Geschiedenis van het archiefbeheer
Vorming en opbouw van het verbaalarchief
Het archief van de Administratie der Belastingen in de periode 1831-1975 maakte deel uit van een centraal verbaalarchief waar ook stukken van andere organisatieonderdelen van het Ministerie van Financiën in werden opgeborgen.
In dit archief werden de stukken op chronologische volgorde, en per dag op registratienummer geordend. Zo'n serie van per dag op nummer geordende stukken wordt een "verbaal" genoemd. Een verbaal, in officiële archiefterminologie, is: "een serie van de op een dag of in één zitting, vastgestelde minuten van Besluiten (brieven) al dan niet met bijlagen, en van voor kennisgeving aangenomen ingekomen stukken".
Archieftechnisch gezien is deze methode van archiefvorming en -ordening eenvoudig en weinig arbeid vragend. Voor het opzoeken van de stukken lag dat over het algemeen anders. Als men meerdere stukken betreffende een zaak nodig had, moest men via de door- en terugverwijzingen de verspreid geborgen stukken bij elkaar halen. Dat kon behoorlijk tijdrovend zijn.
In mei 1940 bevatte het verbaalarchief bescheiden van de volgende organisatorische eenheden van het Ministerie van Financiën:
- Afdeling Kabinet en Secretarie van 1945 tot 1950 Kabinet en Personeel, van 1952 tot 1956 de afdeling Kabinet.
- Administratie der Generale Thesaurie, van 1952 tot 1959 Algemeen Beheer der Generale Thesaurie.
- Administratie der Belastingen, na 1959 het Directoraat der Belastingen.
Na 1950 kwamen hier nog bij:
- de afdelingen vallend onder de Directeur-generaal voor Fiscale Zaken in algemene dienst.
Vroegere toegankelijkheid van het archief
In de praktijk werden, met het doel ze tijdens afdoening en na berging te kunnen opsporen, de belangrijke ingekomen en uitgaande stukken "geregistreerd", "geagendeerd" en, vanaf 1936 vervolgens "geïndexeerd".
Het registreren hield in dat aan, en ook daadwerkelijk op de stukken een registratienummer werd meegegeven. Alle op één dag geregistreerde stukken werden dus op numerieke volgorde als dageenheid, het "verbaal" van die dag, bij elkaar opgeborgen ("verbaalvorming"). Als datum en nummer van het stuk bekend waren was het dus zo uit het archief te halen. Over het algemeen werden op een stuk ook datum en nummer van voorgaande en nagekomen stukken vermeld.
In agenda's werd op volgorde van de uitgegeven nummers, bijgehouden welke stukken waren geregistreerd. Daarbij werd ook een korte inhoudsbeschrijving opgenomen, en eventueel verwijzingen naar voorgaande en volgende stukken betrekking hebbende op dezelfde zaak. Deze verwijzingen werden ook op achterzijde van de stukken gezet.
Het zoeken naar een zaak via de agenda's was nog redelijk omslachtig. Toch boden ze de gelegenheid sneller meerdere op elkaar betrokken stukken te zoeken. Aanvankelijk was het archief niet anders toegankelijk dan te zoeken via de agenda's. De voorloper van het middels deze inventaris toegankelijke archief, het archief van de Administratie der Belastingen 1831-1935, is in hoofdzaak op deze wijze toegankelijk.
Het indexeren hield in dat, vanaf 1936 elk stuk een onderwerpskenmerk mee kreeg. Dit gebeurde met behulp van de "index", een opsomming van alle mogelijk bij het ministerie voorkomende onderwerpen, waaraan nummers waren toegekend, de zgn. "indexnummers". De opsomming van indexnummers had een "logische" indeling, dwz. op basis van overeenkomst en verschil in onderwerpen. In zeker opzicht was de index te vergelijken met de nu nog bij de gemeenten gebruikte classificatie "code VNG".
Wanneer het onderwerp bepaald was, nam men uit de index het daarvoor staande nummer over op het stuk. Kende het onderwerp meerdere kanten dan werden op het stuk meerdere (tot drie) indexnummers geplaatst.
Vanaf de invoering van het indexsysteem werden van de geregistreerde uitgaande stukken doorslagen gemaakt. Deze "indexkopieën", zoals ze bij Financiën werden genoemd, werden op onderwerp, aan de hand van het via de index toegekende bijbehorende indexgetal opgeborgen. Binnen deze series indexkopieën waren de stukken chronologisch geordend. Zo ontstonden wat in archiefterminologie heet rubrieken. Fysiek waren het lijvige reeksen dunne, roze of gele doorslagen in stevige roze mappen met koperen snelhechters.
Aan een stuk werden nooit meer dan twee of drie onderwerpen, cq. indexnummers toegekend. Praktisch gezien was het gewoon te moeilijk meer dan drie goed leesbare doorslagen te maken. Daarmee was het dus ook mogelijk al zoekende een zaak vanuit een ander gezichtspunt te benaderen.
Over het algemeen zaten de (uitgaande !) stukken betreffende een zaak in dezelfde map. Tegelijk kon nu ook bekeken worden wat in andere soortgelijke zaken was gedaan, deze zaten per slot van rekening ook in dezelfde map.
De ingekomen brieven, waarvan men dus geen doorslag had, zaten in het minuteformulier van de uitgaande brieven. Als men die in wilde zien moest men deze dus op datum en nummer uit het "originelen" archief vissen.
Naast de hiervoor genoemde instrumenten stonden nog de indexkaartjes en de rubriekenlijsten ter beschikking.
De indexkaartjes vormden een kaartsysteem dat alfabetische gerangschikt op persoonsnaam of instellingsnaam ingang gaf, met vervolgens verwijzing naar datum, stuknummer en ook indexgetal (rubriek).
De rubriekenlijsten waren in zeker opzicht een afgeslankte variant van de agenda's. Het waren per dag opgestelde numerieke (stuknummer) lijsten die verwezen naar behandelende afdeling en indexgetal.
Het indexsysteem gaf qua vorming en onderhoud als toegangssysteem, cq. neveningang veel meer werk dan het agendasysteem. De belangrijke winst ervan zat in het veel meer rechtstreekse toegankelijk zijn van het archief. Weliswaar zaten de stukken betreffende een zaak in een indexreeks nog wel "chronologisch verspreid", maar het totaal aantal door te nemen stukken werd zeer sterk beperkt. Daardoor nam de snelheid waarmee het archief te raadplegen was behoorlijk toe.
De vorming van de series indexkopieën had wel als effect dat de aanwas van het verbaalarchief meer dan verdubbelde, en dat de omvang van het archief daarom snel uitdijde.
Overgang naar het dossierstelsel
Vanwege het Koninklijk Besluit "K 425" (1950) werden Rijksoverheidinstellingen verplicht voor hun archiefvorming het dossierstelsel in te voeren, oftewel over te gaan op de zaaksgewijze ordening.
Bij Financiën gingen, na een voorbereidingsperiode, vanaf 1956 geleidelijk aan steeds meer directies over op het dossierstelsel. Voor de ordening van de dossiers werd een classificatie, cq. "archiefcode" gebruikt die afgeleid was van de code VNG. Als gevolg hiervan nam het aantal stukken dat in het verbaalarchief werd opgenomen sterk af. Hieronder staat wanneer bij welke afdeling het dossierstelsel werd ingevoerd:
- afdeling Organisatie van de Belastingdienst op 1 maart 1956.
- afdeling Indirecte Belastingen op 1 mei 1956.
- afdeling Accijnzen op 15 april 1957.
- afdeling Invoerrechten 1 augustus 1957.
- afdeling Directe Belastingen 16 mei 1958.
Het einde van het verbaalstelsel
Na 1 mei 1960 werden nog slechts de archiefbescheiden van 2 afdelingen van het Directoraat-Generaal der Belastingen in het verbaalarchief opgeborgen, en wel van de:
- afdeling Personeel van de Belastingdienst; en
- afdeling Algemene en Juridische Zaken van de Belastingdienst.
Pas in juli en augustus 1975 gingen ook deze afdelingen over op het dossierstelsel. Het verbaalstelsel werd toen definitief afgesloten.
Tijdens de bewerking van het archief voor deze inventaris is vastgesteld dat naarmate de jaren verstrijken en men dichter bij 1955 komt, het steeds vaker voorkomt dat "voor- en nastukken" als bijlage in het minuteformulier bij een stuk zijn gevoegd. Een verkapte vorm van dossiervorming.
Voorgaande bewerkingen van het verbaalarchief
Tot en met april 1956 heeft vernietiging uit het archief plaatsgevonden. Hierbij werden stukken tot en met het eerste kwartaal van 1951 ter vernietiging aangewezen met machtiging van de Algemeen Rijksarchivaris. Het betrof minuten met bijlagen die vermeld stonden op de daglijsten van voor vernietiging vatbare stukken.
Deze vernietigingen vonden plaats in de volgende jaren:
- In 1946 (Algemeen Secretariaat nr. 204 d.d. 6-5 1946), machtiging d.d. 27 5 1946) de periode 1938 1940;
- in 1947 (Algemeen Secretariaat nr. 168 d.d. 31 3 1947), machtiging d.d. 14 4 1947 ) de periode 1942;
- in 1952 (Algemeen Secretariaat nr. 84 d.d. 13 3 l952), machtiging d.d. 21 3 1952) de periode 1942 1946.
In 1983 is het gedeelte 1831-1940 van het centraal verbaalarchief aan het Algemeen Rijks Archief overgedragen. Het is daar bewerkt en beschreven door A.M. Tempelaars, medewerker van het ARA. In 1986 verscheen de inventaris "Het openbaar en kabinetsgeheim verbaalarchief van het Ministerie van Financiën 1831-1940". De reden voor de zodanige splitsing in het archief was een geschiedkundige, namelijk, de indeling in de tijdvakken "voor de oorlog" en "vanaf het begin van de oorlog in 1940".
Het resterende achterblijvende deel werd aangeduid als het "verbaalarchief van het Ministerie van Financiën, 1940-1975. Het bevatte bescheiden van:
- Afdeling Kabinet en Secretarie (K&S)
- Administratie der Generale Thesaurie (GT)
- Administratie der Belastingen (AdB) + afdelingen vallende onder de Directeur-generaal voor Fiscale Zaken in algemene dienst (DGFZ)
Tussen 1983 en 1988 is in de semi-statische fase op het ministerie zelf het resterende deel 1940-1975 gesplitst in aparte delen betreffende K&S, GT, AdB en het DGFZ.
In 1988 en 1989 bewerkte de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) het deel aangaande belastingaangelegenheden. Besloten werd bij deze bewerking het deel van 1 januari 1936 tot 10 mei 1940, dat in 1983 al aan het ARA was overgedragen, mee te nemen. De reden hiervoor was in plaats van een geschiedkundige een archieftechnische, namelijk de ingangsdatum van het indexsysteem. Het resultaat van deze bewerking is de "concept-inventaris van het verbaalarchief van het DIRECTORAAT-GENERAAL DER GENERAAL DER BELASTINGEN van het Ministerie van Financiën 1936-1975".
De CAS heeft tijdens deze bewerking stukken uit de verbalen voor vernietiging in aanmerking gebracht en daarbij op vernietigingstermijn afgesteld. Stukken betreffende het DGFZ zijn afgescheiden. Het indexsysteem, c.q. de indexkopieën als toegang erop, is integraal in de oude orde behouden. Hieruit is door de CAS zeker niet, en voor zover bekend is (!) verder daarvoor ook nooit, vernietigd. Ook de verbalen zijn in de oude orde gebleven. Ze zijn dusdanig als een chronologische reeks beschreven. De indexkopieën zijn als een (index-) numerieke serie "rubrieksgewijs" beschreven.
De verwerving van het archief
Overbrenging van een overheidsarchief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.