2.10.54 Inventaris van het archief van het Ministerie van Koloniën en opvolgers: Dossierarchief 1945-1963

Het meest voorkomende onderzoek is gericht op een bepaald onderwerp. Dat is in dit archief ook vrij eenvoudig te doen. U begint in de index op de beschrijvingen in de inventaris. U zoekt in deze alfabetische lijst het onderwerp waarover u stukken wilt raadplegen. Vindt u het onderwerp niet vermeld, probeer het dan met een synoniem nogmaals. Als u het heeft gevonden, wordt u verwezen naar een pagina van de inventaris. Daar vindt u een of meer beschrijvingen van dossiers, waarin het onderwerp wordt vermeld. Vervolgens kunt u het dossier aanvragen met als nummer toegang 2.10.54 en als inventarisnummer het getal dat u vóór de beschrijving afgedrukt ziet. Met een beetje geluk vindt u op dezelfde pagina nog meer beschrijvingen die samenhangen met het door u gezochte onderwerp.

U zoekt gegevens over de bouw van de elektriciteitscentrale Jarmoch te Nederlands Nieuw-Guinea. U heeft nu drie trefwoorden waarop u kunt zoeken. 'Nederlands Nieuw-Guinea' is een zinloos trefwoord, omdat het halve archief Nieuw Guinea betreft. Het trefwoord 'elektriciteitscentrale' levert een verwijzing op naar p. 1 en 'Jarmoch' naar p. 1 en 1. Op die pagina's staan de dossiers beschreven die tot de rubrieken '07.353 Elektriciteitsvoorziening' en '-1.824.11 Opwekking van (elektrische) energie'. De beschrijvingen bevatten niet allemaal de woorden 'elektriciteitscentrale' en 'Jarmoch', maar b.v. ook een dossier met een titel als 'nieuwbouwprogramma voor het elektriciteitswezen in Nieuw-Guinea'. Dat dossier zou best wel eens relevant kunnen zijn voor het onderzoek naar de centrale Jarmoch.

Namen van instellingen, commissies en raden alsook geografische benamingen zijn ook zoveel mogelijk in de index opgenomen.

Bent u geïnteresseerd in een breed, wat algemener onderwerp, zoals de 'economische ontwikkeling van Nieuw-Guinea', dan kunt u beter beginnen in de inhoudsopgave. Dan komt u snel bij de rubrieken '-1.81 Verkeer en vervoer' en '-1.82 Economie. Bemoeiingen met landbouw, handel en industrie'. Dan blijkt dat zo'n 150 pagina's van deze inventaris beschrijvingen bevatten over economische aangelegenheden.

Onderzoek naar een bepaalde persoon is in dit archief lastiger. In de index op de beschrijvingen in de inventaris (p. 1) worden wel namen van personen vermeldt, maar dat betreft alleen persoonsnamen die in de inventaris expliciet worden genoemd. Het gaat dan om personen waarmee iets bijzonders is gebeurd of om belangrijke personen als ministers en gouverneurs. Het merendeel van de dossiers betreffende personen is opgenomen in kleine series. Er bestaat geen algemene index op namen van personen, waarvan dossiers in dit archief aanwezig zijn. Alvorens verder te kunnen, moet u dus eerst weten over wat voor soort aangelegenheid of onderwerp het gaat.

Als u de stukken zoekt betreffende de verandering van de geslachtsnaam van ene Mosselman in Junker, wonende in Suriname, dan moet u eerst de dossiers naamsveranderingen opzoeken. Via de index komt u dan op p. 1 in de rubriek '-1.755.1 Namen, titels en familiewapens' In die rubriek vindt u een serie 'Naamsverandering van in Suriname woonachtige personen', bestaande uit zeven mappen met stukken, die alfabetisch op naam zijn geordend:

• 2601 A-F, 1952-1956
• 2602 G-L, 1952-1956
• 2603 M-R, 1952-1956
• 2604 S-Z, 1952-1956
• 2605 B-W, 1957
• 2606 A-T, 1958
• 2607 A-W, 1959-1960

In de mappen 2602 (voor Junker), 2603 (voor Mosselman), 2605, 2606, 2607 kúnnen dus stukken zitten betreffende de gezochte naamsverandering.

Als u dus op deze onderwerpsgerichte manier relevante beschrijvingen heeft gevonden, kunt u vervolgens de mappen ter inzage opvragen en kijken of er stukken betreffende de door u gezochte persoon in zitten. Daarvan bent u pas zeker als u de mappen heeft ingezien, want de inventaris geeft geen opsomming van alle namen in de dossiers. Wellicht ten overvloede nog de opmerking dat in principe in elk dossier stukken over personen kunnen zitten, b.v. omdat ze een rol gespeeld hebben in een bepaalde kwestie. Die kan men alleen achterhalen als men al weet in welke kwestie iemand een rol heeft gespeeld. Ook dan gaat het onderzoek onderwerpsgericht.

In dit archief zijn de dossiers opnieuw genummerd (1-11920). Deze nummers heten inventarisnummers en staan in een kolom links voor alle beschrijvingen. Tijdens de vorming van het archief waren de dossiers ook genummerd (1-41984, SPC 119-SPC 320, A1-41984 en G1-G41984). Omdat er veel dossiers verdwenen zijn en omdat een groot aantal dossiers uit meer dan één map (soms wel 60 stuks!) bestond, was handhaven van de oorspronkelijke dossiernummering niet mogelijk. Om nu toch een dossier met een oorspronkelijk dossiernummer terug te vinden, zijn twee concordanties aangelegd. De ene verwijst van het oorspronkelijke dossiernummer naar het huidige inventarisnummer en de andere van het huidige inventarisnummer naar het oorspronkelijke dossiernummer.

Als u in een bronverwijzing in een boek wordt verwezen naar dossier A7848, dan kunt u in concordantie A lezen dat dossier thans onder inventarisnummer 764 is op te vragen.

Als u in de rubriek '-1.851.812 Hoogleraren. Leerstoelen' de beschrijving 'Indologische studiën' met de inventarisnummers 309, 1205 en 9382 tegenkomt, kunt u in concordantie B achterhalen dat 309 oorspronkelijk dossier A56 was, 1205 dossier 56 en 9382 dossier G56.

Deze zoekmethode is vooral belangrijk als een bronverwijzing moet worden nagetrokken of verder gewerkt wordt aan eerder onderzoek, waarbij de oude dossiernummers zijn gebruikt. Ook bij onderzoek in het openbaar en het geheim verbaal (toegangen in de 2.10.36-reeks) van het Ministerie van Koloniën treft men verwijzingen aan naar deze dossiernummers.

Nu kan het gebeuren dat via deze methode de relatie tussen een oorspronkelijk dossier en een huidig inventarisnummer niet gevonden wordt. Dat is vrijwel altijd het gevolg van vernietiging van een dossier of overbrenging naar elders. In Lijst C (p. 1) zijn de nummers van de dossiers vermeld die na de archiefbewerking door de Centrale Archiefselectiedienst in 1996-1997 zijn vernietigd. In de dossierregisters (inv.nrs. 288-299, p. 1) is aangetekend welke dossiers vóór 1982 zijn vernietigd door ambtenaren van het ministerie zelf. In Lijst D (p. 1) tenslotte zijn de nummers van de dossiers vermeld die bij de bewerking in 1996-1997 niet zijn aangetroffen. In de dossierregisters staat ook vermeld welke dossiers aan andere ministeries zijn overgedragen. Sommige van die dossiers zijn weer terug en beschreven in deze inventaris, andere daarentegen bleken bij de ontvangende ministeries al te zijn vernietigd.

Als uit een andere bron bekend is met een correspondentienummer van een brief, uitgegaan van het Ministerie van Uniezaken en Overzeese Rijksdelen en opvolgers uit de jaren 1951-1963, is het in veel gevallen mogelijk de minuut van deze brief en het bijbehorende dossier op te sporen in dit archief. Daartoe gebruike men de indicateurs. Men raadplege de indicateur, waarin het betreffende correspondentienummer vermeld staat. In die indicateur staat achter het correspondentienummer het dossiernummer vermeld, waarin de brief is opgeborgen. Vanuit het dossiernummer kan men via de concordantie A het huidige inventarisnummer te weten komen.

In het archief van het Ministerie van Economische Zaken is een brief aangetroffen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, Directoraat-Generaal voor Nederlands Nieuw-Guinea van 25 maart 1961 nr. GS 4603. Het onderwerp is 'garantie voor lening mijnbouw in NNG'. Via de indicateur van de Geheime Stukken (p. 1), inv.nr. 266 komen we te weten dat deze brief is opgeborgen in dossier G32693. Met behulp van concordantie A (p. 1) bepalen we het huidige inventarisnummer van dat dossier: 11382. En daarin blijkt inderdaad de minuut van die brief GS 4603 aanwezig te zijn, tezamen met andere op deze zaak betrekking hebbende stukken.

Deze methode lijkt wat omslachtig, maar is zeker aan te bevelen als men een brief heeft, waarvan niet zo duidelijk is vast te stellen wat het onderwerp is, of als een groot aantal beschrijvingen in de inventaris de minuut van de brief zouden kunnen bevatten. In het hiervoor gegeven voorbeeld zal men in de index het trefwoord 'garantie', 'garantielening' of 'lening' niet tegenkomen. Het trefwoord 'mijnbouw' is er wel, maar verwijst naar de rubriek -1.823.3 en onderverdelingen, welke zo'n tien pagina's beschrijvingen beslaat.

Belangrijk:

Pas vanaf begin 1959 zijn de geheime stukken ingeschreven in indicateurs (inv.nrs. 263-269, p. 1). In de periode 1951-1958 werden de geheime stukken op de oude manier behandeld. Ze werden ingeschreven in dagagenda's en in principe chronologisch opgeborgen volgens het 'verbaalstelsel 1823'. De stukken zijn te herkennen aan een zgn. littera-aanduiding, b.v. La D, La P6, La W45, enz. Men nummerde per jaar als volgt: A-Z, A2-Z2, A3-Z3, A4-Z4, enz. Deze stukken zijn in principe te vinden in het chronologische geheim archief (nummer toegang 2.10.36.52). Vanaf 1959 is men bij het ministerie bezig geweest stukken uit deze chronologische serie over te brengen naar de G-dossiers. Slechts een deel is ingevoegd in de G-dossiers: van het jaar 1958 alle stukken, maar van 1951 maar een klein gedeelte. Ook stukken van vóór 1951 heeft men incidenteel toegevoegd aan de G-dossiers. Men heeft echter zeer consciëntieus in de agenda's aantekening gehouden van deze verschuiving van stukken door te vermelden in welk dossier een stuk is gevoegd. Vóór 1959 heeft men echter ook al stukken uit het chronologisch archief gehaald en gevoegd in het bundelarchief van het Kabinet. Deze bundels zijn voor een deel niet meer te achterhalen. Wel bestaat er nog een kaartsysteem van deze bundels (inv.nrs. 284, 286-287, p.1). Verwijzingen in de agenda's van het chronologische geheime archief naar deze bundels kunnen helaas dus wel eens doodlopen.