Archief
Titel
2.05.34 Inventaris van de toegangen op de archieven van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1871-1940
Auteur
J.A.M. PoulisseVersie
09-10-2023
Copyright
Nationaal Archief, Den Haag
1987 cc0Beschrijving van het archief
Naam archiefblok
Ministerie van Buitenlandse Zaken: Toegangen bij de Ministeriële Archieven BuZa / Toegangen
Periodisering
oudste stuk - jongste stuk: 1871-1940
Archiefbloknummer
Z21103Omvang
1459 inventarisnummer(s); 108,80 meterTaal van het archiefmateriaal
Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands
Archiefdienst
Nationaal ArchiefLocatie
Den HaagArchiefvormers
(1871-1940) Ministerie van Buitenlandse Zaken / Toegangen bij de Ministeriële ArchievenSamenvatting van de inhoud van het archief
Het betreft hier de verzameling aangelegde agenda's, indices, klappers en expeditieregisters. Hiervan kunnen de agenda's en indices van belang zijn, ingeval men uit de inventarissen van de A-dossiers (2.05.03), de B-dossiers (2.05.38) en de DEZ-dossiers (2.05.37) niet kan opmaken of de gezochte stukken in een dossier zijn opgelegd. Deze toegangen verwijzen namelijk naar een nummer in de serie dossiers. De agenda's verwijzen met de letter 'R' naar oplegging in de serie Politieke rapportage (toegang 2.05.19).Archiefvorming
Geschiedenis van het archiefbeheer
Het archief werd in 1987 door het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan de Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief overgedragen. De omvang van het archief bedraagt 100.4 m'.
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.
Inhoud en structuur van het archief
Ordening van het archief
Gegevens voor dit hoofdstuk zijn ontleend aan:, pp. 197-207. F.J.M. Otten, Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940 (Den Haag, Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004)
In deze plaatsingslijst zijn de eigentijdse toegangen (o.a. agenda's, indices, klappers) op de afdelingsarchieven van het ministerie van Buitenlandse Zaken beschreven.
Onder de term Toegangen wordt een bestand aangeduid, dat bestaat uit de destijds door Buitenlandse Zaken aangelegde agenda's, indices, klappers, accusatie- en expeditieregisters. Met name de agenda's en indices kunnen van belang zijn, indien men uit de inventarissen van de A-, B- en DEZ-dossiers niet kan opmaken of bepaalde stukken in een dossier zijn opgelegd en zo ja in welk dossier.
De agenda's beslaan de gehele periode 1871-1940. Ze werden gebruikt voor stukken van meerdere afdelingen, met uitzondering van het Kabinet, dat (tot en met 1920) een afzonderlijke agenda aanhield. Ook zijn er aparte agenda's van stukken in de B-dossiers, jaren 1900-1939 (met lacunes) en van de Directie Economische Zaken (DEZ) over de jaren 1919-1923. De agenda's zijn ingericht in de volgorde van het per jaar doorlopend agendanummer en bevatten de volgende kolommen: agendanummer; korte inhoud; behandelende afdeling; uitgaand stuk. In de eerste kolom is vermeld in welk dossier de stukken zijn geborgen; in later jaren is dat vaker het geval dan kort na 1870. Soms is een hoofdletter `R' vermeld: dit kan duiden op oplegging in de serie politieke rapportage.
De indices zijn aanwezig over de jaren 1871-1920 en betreffen eveneens stukken van verschillende afdelingen. Ze missen als regel een hoofdenlijst (zie hiervoor de klappers), maar de hoofden of rubrieken zijn in alfabetische volgorde opgenomen, althans in de eerste decennia na 1870. Ze verwijzen naar vorige vermeldingen in de index en in later jaren veelal ook naar het nummer van het A- of B-dossier.
De klappers op de indices over de periode 1871-1920 verwijzen naar de bladzijden in de indices. Per letter bevatten de klappers eerst een lijstje van onderwerpen, daarna volgen de persoonsnamen en geografische namen. Vanaf 1913 zijn er tevens klappers op de agenda's, vanaf 1920 in de vorm van een kaartsysteem.
De accusatieregisters betreffende de correspondentie met de legaties (1871-1937) zijn net als in de periode vóór 1871 ingericht op afzender; ze verwijzen naar de agendanummers.
Aanwijzingen voor de gebruiker
Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
- Creëer een account of log in.
- Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
- Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Buitenlandse Zaken: Toegangen bij de Ministeriële Archieven, nummer toegang 2.05.34, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, BuZa / Toegangen, 2.05.34, inv.nr. ...
Verwant materiaal
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar
2.05.19 - Kabinetsarchief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken betreffende de Politieke Rapportage door Nederlandse Diplomatieke Vertegenwoordigers in het Buitenland, 1871-1940
2.05.03 - Ministerie van Buitenlandse Zaken: A-dossiers, 1815-1940
2.05.37 - Ministerie van Buitenlandse Zaken: Directie Economische Zaken, 1919- 1940
2.05.38 - Ministerie van Buitenlandse Zaken: B-dossiers (Consulaire- en Handelsaangelegenheden), (1858) 1871-1940 (1955)