Terug naar zoekresultaten

2.10.36.11 Inventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën: Toegangen Openbaar Verbaal, (1900) 1901-1953 (1962)

Download inventaris als PDFDownload inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Beschrijving

ArchiefBeschrijving van het archiefArchiefvormingInhoud en structuur van het archiefAanwijzingen voor de gebruikerVerwant materiaalBijlagen

Archief

Titel

2.10.36.11
Inventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën: Toegangen Openbaar Verbaal, (1900) 1901-1953 (1962)

Auteur

A.M. Tempelaars

Versie

07-06-2024

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
1986 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ministerie van Koloniën: Toegangen Openbaar Verbaal, Serie AG
Koloniën / Toegangen Openbaar Verbaal

Periodisering

archiefvorming: 1901-1953
oudste stuk - jongste stuk: 1900-1962

Archiefbloknummer

K23056

Omvang

902 inventarisnummer(s) 60,00 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Ministerie van Koloniën (1842-1945) Ministerie van Overzeese Gebiedsdelen (1945-1949) Ministerie voor Uniezaken en Overzeese Rijksdelen Ministerie van Overzeese Rijksdelen (1952-1959)

Samenvatting van de inhoud van het archief

Tot 1 mei 1921 werd op het chronologische verbaal één algemene toegang bijgehouden: de centrale index. Deze was zo omvangrijk, dat per jaar twee delen nodig waren. Voorin het eerste deel van elk jaar is de klapper met namen van personen, plaatsen en zaken opgenomen. Elke index bevat ook een zogenaamde hoofdenlijst, een alfabetische opgave van de rubrieken in de index.
Per 1 mei 1921 werd de centrale index afgeschaft en vervangen door indices per afdeling van het ministerie. Daarom is het voor de onderzoeker van belang te weten welke taken door welke afdeling werden verricht. Zo hield de 1e afdeling zich bezig met justitiële en volkenrechtelijke zaken. De 2e en 3e afdeling waren belast met het geldwezen, de begrotingen en comptabiliteit en de 4e afdeling met het binnenlands bestuur, de landbouw, nijverheid, handel en scheepvaart en (vanaf 1925) het onderwijs, de eredienst en volksgezondheid. De 5e afdeling hield zich bezig met het mijnwezen, de burgerlijke openbare werken, spoor- en tramwegen, posterijen, luchtvaart. De 7e afdeling had de zorg voor de zaken in West-Indië (Suriname en Curacao).

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
Aan het begin van de 20e eeuw bestond het departement van Koloniën uit een groot aantal afdelingen, die wat betreft hun werkterrein veelal overeenkomst vertoonden met de departementen in Nederlands-Indië (zie hierna onder de kolom Organisatie vóór 1917). Bij een nieuwe reorganisatie per 1 januari 1917 werd de `volgorde der afdeelingen van het IIde Hoofdstuk der Ind(ische) begrooting ... als leidraad genomen'. ( Verbaalarchief Koloniën 1900-1953, inv.nr. 1637, 20 december 1916 nr. 8. Kennis van de organisatie van het departement tijdens het Interbellum (1918-1940) is voor de onderzoeker van belang in verband met de afschaffing in 1921 van de centrale index (zie verder de paragraaf Archieven). ) Om die reden moest geschoven worden met de taken van de afdelingen, die voortaan niet meer met een letter maar met een cijfer werden aangeduid. Er kwamen nu, naast Kabinet en Algemene Secretarie, liefst 14 afdelingen, drie meer dan in de jaren ervoor. Bij de meeste daarvan was het takenpakket min of meer ongewijzigd ten opzichte van de voorganger. Bij twee voormalige afdelingen (A1 en C) was de taak nu verdeeld over twee nieuwe, terwijl het Statistisch Bureau tot (14e) afdeling werd verheven.
Overzicht reorganisatie per 1 januari 1917
Organisatie per 1 januari 1917 Organisatie vóór 1917
Kabinet Kabinet
Algemene Secretarie: Algemene Secretarie
a. alg.secretarie b. agenda en archief b. Agenda en archief
1e afd. Rechtswezen afd. A1: Justitie; Onderwijs, eredienst
2e afd. Geldwezen en belastingen afd. A2: Financiën en begrotingen
3e afd. Begroting en comptabiliteit afd. A2: Financiën en begrotingen; afd. E1: Comptabiliteit
4e afd. Binnenlands bestuur, decentralisatie; Landbouw, nijverheid, handel, scheepvaart afd. A3: Binnenlands bestuur; Landbouw, nijverheid, handel
5e afd. Onderwijs, eredienst, volksgezondheid afd.A 1: Justitie; Onderwijs, eredienst
6e afd. Gouvernementsbedrijven; Burgerlijke openbare werken afd.A 4: Gouvernementsbedrijven; Burgerlijke openbare werken
7e afd. Land- en zeemacht afd. C: Militaire zaken
8e afd. Personele zaken, militaire dienst afd. C: Militaire zaken
9e afd. Personele zaken, burgerlijke dienst afd. D: Personeel
10e afd.West-Indische zaken afd. B: West-Indische zaken
11e afd.Pensioenen afd. E2: Pensioenen
12e afd.Aanschaffing en uitzending van landsgoederen afd. F: Aanschaffing en uitzending van gouvernementsgoederen
13e afd.Oost-Indisch verslag; Boekerij afd. G: Oost-Indisch verslag; Bibliotheek
14e afd.Statistisch bureau Statistisch bureau
Sommige van de in 1917 gevormde afdelingen was een kort leven beschoren. Zo werd de 14e afdeling al in 1919 opgeheven (taak naar de Directie van de Pensioenfondsen) en verloor de 13e afdeling al snel de status van afdeling, nadat de samenstelling van het Indisch Verslag was overgenomen door het Kabinet, om vanaf 1922 verder te gaan als Boekerij. Vanaf begin 1925 waren de 4e en 5e afdeling samengevoegd onder één afdelingschef. ( In de Staatsalmanak van de jaren 1924-1927 wordt gesproken van 'Vierde en vijfde afdeling', onder één afdelingshoofd. Een besluit inzake de samenvoeging werd niet aangetroffen. ) In dat jaar werd ook de 11e afdeling opgeheven, onder overheveling van de taak naar de 3e afdeling, waarmee de in 1896 doorgevoerde scheiding tussen comptabiliteit en betaalbaarstelling van pensioenen ongedaan werd gemaakt. Deze 3e afdeling was vanaf 1918 in verband met de omvang verdeeld in twee bureaus. Ook de 9e afdeling werd al snel gesplitst in drie, later twee onderafdelingen. De naam van de 10e afdeling werd in navolging van de Grondwet van 1922 gewijzigd in: Suriname en Curaçao. Gedurende de jaren-1920 werd op Koloniën steeds meer de behoefte gevoeld aan een aparte hoofdambtenaar, die rechtstreeks contact zou kunnen onderhouden met de gouverneur-generaal en de hoofden van departementen in Nederlands-Indië, om aldus minister en secretaris-generaal te ontlasten. De introductie van een loco-secretaris-generaal in januari 1919 had in dit opzicht onvoldoende soelaas gebracht. Omdat de Indische regering ingevolge de Indische Staatsregeling van 1925 meer zelfstandigheid zou krijgen wenste de Raad van Indië, dat deze nieuwe verhouding weerspiegeld zou worden in een Indisch Agentschap in Nederland. In 1927 werd het Commissariaat voor Indische Zaken (CIZ) opgericht, dat alle departementstaken inzake uitzending naar Indië van mensen en materieel moest overnemen. De chef ervan bleef echter ondergeschikt aan de minister van Koloniën: er was dus geen sprake van een agentschap in patria van de Indische regering, die overigens wel meer moest bijdragen in de kosten. ( De Graaff, Kalm, 134 e.v. ) De oprichting van het CIZ in 1927 had voor de organisatie van het departement grote gevolgen. De 8e, 9e en 12e afdeling gingen over naar het CIZ, waar ze de afdelingen C, B en D gingen vormen. De (3e) afdeling Comptabiliteit werd niet gesplitst; wel ging in 1935 een deel van de taak over naar de Directie Indische Pensioenfondsen, die onder het CIZ viel. ( De Graaff, Kalm, 123-124. ) Tegelijk vond een hernummering plaats van de afdelingen:
  • 1e t/m 3e afd. conform 1917.
  • 4e afd. Binnenlands bestuur; Onderwijs en eredienst; Landbouw, nijverheid, handel, scheepvaart.
  • 5e afd. Burgerlijke openbare werken; Gouvernementsbedrijven.
  • 6e afd. Militaire zaken (land- en zeemacht).
  • 7e afd. Suriname en Curaçao.
Naast deze afdelingen fungeerden het Kabinet, de Algemene Secretarie en de Boekerij. De belangrijkste wijzigingen in de organisatie in de jaren-1930 deden zich voor op het werkterrein van de 4e afdeling. Bij het economisch beleid kreeg Koloniën in deze jaren steeds meer concurrentie van het (Haagse) departement van Economische Zaken. Eind 1932 werd de 4e afdeling gesplitst in twee bureaus: Economische zaken (EZ) en Bestuurs- en onderwijszaken (BOZ). In 1935 werd een organisatie-onderdeel van bureau EZ belast met crisiszaken en handelspolitiek, omgezet in afdeling D (Crisiszaken) van het CIZ, om vervolgens in 1937 te worden opgewaardeerd tot de 8e departementsafdeling Economische zaken. ( Besch. 25 april 1935 nr. 6 en Besch. 16 oktober 1937 nr. 4 (Dossierarchief Koloniën (1859)1945-1963, inv.nr. 485). ) Als gevolg daarvan werd de nieuwe benaming van de 4e afdeling nu: Welvaartszaken. Onder minister H. Colijn (1933-1937), die tevens de functies van minister-president en (van 1935-1937) minister van Defensie vervulde, nam de invloed van de secretaris-generaal, O.E.W. Six, op de dagelijkse leiding sterk toe. ( De Graaff, Kalm, 176. )
Taken
Het departement van Koloniën ontving vanuit Oost- en West-Indië een voortdurende stroom van informatie over de verrichtingen van de koloniale besturen in die gebieden. De departementen in Nederlands-Indië hadden in Den Haag hun bestuurlijke evenbeeld in afdelingen van het ministerie van Koloniën, waar het beleid werd voorbereid. De uitvoering geschiedde uiteraard in Indië zelf.
De specifieke taken in Den Haag richtten zich vooral op een viertal terreinen: de inrichting van het koloniaal bestuur, de koloniale financiën, de defensie en de buitenlandse betrekkingen van de overzeese gebieden en ten slotte de personeels- en materieelvoorziening.
Inrichting van het bestuur in de koloniën
Ingevolge de Grondwet van 1848 raakten de Staten-Generaal betrokken bij het koloniale beleid, waarover de regering voortaan jaarlijks een uitgebreid `Koloniaal Verslag' diende uit te brengen. Artikel 59 van deze Grondwet schreef voor, dat de reglementen op het beleid der regering in de koloniën bij wet moesten worden vastgesteld. In de Grondwet van 1922 werd het woord `koloniën' geschrapt: er werd nu gesproken over Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao.
Nederlands-Indië
In Nederlands-Indië werd het opperbestuur vertegenwoordigd door de gouverneur-generaal (GG).
Regeringsreglementen bepaalden zijn bevoegdheden: in 1854 kwam het door de Grondwet voorgeschreven regeringsreglement tot stand, dat tot 1926 de betrekkingen tussen het opperbestuur (de Kroon) en de Indische regering heeft bepaald. ( Wet tot vaststelling van het reglement op het beleid der Regeering van Nederlandsch-Indië van 2 september 1854 (Stbl. 129), in werking getreden per 1 mei 1855. Bij geheim KB van 5 juni 1855 werd de instructie voor de gouverneur-generaal vastgesteld. ) De GG werd door de Kroon benoemd, waarbij de wet geen bepalingen kende over de duur van de ambtstermijn; wel was het regel, dat de landvoogd na vijf jaar ontslag vroeg. ( Kleintjes, Staatsinstellingen, 203. ) De GG werd in zijn bestuur bijgestaan door de Raad van Indië. Deze raad, waarvan de leden eveneens door de Kroon werden benoemd en ontslagen, was tot 1836 een medebesturend college, daarna een adviserend orgaan, dat (vanaf 1854) diende in te stemmen met belangrijke bestuursmaatregelen en de totstandkoming van ordonnanties. Het reglement van 1854 schreef ook voor, dat onder de bevelen van de GG de verschillende takken van bestuur beheerd zouden worden door directeuren. Deze stonden aan het hoofd van de Indische departementen (Binnenlands bestuur; Onderwijs en eredienst; Financiën), die in 1867 en later werden ingesteld. Voorts steunde de GG vooral op de Algemene Secretarie, het administratieve apparaat onder leiding van de algemene secretaris, dat onder meer de correspondentie met het ministerie van Koloniën in Den Haag onderhield. ( De Algemene Secretarie registreerde in 1893: 27.149 ingekomen stukken (exclusief 2.756 ministeriële depêches), 11.229 besluiten, 3.629 (uitgaande) missives, 2.624 `Indische brieven' en 3.629 nummers mailrapporten. Cijfers ontleend aan: Geschiedkundige Nota over de Algemene Secretarie Batavia 1816-1894 (Batavia z.j.) blz. 195. In Bijlage V van deze Nota is opgenomen een regeling inzake de correspondentie met Den Haag, gedateerd 21 augustus 1869. ) De minister bepaalde weliswaar de hoofdzaken van het beleid, maar vrijwel altijd na raadpleging van de GG, die op zijn beurt adviezen inwon en aldus `het raderwerk der Indische administratie' activeerde. Het beleid van de GG moest door de minister van Koloniën tegenover de Staten-Generaal worden verdedigd. ( De Graaff, Kalm, 340, 623. ) Ingevolge de Indische Staatsregeling van 1925 werd de regeling van de `inwendige aangelegenheden' aan Indië overgelaten. Op het departement in Den Haag werden wetten en algemene maatregelen van bestuur opgemaakt; in Indië kon de GG bij de bestuurstaak ordonnanties en regeringsverordeningen uitvaardigen, respectievelijk met en zonder medewerking van de in 1918 ingestelde Volksraad van Nederlands-Indië. ( C.W.van der Pot, Handboek van het Nederlandse staatsrecht (Zwolle 1950) 658-661. De Graaff, Kalm, 345. Indische Staatsregeling: wet van 23 juni 1925 (Stbl. 234). De instelling van de Volksraad was mogelijk na een wijziging in 1916 van het regeringsreglement van 1854. Omdat de Volksraad in 1925 een medewetgevende taak kreeg toebedeeld, verloor de Raad van Indië deze bevoegdheid en werd dit college een adviserend orgaan. ) Dit laatste college was bedoeld als volksvertegenwoordiging en bestond deels uit gekozen en deels uit benoemde leden, zowel Europeanen als inheemsen. Op gewestelijk niveau werd in Indië het bestuur uitgeoefend door residenten, die leiding gaven aan twee bestuurskorpsen, namelijk een Europees bestaande uit assistent-residenten en controleurs, en een inheems met regenten, wedono's (districtshoofden) en desahoofden. Vanaf circa 1900 hielden twee kernthema's de beleidsambtenaren ten departemente in Den Haag en bij de Indische regering jarenlang bezig, namelijk decentralisatie (meer bevoegdheden naar het gewestelijk/lokaal bestuur ter ontlasting van de GG) en `ontvoogding' (overdracht van bevoegdheden van het Europees naar het inheems binnenlands bestuur). ( Uitvoerig over deze problematiek: Van den Doel, Stille macht, passim. )
Na de oorlog hield een aparte departementsafdeling zich bezig met het ontwerpen van een nieuwe staatsrechtelijke verhouding tussen Nederland en overzeese gebiedsdelen en met de inrichting van het bestuur in Indonesië. Al deze voorstellen werden achterhaald door de werkelijkheid bij de soevereiniteitsoverdracht aan Indonesië, eind 1949.
West-Indië
Suriname, Curaçao en de overige eilanden hadden overigens afzonderlijke besturen onder leiding van gouverneurs, die rechtstreeks in contact stonden met het departement van Koloniën. Eerder dan Oost-Indië kregen beide gebieden een eigen vertegenwoordigend lichaam, in Suriname Koloniale Staten en in Curaçao Koloniale Raad genoemd. De Staten bestonden deels uit benoemde, deels uit gekozen (sinds 1901 uitsluitend uit gekozen) leden; de Raad kende alleen door de Koning benoemde leden. Beide colleges hadden een medewetgevende taak. In 1936 werden deze reglementen vervangen door de Surinaamse respectievelijk Curaçaose Staatsregeling. ( Wetten van 23 april 1936 (Stbl. 902 en 903). )
Financiën. Koloniale begrotingen
Het departement van Koloniën was belast zowel met de opstelling van de eigen departementale begroting als met de begrotingen van het bestuur in de overzeese gebiedsdelen. Vanaf 1840 moest de minister van Koloniën namens de regering aan de Staten-Generaal jaarlijks staten van ontvangsten en uitgaven van de koloniën overleggen. ( Grondwet van 1840, artikel 59. De staten zijn gepubliceerd in de Bijlagen van de Handelingen Staten-Generaal. ) Omdat de Indische begroting voortaan elk jaar bij wet moest worden vastgesteld, kwamen Indische aangelegenheden veel meer dan vroeger in de Staten-Generaal ter sprake. Ingevolge de Indische Staatsregeling van 1925 werd de Indische begroting grotendeels in Indië zelf vastgesteld, al was daarna nog wel goedkeuring bij wet nodig. Ondanks deze grotere zelfstandigheid had het departement ook in de jaren-1920 en 1930 nog veel bemoeienis: de algemene financiële politiek ten aanzien van de koloniën; uitgifte en boekhouding van koloniale leningen; zaken betreffende het munt- en bankwezen in de koloniën: het onderhouden van relaties met de Javasche, Surinaamsche en Curaçaosche Bank en andere koloniale banken; zaken betreffende de verkoop van landsproducten, het vervoer en het te gelde maken ervan in Nederland; uitvoering en verantwoording van de begrotingen van Nederlands-Indië, Suriname en Curaçao `voor zooveel Nederland betreft' en van die van het departement zelf. ( Taakomschrijvingen van de 2e en 3e afdeling. De Graaff, Kalm, 122-125. )
Defensie en buitenlandse betrekkingen
De rol van Koloniën bij de defensie van de koloniën was vrij beperkt en lag voor een belangrijk deel in het stellen van het financiële kader, dat op de Indische begroting beschikbaar was voor defensie. De marine was rijkszaak, waarover een gedeelde verantwoordelijkheid lag bij de ministers van Marine en Koloniën. De eerste bepaalde welk deel van de vloot in bijvoorbeeld Oost-Indië aanwezig was, maar voor de inzet daarvan was de GG als opperbevelhebber van land- en zeemacht aldaar verantwoordelijk. Ook was de commandant zeemacht in Indië als chef van het Indische departement van Marine ondergeschikt aan de GG en via deze aan de minister van Koloniën. Alle niet-administratieve correspondentie van de marine in Indië met Nederland verliep via het departement van Koloniën naar dat van Marine, waar de inhoudelijke expertise zat. ( De Graaff, Kalm, 402 e.v., 451. ) Wat de defensie te land betreft beschikte Indië sinds 1830 over een eigen leger, het Koninklijk Nederlandsch-Indisch Leger (KNIL), dat ressorteerde onder de GG die met het departement overleg voerde over zaken betreffende de formatie en de inrichting van het leger in Nederlands-Indië. ( De legercommandant in Indië werd niet door de gouverneur-generaal maar door de Kroon benoemd. Hoewel het leger in 1836 het predikaat 'Koninklijk' kreeg, werd het tot de jaren-1933 steeds aangeduid als (Oost-)Indisch Leger. ) De werving voor het KNIL was in Nederland tot 1909 een zaak van het departement van Oorlog, dat daarvoor beschikte over het Koloniaal Werfdepot te Harderwijk. ( Van 1815-1822 heette dit depot het Depot-Bataljon en in de periode 1822-1843 het Algemeen Depot van de Landmacht. ) Van 1890 tot 1909 fungeerde tevens het Korps Koloniale Reserve te Nijmegen als werf- en opleidingsdepot. Het departement van Koloniën was verantwoordelijk voor de verscheping naar de koloniën en de verificatie van de administratie van het depot. Na de opheffing van het depot te Harderwijk ging de werving over naar Koloniën, namelijk de Koloniale Reserve. ( Bossenbroek, Volk voor Indië, 16, 274. )
Personeels- en materieelvoorziening in de koloniën
Naast het koloniale militaire personeel vereiste de burgerlijke dienst in de koloniën een constante instroom van ambtelijk personeel, vooral toen na de eeuwwisseling de overheidstaken in Nederlands-Indië werden uitgebreid. Het departement verzorgde niet zelf de opleiding van de voor de Indische dienst bestemde (hogere) ambtenaren, maar subsidieerde door derden verzorgde opleidingen. ( In de 19de eeuw waren er opleidingen gevestigd in Delft en Leiden. In 1902 werd de Indologenopleiding verbonden aan de Leidse universiteit; vanaf 1925 werd in Utrecht een tweede opleiding gestart, de Indologische faculteit. Zie hierover: C. Fasseur, De Indologen. Ambtenaren voor de Oost, 1825-1950 (Amsterdam 1993). ) Koloniën regelde zelf de uitzending, de verloven, de overtochten en de pensioenen van de ambtenaren en hun gezinnen. De afdeling comptabiliteit zorgde daarbij voor de betaalbaarstelling van pensioenen, wachtgelden, verlofsbezoldiging e.d. Het departement was ook belast met de keuring, aanschaf en verzending van zogenoemde gouvernementsgoederen, bestemd voor het leger en de burgerlijke dienst in de koloniën. Voor deze taak beschikte de minister, behalve over een bepaalde departementsafdeling, over het Koloniaal Magazijn te Amsterdam, vanaf 1874 Koloniaal Etablissement genoemd, en vanaf 1878 over het Technisch Bureau, dat aan het departement was verbonden. Het laatste orgaan was aanvankelijk belast met de aanschaf en keuring van goederen voor de staatsspoorwegen in Indië, maar kreeg na enige tijd een ruimere bevoegdheid ten aanzien van allerlei technisch materiaal, zoals bruggen, machines, telegraaf en telefoonmaterieel. Het Koloniaal Etablissement had een soortgelijke taak ten aanzien van niet-technisch materieel: levensmiddelen, uitrustingsstukken, kantoorbenodigdheden en gereedschap. Na 1927 ressorteerden deze bureaus onder het Commissariaat voor Indische Zaken. ( Deze tekst is ontleend aan: Otten, F.J.M., Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940. - Den Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004; p. 354-360. )
Geschiedenis van het archiefbeheer
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Inhoud en structuur van het archief

Ordening van het archief Bij het openbaar verbaalarchief uit de periode na 1900 zijn er twee inventarissen: één voor het verbaal (2.10.36.04) en één voor de toegangen (2.10.36.11). Een belangrijke cesuur is hier 1 mei 1921: met ingang van deze datum werd namelijk de centrale index afgeschaft, om te worden vervangen door indices per afdeling. ( Schrijven van secretaris-generaal E. Moresco dd. 13 april 1921 aan de afdelingshoofden (Dossierarchief Koloniën 1945-1963, inv.nr. 1120). De algemene agenda bleef wel gehandhaafd. ) Daarom is het voor de onderzoeker van belang hoe de taken vanaf 1921 over die afdelingen waren verdeeld (zie geschiedenis van de archiefvormer)
Toegangen op het verbaalarchief
Periode 1814-april 1921
Indices
De indices, met de bijbehorende hoofdenlijsten en klappers, vormen voor de onderzoeker het belangrijkste instrument om de stukken in het verbaal te kunnen vinden. In de eerste decennia is de opzet van de index nogal eens gewijzigd, totdat in 1843 een model werd ingevoerd dat in grote lijnen tot 1921 is gehandhaafd.
In dit model-1843 werd naast de hoofdenlijst ook de klapper ingebonden in de indices, terwijl de index zelf standaard een indeling in vier kolommen kreeg. In kolom 1 werd nu datum en nummer van het verbaal opgenomen, soms met verwijzingen naar een eerdere behandeling van de betreffende zaak. Kolom 2 werd gebruikt voor gegevens over de afzender van het stuk en diens registratuurkenmerken (als deze kolom blanco is gelaten, is er alleen sprake van een uitgaande stuk en zijn er geen voorstukken). In kolom 3 werd de korte inhoud vermeld, alsmede de genomen beschikking. In de meest rechtse kolom (4) staan soms verwijzingen naar latere stukken.
De indices hebben vaste volgorde voor de rubrieken: ministerie van Koloniën (folio 1 e.v.), betrekkingen met vreemde mogendheden (folio 33 e.v.), regering der koloniën (folio 41 e.v.) etc. De gekozen benamingen geven de invalshoek van de toenmalige administratie weer, die vaak verschilt van die van de latere onderzoeker. Hoewel er elk jaar vele tientallen rubrieken werden aangehouden, zijn sommige rubrieken erg uitgebreid, zodat men beter eerst de klapper op de index kan raadplegen. In de inventaris is in een bijlage een alfabetische lijst van de indexrubrieken opgenomen, met vermelding van de jaren waarin deze rubrieken in de index voorkomen.
De bladzijden van de halfjaarlijkse indices zijn doorlopend genummerd. Voor elke rubriek van de index reserveerde men een aantal vaste paginanummers, zodat men een bepaalde rubriek steeds op een vaste plaats in de index kon terugvinden. Wanneer men onverhoopt te weinig pagina's voor een rubriek had gereserveerd, loste men dit op door vanaf de laatste pagina een sub-nummering aan te brengen (30a, 30b etc.).
De indices over de jaren 1850-1921 (in omvang uitgedijd tot twee banden per halfjaar) zijn op microfiche raadpleegbaar op de studiezaal van het Nationaal Archief.
Hoofdenlijsten, klappers en agenda's
De hoofdenlijsten zijn steeds voor in de indices opgenomen. Ze bevatten de in de index gebruikte rubrieken ('hoofden') met verwijzing naar de paginanummers en beslaan net als de indices steeds een periode van een half jaar.
Net als de hoofdenlijsten zijn ook de klappers steeds opgenomen voorin het eerste indexdeel van elk halfjaar. De trefwoorden verwijzen naar het paginanummer van de index.
De agenda's zijn als hulpmiddel bij onderzoek in het archief van secundair belang. Ze beslaan steeds een periode van een half jaar, en lopen (in afwijking van de indices) door tot het jaar 1953. Vanaf 1901 zijn er twee series: op de ingekomen respectievelijk de uitgegane stukken. Vrijwel vanaf het begin zijn ook door afdelingen van het departement aparte series agenda's, indices en klappers aangehouden, over kortere of langere periodes.
Vrijwel vanaf het begin zijn ook door afdelingen van het departement aparte series agenda's, indices en klappers aangehouden, over kortere of langere periodes. Het meest informatief zijn de zogenaamde `Aanteekeningsregisters' van bureau A, later afdeling A. Oost-Indische Zaken, die de periode circa 1830-1945 beslaan. ( De latere gouverneur-generaal B.C. de Jonge, van 1901-1910 werkzaam op het ministerie van Koloniën, noteerde in zijn Herinneringen (uitgegeven door S.L. van der Wal, Utrecht 1968, blz.6), dat het gehele werk op Koloniën afhing van het 'register' van Du Tour (A.L.C.du Tour, 1854-1937) van de toenmalige afdeling A. )
Periode mei 1921 - 1940
In deze periode werd geen centrale index meer bijgehouden. Voor onderzoek in het (ongedeelde) verbaal is men derhalve aangewezen op door de afdelingen bijgehouden indices, die een wisselende kwaliteit vertonen. Al deze toegangen zijn beschreven in deze inventaris (2.10.36.11), die in een zeer nuttige bijlage een alfabetische lijst geeft van indexrubrieken, met vermelding van de jaren waarin deze rubrieken voorkomen in de desbetreffende afdelingsindex.
Index 1e afdeling: al door de voorganger, afdeling A geheten, werd een eigen index bijgehouden onder de naam `Aantekeningregister' (afgekort A.R. of R.) en voorzien van klappers en soms van hoofdenlijsten, die zijn bijgebonden. In de kolom `data' werden vermeld de herkomst en datering van het ingekomen stuk en daaronder het verbaal waarin het is opgelegd; in de middelste kolom volgde de korte inhoud en in de rechter kolom verwijzingen naar eerdere of latere behandeling van de zaak. Tot 1917 was het takenpakket van de afdeling erg ruim (nadien beperkt tot justitiële en volkenrechtelijke zaken en de Indische weeskamers) en registreerde men in de index onder meer alle mailrapporten, dus ook die van de andere afdelingen; na 1917 een bepaald deel van deze rapporten (zie ook paragraaf 16.3.3.2).
Index 2e en 3e afdeling: de indices van deze afdelingen, die zich beide bezig hielden met geldwezen, begrotingen en comptabiliteit, zijn gecombineerd. Ze vangen aan in 1921 en bestaan uit losse kaartbladen, ingericht volgens een decimaal code-systeem (in inventarisnummer 477). Met behulp van deze code kan worden gezocht naar een relevant kaartblad, dat men zou kunnen vergelijken met een bladzijde uit een index en waarop wordt verwezen naar data en nummers van beschikkingen of verbalen.
Index 4e afdeling: ook deze afdeling had een breed takenpakket (binnenlands bestuur, landbouw, nijverheid, handel en scheepvaart; vanaf 1925 uitgebreid met de taken van de 5e afdeling: onderwijs, eredienst en volksgezondheid). Ook hier bestaat de index uit een kaartsysteem, waarin tevens de indices van de 5e afdeling 1921-1925 zijn opgenomen. Voor de periode 1921-1929 zijn de kaarten geborgen in alfabetische volgorde, daarna volgens een bepaald registratuurschema.
Index 5e (tot 1927 6e) afdeling: de indices bestaan uit een `Algemeen Register' over 1906-1950 en afzonderlijke indices (de meeste vanaf circa 1908) voor afzonderlijke taakgebieden zoals: burgerlijke openbare werken, mijnwezen, spoor- en tramwegen, PTT, luchtvaart. Vaak zijn de klappers op de indices meegebonden.
Index 6e (tot 1927 7e) afdeling: tot 1924 werden indices aangelegd, die begin 1924 werden vervangen door gerubriceerde agenda's. Ook van de tot 1927 fungerende 8e afdeling (militair personeel) zijn er indices beschikbaar.
Index 7e (tot 1927 10e) afdeling: deze afdeling, belast met West-Indische zaken, hield afzonderlijke kaartsystemen bij voor Suriname en voor Curaçao. Beide kaartsystemen zijn geordend volgens een van de Universele Decimale Classificatie (UDC) afgeleide code, waarop een klapper beschikbaar is.
De indices van de Algemene Secretarie en van andere in 1917 opgerichte afdelingen zijn niet opgenomen in de inventaris. ( Onduidelijk is, of deze indices verloren zijn gegaan dan wel niet aangehouden. ) De afdelingen hielden vaak ook aparte series agenda's bij, die hier verder onbesproken kunnen blijven. De centrale agenda bleef overigens ook na 1921 gehandhaafd. ( Deze tekst is ontleend aan: Otten, F.J.M., Gids voor de archieven van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940. - Den Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004; p. 360-363. )

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Deels openbaar, deels beperkt openbaar (A).
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van kwetsbare of slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Koloniën: Toegangen Openbaar Verbaal, Serie AG, nummer toegang 2.10.36.11, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Koloniën / Toegangen Openbaar Verbaal, 2.10.36.11, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn in kopievorm beschikbaar
Een deel van de archiefstukken is op microfiche gezet
Afgescheiden archiefmateriaal
De archieven van het Ministerie van Koloniën vallen in twee delen uiteen: de periode 1901-1940 en de periode 1940-1963.
Periode 1901-1940 Dit gedeelte is verdeeld in:
  1. Openbare verbaalarchief (minuten van besluiten en uitgaande brieven met de ontvangen stukken) en alfabetische en systematische indices. Vanaf 1921 alleen alfabetische en systematische indices van afdelingen (nummer toegang 2.10.36.04 en 2.10.36.11, deze inventaris).
  2. Geheim verbaal en alfabetische indices (nummer toegang 2.10.36.51 en 2.10.36.50).
  3. Mailrapporten met mailrapportenlijsten, vanaf 1914 verdeeld in een geheime en openbaar gedeelte (mailrapporten: 2.10.36.02; mailrapportlijsten 2.10.36.03; geheime mailrapporten: 2.10.36.06, en geheime mailrapportlijsten: 2.10.36.07).
  4. Archief van het Commissariaat voor Indische Zaken 1927-1940. Dit archief bestaat voornamelijk uit stukken betreffende het uitzenden en betalen van ambtenaren met verlof en van stukken over de aanschaf van goederen voor Indië (nummer toegang 2.10.49).
Periode 1940-1963 Dit gedeelte is verdeeld in:
  1. "Londens archief". Dit archief werd gevormd tijdens de Twee Wereldoorlog door het Ministerie van Koloniën van de regering in ballingschap in Londen. Ze bestaan voornamelijk uit bundels stukken van 1940 tot 1945, geordend op onderwerp. Ze gaan over het beleid van de regering met betrekking tot de koloniën, met brievenboeken en een inventarislijst die fungeert als toegang (2.10.45). De documenten die in deze periode bij het in Den Haag gevestigde departement van Koloniën in Nederland zijn ontstaan, zijn van weinig belang voor de gang van zaken in de koloniën.
  2. Openbare verbaalarchief van 1940 tot 1953 met agenda's (postboeken), systematische en alfabetische indexen (nummer toegang 2.10.36.04 en 2.10.36.11, deze inventaris).
  3. Dossierarchief. Vanaf 1950 adopteerde afdeling na afdeling het dossiersysteem voor de archiefordening. Vanaf die tijd was het classificatiesysteem niet langer gebaseerd op de chronologie van datum en nummer van de betreffende besluit of brief, maar op het onderwerp waar het over ging (nummer toegang 2.10.54).
  4. Geheim verbaal archief 1940-1954 met brievenboeken, systematische en alfabetische registers (nummer toegang 2.10.36.52 en 2.10.36.50). Het geheim archief 1955-1963 is opgenomen in het dossierarchief.
  5. Mailrapporten tot 1952 met mailrapportlijsten (numer toegang 2.10.36.06 en 2.10.36.07).
  6. Archief van het Commissariaat voor Indonesische Zaken tot 1949, met brievenboeken (nummer toegang 2.10.49).

Bijlagen

Organisatie per 1 januari 1917Organisatie vóór 1917

Archiefbestanddelen