2.10.38 Inventaris van het archief van de Ronde Tafel Conferentie Indonesië, 1949 (1950)

Download inventaris als:PDF|XML Download inventaris Download inventaris Sluiten
Taalgebruik in onze archieven Taalgebruik in onze archieven Ik heb het begrepen

Inhoud en structuur van het archief

Verantwoording van de bewerking

Bij de inventarisatie van het archief is uitgegaan van een tweedeling in organisatorisch-technische aangelegenheden en politiek inhoudelijke aangelegenheden, gebaseerd op de oorspronkelijke ordening van de archiefvormer. Op deze wijze komt de structuur van de organisatie duidelijk tot uiting, wordt de oude orde grotendeels gehandhaafd en blijft de oorspronkelijke codering van de stukken bruikbaar.
Enige wijzingen bleken echter noodzakelijk. Het onderbrengen van de politiek inhoudelijke correspondentie onder organisatorischtechnische aangelegenheden (administratieve sector) is niet in overeenstemming met de indeling. Deze stukken zijn onder de politiek inhoudelijke aangelegenheden geplaatst, hetgeen de oorspronkelijke ordening ook zonder problemen toelaat. Overigens is de ordening van de correspondentie niet gewijzigd en kan verwezen worden naar hetgeen op pag.11 en 12 is vermeld. De rubrieken 6 en 7 van de administratieve correspondentie zijn komen te vervallen. Hierin werden slechts enkele stukken aangetroffen, die voor vernietiging vatbaar bleken.
De stukken voorzien van een zogenaamd documentatie-symbool zijn overeenkomstig de oude orde ingedeeld naar commissies. Per commissie treft men de convocaties, verslagen en rapporten bijeen. (Zie inventaris onder II.C.4). De schetsen, voorontwerpen en dergelijke van de verschillende ontwerp-accoorden zijn veelal als bijlagen bij de verslagen en rapporten van de commissies opgenomen. Rubriek II.C.5 van de inventaris (Eindresultaten) bevat de ontwerpen in hun definitieve vorm.
Een beknopt overzicht van de gevoerde besprekingen en geproduceerde stukken geeft inventarisnummer 87. Hierin worden per commissie de data, agendapunten en voornaamste besluiten van de vergaderingen weergegeven met vermelding van de per vergadering besproken stukken. De stukken zijn aangegeven met hun documentatiesymbool.
Voor zover na te gaan is het archief van het secretariaat-generaal volledig, met de reeds eerder gemaakte beperking dat lang niet alle besprekingen in verslagen zijn vastgelegd. Afgezien van de correspondentie bestaat het archief grotendeels uit gestencilde stukken, in de meeste gevallen in het Nederlands, Maleis en Engels. Er is van afgezien om in elke beschrijving aan te geven in welke taal of talen de stukken aanwezig zijn, slechts in een enkel geval ontbreekt de Maleise en/of Engelse tekst.
Stukken die bleken te behoren tot het departementsarchief zijn aldaar weer ingevoegd. Van deze stukken zijn in het archief van de Ronde Tafel Conferentie foto-copieën opgenomen.
Uit het archief zijn bij inventarisatie voor vernietiging vatbare stukken afgezonderd. Het betreft hier merendeel dubbele exemplaren van gestencilde stukken, geleidebriefjes, lijsten van gedrukte stukken, eedsformulieren van het personeel, en in een enkel geval stukken die eenvoudige informatie bevatten. Na verkregen toestemming zullen deze stukken vernietigd worden.