2.05.01 Inventaris van het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1813-1870

Download inventaris als:PDF|XML Download inventaris Download inventaris
Sluiten
Taalgebruik in onze archieven Taalgebruik in onze archieven

Op onze website kunt u archieven doorzoeken met behulp van inventarissen (beschrijvingen van archieven, ook wel toegang genoemd). Deze inventarissen zijn vaak net zo oud als de archieven zelf. De mogelijkheid bestaat dat u woorden tegenkomt die vroeger gewoon waren, maar nu als kwetsend, racistisch of discriminerend ervaren worden.

Het Nationaal Archief onderzoekt momenteel de mogelijkheden om dit taalgebruik in inventarissen aan te passen, te verklaren of te voorzien van hedendaagse alternatieven.

Ik heb het begrepen

Zoekhulpen bij dit archief

Inhoud en structuur van het archief

Verantwoording van de bewerking

De archieven van het Ministerie van Buitenlandse Zaken 1813 - 1870 waren aanvankelijk in twee inventarissen beschreven:
Inventaris 2.05.01 die in de periode 1916 - 1923 door J.C. Beth is vervaardigd en in verschillende jaargangen van de VROA's is gepubliceerd:
  • Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven 1918, Bijlage VII, De archieven van het Departement van Buitenlandsche Zaken, pag. 291 - 466;
  • Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven 1921, Bijlage III, De archieven van het Departement van Buitenlandsche Zaken (1e supplement), pag. 111 - 240;
  • Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven 1923, Bijlage VI, De archieven van het Departement van Buitenlandsche Zaken (2e supplement), pag. 174 - 207.
De inventaris bevatte de beschrijvingen van het departementsarchief, van de ratificaties over de periode 1813 - 1900 en van 43 archieven van commissies, legaties en consulaten.
Inventaris 2.05.02 (supplement) bevatte een aanvulling op het departementsarchief en op enige commissies door J. Steur in 1927 vervaardigd en een lijst uit 1947 van de ratificaties over de periode 1900 - 1940.
Er was alle reden beide inventarissen grondig te herzien omdat daarmee een chronisch ziektegeval uit de wereld kon worden geholpen. Daarmee is geen negatief oordeel uitgesproken over de kwaliteit van de afzonderlijke beschrijvingen door Beth vervaardigd. Zijn beschrijvingen zijn heel redelijk. Hij heeft de grote hoeveelheid onderwerpsgewijs geordende stukken meestal kernachtig en generalistisch beschreven. De onderzoeker trof tot nog toe bij het raadplegen van de archieven van het departement van Buitenlandse Zaken 1813 - 1870 een aantal barrieres:
  • het departementsarchief tot 1870 is in vier deelinventarissen beschreven (drie in 2.05.01 en één in 2.05.02) zodat er geen duidelijk overzicht te krijgen was van het totale bestand. Daar kwam bij dat er geen onderlinge verwijzingen tussen de deelinventarissen zijn gemaakt. De paginering in 2.05.01 werkt daarbij ook uiterst verwarrend.
  • alle inventarissen van legatie- en consulaatsarchieven uit inventaris 2.05.01 zijn in 1970 in aparte inventarissen beschikbaar gekomen. Daarmee kwamen gedeelten van inventaris 2.05.01 te vervallen.
  • de serie ratificaties uit inventaris 2.05.01 wordt vervolgd in 2.05.02, terwijl in 1976 nog een toegang is vervaardigd op een deel van het bestand dat niet eerder was beschreven: de ratificaties van merendeel multilaterale verdragen. Deze toegang heeft echter nooit de studiezaal bereikt.
  • het omvangrijke gedeelte van de inventarissen waarin de onderwerpsgewijs geordende stukken van het departementsarchief zijn beschreven is niet nader onderverdeeld. Daarmee is elke onderzoeker praktisch gedwongen om alle beschrijvingen door te nemen om vast te stellen of er iets, dan wel dat er niets van zijn of haar gading bij is. Daarbij kan wel gebruik worden gemaakt van een later door medewerkers van de afdeling vervaardigde trefwoordenlijst, maar deze is verre van volledig.
  • bij vele onderwerpsgewijs beschreven stukken is verwezen naar 'oud dossier nummer A ...' (of B). Het wijst erop dat deze stukken retro-acta zijn geweest van de in 1870 ingevoerde ordening van stukken in de series A-dossiers en B-dossiers. Deze aanduiding is een welkome ondersteuning wanneer men reeds onderzoek heeft gedaan in de serie A-dossiers of B-dossiers na 1870. De aanduiding is als zoekmiddel echter onbruikbaar omdat er geen lijst van is gemaakt die naar de betreffende inventarisnummers verwijst.
  • een deel van de bestanden betreffende grenscorrecties betreft geen zelfstandige archieven, maar bescheiden afkomstig uit het departementsarchief die daar van waren afgezonderd en sindsdien aparte collecties zijn blijven vormen. (met name de bestanden bekend onder de namen A IV, A VI, A VII en A IX).
  • in de loop der tijd zijn nogal wat aanvullingen verwerkt die handmatig in de inventaris zijn verwerkt. De betrouwbaarheid daarvan is niet optimaal omdat lang niet altijd alle exemplaren van de inventaris op identieke wijze zijn bijgewerkt. Dat geldt ook voor de vele met de hand aangebrachte extra aanwijzingen van medewerkers van de afdeling, die bovendien de inventaris niet erg leesbaar maken.
  • de vele materiële aanvullingen op het archief zijn in a-, b-, of c-nummers verwerkt, of in nummers met een asterix (*). Met het oog op de invoering van het automatiseringssysteem Archeion was het gewenst deze inventarisnummers te wijzigen in een nummer zonder extra aanduiding van letter of teken.
Mijn bedoeling was om de inventarissen 2.05.01 en 2.05.02 geheel te herzien, waarbij ook de beschrijvingen zouden worden nagetrokken en waar nodig verbeterd. Dat is met name nodig voor de beschrijvingen uit inventaris 2.05.02 die ten dele cryptisch, ten dele veel te gedetailleerd zijn. Door mijn vertrek bij de Tweede Afdeling per 1 januari 1990 heb ik mij moeten beperken tot een sanering van de verschillende onderdelen en de samenvoeging tot één inventaris van de beschrijvingen van het eigenlijke departementsarchief, zonder de beschrijvingen te toetsen of inhoudelijk te verbeteren.
Daarbij heb ik de volgende werkzaamheden verricht:
  1. Samenvoeging van de beschrijvingen van de ratificaties uit:
    • inventaris 2.05.01 (1e supplement, pag. 88 (146) - 136 (194);
    • inventaris 2.05.02 (aparte pag. 1 - 29);
    • de niet-gepubliceerde inventaris van ratificaties van multilaterale verdragen, uit 1976
  2. In aparte inventarissen uitbrengen van de beschrijvingen van de commissie-archieven betreffende grensscheidingen (alle opgenomen in verzamelband 2.05.32) voor zover het stukken van voor 1870 betreft:
    • commissies tot regeling van de grensscheidingen tussen Nederland en Pruisen en Hannover (oud A II); nr. toegang 2.05.32.23
    • conferentie te Londen ter regeling van de Nederlandse en Belgische zaken (oud A III); nr. toegang 2.05.32.25
    • commissie tot regeling der grensscheiding tussen Nederland en België (oud A VIII); nr. toegang 2.05.32.24
  3. Onderbrengen van alle beschrijvingen van het archief van het departement (in enge zin) van Buitenlandse Zaken 1813 - 1870 in één inventaris, waarbij een systematische indeling is ontworpen. Aan de beschrijvingen zelf zijn slechts redactionele verbeteringen aangebracht. Als hoofdindeling is gekozen voor een onderscheid in stukken geordend op chronologie (I), op afzender (II) en op onderwerp (III). Bij de onderwerpsgewijs geordende stukken heb ik een indeling ontworpen die redelijk voldoet maar nog niet volledig is uitgewerkt en getoetst. Voor het toepassen van de rubriek III.D. Protocollaire aangelegenheden heb ik gekeken naar de indeling van het Kabinetsarchief 1871 - 1940. Binnen de rubriek III.F. Betrekkingen met het buitenland heb ik gekozen voor een onderwerpsgewijze indeling en niet voor een indeling naar land. Het laatste geeft namelijk weinig mogelijkheden om nog naar behoren verder op onderwerp in te delen. De nu gekozen indeling heeft als nadeel dat de beschrijvingen niet naar land zijn geordend. Dat nadeel is echter opgevangen door de index waarbij alle landen apart zijn geïndiceerd, voor zover ze in beschrijvingen zijn vermeld. Het voorlopig karakter van de inventaris komt ook tot uitdrukking in de rubriek III.G. Nog in te delen beschrijvingen die niet direkt plaatsbaar waren, hetzij door de beschrijving onvoldoende informatie daartoe gaf, hetzij doordat het schema er niet in voorziet.
  4. Als extra middelen om de toegankelijkheid te vergroten zijn enige bijlagen toegevoegd.
    • een verwijzing vanuit de nummers uit de serie A-dossiers en B-dossiers naar de stukken uit de periode 1813 - 1870, voor zover deze nummers in de beschrijvingen waren aangegeven.
    • een index op trefwoorden, die de bestaande en niet volledige handgeschreven index vervangt.
    • een concordantie van oude nummers naar nieuwe nummers. Dit was nodig omdat de later toegevoegde a- en b-nummers hernummerd moesten worden, evenals de ingevoegde stukken uit de collecties A IV, A VI, A VII en A IX en enige andere ingevoegde stukken. Overigens is hernummering verder achterwege gebleven.
    • een verwijzing van inventarisnummers naar de pagina's waar men deze terug kan vinden. Deze bijlage is nodig wanneer men de beschrijving van een bepaald inventarisnummer wil opzoeken. Door de herindeling van de inventaris en door het behoud van de bestaande nummering kan dat niet meer rechtstreeks gebeuren. Bij het raadplegen van de bijlage die verwijst vanuit A-dossiernummers moet men eveneens deze bijlage raadplegen om de juiste pagina waar de beschrijving voorkomt te kunnen vaststellen.
Het doel van de werkzaamheden was de bruikbaarheid van de bestaande inventaris(sen) te vergroten, waarbij de kwaliteit van de beschrijvingen zelf in principe buiten beschouwing is gebleven. Deze werkzaamheden zijn niet geheel voltooid. Het resultaat van een en ander is dan ook een voorlopig produkt, waar nog een aantal werkzaamheden aan moet worden verricht, zoals een duidelijke aanwijzing voor het verrichten van onderzoek in het archief, met name waar het de ordening van de series en het gebruik van de eigentijds toegangen betreft. Niettemin is het belangrijkste doel van deze sanering bereikt: de toegankelijkheid van het departementsarchief van het ministerie van Buitenlandse Zaken over de periode 1813 - 1870 is verbeterd.

Ordening van het archief

Gegevens voor dit hoofdstuk zijn ontleend aan: F.J.M. Otten, Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940 (Den Haag, Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004) , pp. 197-207.
De inventaris maakt globaal onderscheid in a. chronologisch geordende stukken (het verbaalarchief) en b. op onderwerp geordende stukken (de buiten-verbaal gehouden bescheiden). De laatste categorie bevat veel belangrijke stukken en de onderzoeker doet er dan ook verstandig aan eerst na te gaan of daarin relevante stukken zitten, en dan pas onderzoek te doen in het verbaal.

Verbaalarchief

In meerderheid zijn de stukken geborgen in het chronologisch verbaal. Vanuit het oogpunt van archiefsystematiek en wijze van berging van de stukken zijn een drietal periodes te onderscheiden: 1813-1823, 1824-1862 en 1863-1870.
Jaren 1813-1823:
In deze periode fungeerden twee bureaus, maar alleen in de eerste jaren (1813-1816) leidde dat per bureau tot aparte series ingekomen stukken, minuten van uitgaande stukken en bijbehorende toegangen. Vanaf 1817 is deze scheiding ongedaan gemaakt: er kwam één serie ingekomen stukken en één serie minuten, die elk hun eigen, per jaar doorlopende nummering hebben. Voor in elk pak ligt een lijst van ontbrekende nummers (vaak van stukken die gingen deel uitmaken van dossiers).
Om de relatie tussen ingekomen stuk en bijbehorend uitgaand stuk te achterhalen, kunnen zowel de agenda's als de indices dienen: in de rechter kolommen van agenda en index wordt verwezen naar datum en nummer van de minuut. De indices missen in deze jaren vaak een aparte hoofdenlijst, maar de hoofden (rubrieken) zijn wel alfabetisch geordend. Als hoofd zijn naast onderwerpen ook instanties (bijvoorbeeld: Amerika, legatie) gebruikt. In de klappers is per letter eerst een lijstje van onderwerpen en geografische begrippen opgenomen, daarna volgen (niet lexicografisch) de persoonsnamen.
Jaren 1824-1862:
Vanaf begin 1824 werden ingekomen stukken en minuten samengevoegd in één serie, waarbij de minuut van het uitgaande stuk werd geborgen bij - en op ontvangstdatum en agendanummer van het ingekomen stuk. Voor in elk pak ligt (net als in 1813-1823) een lijst van ontbrekende stukken, terwijl nu per dag een dagagenda is bijgevoegd, die in de rechter kolom verwijst naar de pagina's van de index.
Die indices zijn nodig om het vervolg van een zaak te kunnen traceren. De meeste indices hebben voorin (beknopte) hoofdenlijsten. Grotere hoofden zoals `Koophandel en zeevaart' of `Militaire zaken' kregen een nadere verdeling in sub-rubrieken. Omdat veel stukken in de indices werden ingeschreven zowel op onderwerp als op afzender, werd in de rechter kolom vaak verwezen naar een pagina waarop het stuk een tweede maal was geregistreerd. De klappers zijn qua systematiek ongewijzigd gebleven ten opzichte van de jaren 1813-1823.
Naast dagagenda's, indices en klappers zijn er over de gehele periode 1813-1870 voor de correspondentie met de legaties ook zogenaamde accusatieboekjes bijgehouden, in feite een concordantie tussen datum en nummers van de afzenders en die in het verbaal van Buitenlandse Zaken.
Jaren 1863-1870:
Ook in deze jaren werd het agendastelsel toegepast (met de minuten geborgen bij - en op ontvangstdatum en nummer van het bijbehorende ingekomen stuk), maar de agendanummering per dag werd vervangen door een per jaar doorlopende nummering. Op de minuten staat wel een veelal latere datum van verzending vermeld, maar deze datum had dus geen invloed op de berging. In een later stadium ingekomen en uitgegane stukken over een zelfde zaak kregen een eigen (hoger) nummer en werden daar ook opgelegd: binnen het verbaal vond dus geen dossiervorming plaats. Wel werden in toenemende mate stukken buiten het verbaal gehouden en tot onderwerp-bundels gevormd.
Er zijn voor deze periode geen indices beschikbaar. De klappers op eigennamen verwijzen nu naar de agendanummers. In de agenda's zelf werd in de rechter kolom vermeld, of en zo ja op welke dag een afdoening (minuut) plaats vond op de ingekomen stukken.
Geheim verbaal (vanaf 1825):
Het verbaal bevatte aanvankelijk ook de geheime stukken, tot deze categorie in oktober 1825 een eigen serie ging vormen, waarvan in 1828 weer een serie zeer-geheime verbalen werd afgesplitst. De wijze van berging is conform het niet-geheime verbaal. De geheime stukken werden meestal in aparte agenda's ingeschreven, maar in de indices samen met de niet-geheime stukken opgenomen.

Op onderwerp geordende stukken

Naast het verbaalarchief zijn er de op onderwerp geordende stukken, die door de inventarisator zijn gerubriceerd. Deze rubrieken weerspiegelen de diverse taken:
  • organisatie en personeel van het departement en van de buitenlandse dienst, met onder meer een omvangrijke serie correspondentie inzake benoeming en ontslag van consulaire amtenaren;
  • comptabele aangelegenheden, met registers van ordonnanties tot betaling, ontwerp-begrotingen, rekeningen;
  • protocollaire aangelegenheden, met sub-rubrieken als: Koninklijk Huis, bekrachtiging van verdragen, verlenen en aannemen van onderscheidingen, en erkenning van diplomatieke en consulaire vertegenwoordigers;
  • belangenbehartiging van Limburg (vanaf 1840) en Luxemburg (vanaf 1815) als leden van de Duitse Bond;
  • betrekkingen met het buitenland, met sub-rubrieken als: algemeen, politiek-militaire zaken (waaronder grensverdragen), economische zaken (met veel stukken betreffende de onderhandelingen over verdragen van handel en scheepvaart), juridische aangelegenheden (onder meer uitlevering van misdadigers), scheepvaart (met name de Rijnvaart).
In de sub-rubriek `algemeen' van deze laatste rubriek (betrekkingen met het buitenland) zijn enkele belangrijke series ondergebracht. Allereerst de serie traktaten uit de jaren 1813-1870, voorzien van een eigen nummering 1-399 (voor de bijbehorende ratificaties zie paragraaf 3.4). Voorts de zogenaamde ochtendrapportage aan de Koning en de politieke rapportage van Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigers in het buitenland. De ochtendrapporten zijn in feite agenda's waarmee politieke depêches aan de Koning werden aangeboden, met een `voorlopig voorstel' van de minister inzake de afdoening en een kolom waarin de `beslissing van den Koning' kon worden vermeld (ook na 1848 toen er voor de Koning aanzienlijk minder zelfstandig viel te beslissen). De serie politieke rapportage begint in 1853: voordien werden deze stukken opgelegd in het verbaal. De serie is primair op jaar en secundair op diplomatieke standplaats geordend. Opgemerkt zij, dat tot in de tweede helft van de 19de eeuw de correspondentie tussen het departement en de diplomatieke vertegenwoordigers in het Frans werd gevoerd.