2.08.78 Inventaris van de Algemene Index van het Ministerie van Financiën: kopieën van besluiten en uitgaande brieven, 1936-1975

De algemene index van het Departement van Financiën vormde een deel van de toegangen op de archieven van dat Departement. Er zijn verschillende 'lagen' binnen die indextoegang te herkennen.

Behoudens van enkele met name in de index genoemde categorieën brieven, werd van elke uitgaande brief een doorslag gemaakt. Deze doorslagen werden onderwerpsgewijs geordend, dat wil zeggen dat elke doorslag een nummer of meerdere nummers kreeg die aan de hand van het 'indexboekje' werd bepaald. Bijvoorbeeld: 04 is de onderwerpsaanduiding voor Onderwijs, Kunsten, Wetenschappen en Eerediensten, 043 is de onderverdeling voor Wetenschappen, 04311 voor Algemeen Rijksarchief. Deze getallen noemt men rubrieknummers. Deze aldus geordende doorslagen werden in ordners opgeborgen. Binnen een ordner werden dan de doorslagen met een gelijk rubrieknummer op datum ingevoegd. De doorslagen kunnen roze of geel gekleurd zijn. Een doorslag is roze als op de originele stukken aangegeven werd dat betreffende stuk in aanmerking kwam voor vernietiging (na 5 jaar) of geel als de vermelding 'bewaren' aangegeven was. Aan het 'indexboekje' werd een trefwoordenregister toegevoegd zodat eenvoudig van een onderwerp naar het betreffende rubrieknummer werd verwezen. De rubrieknummers werden op het doorslag genoteerd. Daarnaast zijn op de doorslagen verwijzingen aangebracht naar voorgaande of volgende brieven over het onderwerp meestal met vermelding van het rubrieknummer waarop de verwezen brief geordend werd.

Daarnaast werd op naam van elke adressant aan wie een brief gericht werd een zgn. 'indexkaartje' aangelegd. Deze kaartjes werden alfabetisch gerangschikt. Op de indexkaartjes valt het volgende af te lezen:

• De namen van de personen en instellingen aan wie brieven verstuurd zijn. Zo zijn op het kaartje 'Wit' alle brieven vermeld welke aan personen, genaamd 'de Wit' verstuurd zijn, met vermelding van de initialen, zodat op het kaartje zowel A. de Wit als Z. de Wit zijn terug te vinden.
• Brieven met dezelfde naam werden chronologisch (te beginnen in 1936) op het kaartje opgenomen. Dus naast de naam kan worden afgelezen op welke datum een bepaalde brief is verzonden.
• De nummers van die brieven. Hiermee konden dan de originele brieven opgezocht worden in de chronologische serie.
• Tenslotte werd ook het rubrieknummer vermeld waaronder het doorslag van de uitgaande brief was opgeborgen. Zo kon zelfs als het origineel al vernietigd was toch nog nagegaan worden wat de aard en inhoud van een brief was geweest.

De algemene index is een afspiegeling van alle onderwerpen, waarmee de minister van Financiën te maken heeft gehad. Elk hoofdrubriek begint met subrubrieken als Algemeen, Organisatie, Commissies, Wetten en Besluiten, Uitvoeringsvoorschriften.

Als men wil nagaan wat het beleid ten aanzien van de heffing van Vennootschapsbelasting gedurende de oorlog is geweest, dient men een rubrieknummer uit de hoofdrubriek 117 'Vennootschapsbelasting' te kiezen. Binnen alle rubrieken en subrubrieken kunnen doorslagen opgenomen zijn die (in-)direct met de oorlog of de afwikkeling daarvan betrekking hebben.

Hoofdrubriek 0118 is gewijd aan Bijzondere Maatregelen, Beslissingen enz. in verband met den oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden. Deze hoofdrubriek is zowel tijdens de oorlog als daarna veelvuldig gebruikt en bevat dus zeer veel doorslagen. Een van de meest gebruikte rubrieknummers is nummer 011827. Dit rubrieknummer heeft als omschrijving in het 'indexboekje' als omschrijving meegekregen: Oorlogsrecht; internationaal rechtsverkeer tijdens den oorlog. Na de oorlog is hier o.m. aan toegevoegd: Vijandelijk vermogen, Herstel Rechtsverkeer, Collaboratie, Centrale Vermogensopsporingsdienst, Blokkering, Rechtsherstel, Effectenregistratie, Rijksmarkenwet.

Binnen deze rubriek kan men talloze individuele beslissingen met betrekking tot genoemde onderwerpen vinden maar ook (algemeen geldend) beleid ten aanzien van groepen van bedrijven of individuen.

Er zijn een aantal manieren waarop gezocht kan worden naar een specifieke brief of ander document, namelijk:

• Indien het een correspondentienummer met bekende instantie of persoon betreft raadpleeg dan de indexkaartjes (inventarisnummers 2-133), hierop staan naam, rubriek, datum en rubrieknummer. Via de rubrieknummer kan gezocht worden in de indexkopieën (inventarisnummers 257-6885).
• Indien alleen datum en nummer bekend zijn. Via de rubrieklijsten (inventarisnummers 139-256) het rubrieknummer opzoeken in de chronologische lijsten. Als het rubrieknummer bekend is kan via de inhoudsopgave gezocht worden naar het inventarisnummer waar de brief in zou kunnen zitten. Bijvoorbeeld een brief gedateerd 28 januari 1953 met nummer 257, in de inventaris kan worden gezocht via de toegang "rubriekenlijsten" onder inventarisnummer 207. Na het opvragen van dit inventarisnummer wordt duidelijk dat deze brief is ingedeeld onder indexnummer 011827. Dit indexnummer kan via de inhoudsopgave worden opgezocht daaruit blijkt dat vanaf pagina 50 rubriek 0118 begint. Op pagina 54 wordt rubriek 011827 aangetroffen (inventarisnummers 585-674), daarbinnen geeft inventarisnummer de datering waar bovengenoemde brief te vinden is.
• Indien alleen het onderwerp (bijvoorbeeld Deviezen) bekend is. Via het trefwoorden-register achter in het indexboekje (inventarisnummer 1) naar de betreffende rubriek en daar vaststellen welke rubrieksubnummers relevant zijn. Vervolgens via deze inventaris de bijbehorende inventarisnummers van de relevante rubriekmappen vaststellen en lichten. In het geval van het onderwerp Deviezen geeft de trefwoordenlijst in het indexboekje aan de subrubrieknummers 011895 en 17060. Onder deze rubrieknummers tref je bij 011895 Internationaal Betalingsverkeer (pagina 81) het onderwerp Deviezen aan. Verder tref je bij 17060 Algemeen (Overtreding Deviezenbesluit 1945) (pagina 296) het onderwerp Deviezen aan.