokken, werd dit gehele dossier "aanhangig gemaakt" bij de Afdeling voor de Geschillen van Bestuur van de Raad van State. Omdat de gehele instructiefase op het departement plaatsvond, kwam het slechts zelden voor dat een aanhangig gemaakte zaak nog werd ingetrokken.
Wanneer een zaak ter zitting was geweest, werd het ontvangen dossier tesamen met het advies van de Afdeling voor de Geschillen van Bestuur naar het betreffende ministerie retourgezonden. De stukken die in het dossier van de Raad van State achterbleven betroffen voornamelijk de intern opgemaakte stukken, zoals nota's, opmerkingen van de leden, notulen, presentielijst en concept-advies. (N.B. Notulen en presentielijsten werden niet in het dossier gelaten, doch in aparte series geplaatst.)
In 1976 trad de Wet AROB inwerking. De administratie ten behoeve van de Afdeling Rechtspraak werd onafhankelijk van de Afdeling Geschillen van Bestuur opgezet, waarbij werd besloten een zaak vanaf het ingestelde beroep tot en met de intrekking danwel uitspraak, in de eigen administratie op te nemen. Tevens werd besloten dat ook de Afdeling Geschillen van Bestuur de instructiefase zelf zou gaan doen.
Registratuur
Bij ontvangst van een beroepschrift werd door de registratuur een intructienummer toegekend. Dit nummer werd vooraf gegaan door een nul, daarna de Secretariekamer (1 t/m 11) en als laatste het volgnummer en jaartal. Werd een zaak overgedragen aan de sectie uitvoeringsfase, ter voorbereiding op de vergadering, dan werd door deze sectie een uitvoerings-/zaaknummer toegekend. Dit nummer vermeldt kamer, volgnummer en jaartal en had in het geheel geen relatie met het instructienummer.
In de loop der tijd werden er meerdere Secretariekamers ingesteld, elk belast met een bepaalde taak. Om verwarring met de kameraanduiding te voorkomen werd dit als volgt aangegeven:
De nummering van kamer I begon bij 1/76 etc. Het volgnummer werd niet voorafgegaan door de kameraanduiding "1", dit om verwarring met de aanduiding van kamer X te voorkomen. Daar het aantal zaken van kamer X niet de 100 overschreed, werd het volgnummer voorafgegaan door "10", dus 1001/77 t/m 1099/77.
Van 1968 t/m 1975 bestond ook Kamer XI. De nummering vangt aan met 11 (01/74). Omdat het aantal zaken boven de 100 kwam, nummerde men gewoon verder, bijvoorbeeld 1208/74, 1563/74, zodat in feite het kamernummer niet direkt meer aangegeven werd.
Dossiers van de afdeling Geschillen van Bestuur werden in het archief van de Raad van State als volgt geordend:
- Afgehandelde zaken, waarin het KB is verschenen, en zaken die tijdens de uitvoeringsfase zijn ingetrokken, worden per kamer, per jaar volgens het uitvoeringsnummer gerangschikt.
- Tijdens de instructie-fase ingetrokken zaken, die alleen een instructienummer hebben, werden in een aparte serie "Ingetrokken zaken" per kamer, per jaar op volgorde van instruktienummer gerangschikt.
- Afgedane Schorsingszaken stonden in een aparte serie 'S' nrs. tot 1983 gerangschikt.
Op 1 januari 1983 werd het uniforme stamnummer ingevoerd, waarop ook in het archief alle dossiers werden geordend.
Bij de ontvangst van een beroepschrift werd door de Registratuur het stamnummer vermeld. Dit nummer bleef gehandhaafd, ook al werd in de uitvoeringsfase nog een uitvoeringsnummer met jaartal hieraan toegevoegd. Bij de ordening van de dossiers in het archief speelden deze uitvoeringsnummers geen enkele rol.
Het in 1983 ingevoerde stamnummer ziet er als volgt uit:
G01.83.0075.249.83 of G02.83.0195/2298.84, waarin "G" de Afdeling Geschillen van Bestuur voorstelt, 02 de kamer welke de zaak behandelt en 0075 het volgnummer van binnenkomst is.
Omdat de afhandeling van zaken lange tijd in beslag kan nemen (soms jaren) komt het voor dat een zaak uit 1979 een uitvoeringsnummer heeft van 1983 (of later). Deze dossiers werden in een aparte serie op uitvoeringsnummer gerangschikt. Kamers hebben dossiers die voor 1983 (en dus een instructie- en uitvoeringsnummer hebben), omgezet in nummers met de huidige stamnummer-structuur, het zogenaamde 'fictieve stamnummer':
Bijvoorbeeld: G05.79.0130.178.83, waarin G05 voorstelt kamer 5, 79 het jaartal waarin de zaak een aanvang genomen heeft, 0130 is het instruktie- (volg-) nummer, 178 is het door kamer 5 gegeven uitvoeringsnummer en 83 geeft weer het jaartal waarin de zaak bij de sectie uitvoering in behandeling is genomen.
Het fictieve stamnummer past echter niet in de jaargang die in het stamnummer is weergegeven, omdat de dossiers in voorafgaande jaren gerangschikt worden volgens het instructie- of uitvoeringsnummer. Ook een fictief stamnummer wordt op uitvoeringsnummer gerangschikt, in dezelfde serie als waarin zaken met alleen een uitvoeringsnummer opgenomen zijn:
Bijvoorbeeld: G05.79.0130.178.83 is opgeborgen onder nummer 5178/83. De 5 staat voor kamer 5 en 83 is de jaargang waarin dit dossier is opgenomen. Dit dossier is dus niet opgenomen in jaargang 1979.
Indien in een zaak eveneens een schorsingsverzoek loopt, dan heeft dit dossier tot 1988 hetzelfde stamnummer als de hoofdzaak, aangevuld met een 'S'. Vanaf 1988 hebben schorsingszaken een eigen stamnummer, voorafgegaan door de letter 'B'. Bijvoorbeeld B05.88.0001. Indien echter eveneens een hoofdzaak heeft gelopen, is het schorsingsdossier gevoegd in het hoofdzaakdossier en hieronder ook opgeborgen.