2.13.151 Inventaris van het gewoon en geheim verbaalarchief van het Ministerie van Oorlog/Defensie, 1946 - 1963, en opgelegde archiefbescheiden van mr. F. J. Kranenburg, 1953-1957 en mr. W.H. Fockema Andrea , 1949-1992

Bij het ministerie inkomende stukken werden ingeschreven in de agenda, waarbij dagelijks een nummering vanaf 1 werd gehanteerd. Het agenderingskenmerk, d.w.z. de datum van ontvangst en het volgnummer op die datum, werd aangebracht op de stukken, in een stempel met de tekst "MVO Exh. [datum + nr.]". Exh. staat voor exhibitum

Letterlijk: "vertoond", waarmee in wezen werd bedoeld: in behandeling genomen.

, en naar de¬ze term werd een ingekomen stuk ook wel een exhibitum genoemd.

Eenmaal geagendeerd werd het stuk behandeld door een (of meerdere) afdeling(en) van het ministerie. Deze behandeling betekende veelal het concipiëren van een antwoordbrief, -besluit of -beschikking van (of namens) de minister. Verkreeg dit concept (al of niet na wijziging) de goedkeuring van de afdelingschef(s) en de minister zelve, dan kreeg het concept de status van minuut. Aan deze minuut werd een registratiekenmerk gegeven, bestaande uit:

1. de datum waarop de minuut was ontworpen of goedgekeurd, en
2. een volgnummer in een, eveneens dagelijks herstartende, nummering.

Opnieuw dus een datum + volgnummer, maar nu als afdoeningskenmerk. Het afdoeningskenmerk staat geheel los van het agenda- of exhibitumkenmerk. Veelal is de datum van afdoening later dan die van agendering, en de nummeringen hebben ook niets met elkaar te maken.

De minuut werd vervolgens (in enkel- of meervoud) in het net overgeschreven om aan de geadresseerde(n) te worden verzonden. Waren er bij een zaak meerdere belanghebbenden of betrokkenen, dan werden onder één afdoeningskenmerk soms meerdere, onderling verschillende brieven of beschikkingen geconcipieerd.

Na verzending van het/de net-exempla(a)r(en) was de behandeling voltooid, de zaak afgedaan. Resteerde nog de bijzetting van de ingekomen stukken en de minuut in het archief. De minuut, geschreven op een dubbelvel folioformaat papier, werd om de afgedane ingekomen stukken - ook wel relatieven geheten - gevouwen, en dit pakket(je), verbaal genoemd, werd in het archief opgelegd op de datum en volgnummer van de minuut. Waren er tijdens de behandeling interne (d.w.z. binnen het ministerie gewisselde) notities of adviezen over de onderhavige zaak ontstaan, dan werden deze eveneens tot de relatieven gerekend en in het verbaal opgelegd. Zulke interne stukken kregen echter geen registratiekenmerken van welke soort dan ook.

In de agenda werd bij ieder der nu afgedane relatieven het afdoeningskenmerk van de bijbehorende minuut bijgeschreven. Het verbaal werd ten slotte geregistreerd in de index

Volgens de vakterminologie van archivarissen is de correcte term repertorium, maar in deze tekst wordt het eigentijdse spraakgebruik gevolgd.

.

In de eerste plaats kwam het natuurlijk voor dat het ministerie zonder enige externe aanleiding overging tot het schrijven van een brief. Men duidt dit aan als een zgn. "initiatiefbrief". Het traject van een initiatiefbrief omvatte een minuut, indexregistratie en afleggen van de minuut.

Een tweede bijzonderheid is de afdoening bij notificatie ofwel "aangenomen voor kennisgeving". Dit betreft inkomende stukken waarop het ministerie geen verdere actie ondernam. Dergelijke stukken werden bij binnenkomst gewoon geagendeerd (exhibitum = datum + volgnummer), waarna de behandelende afdeling constateerde dat geen actie was gewenst. Men schreef dan "Notificatie" of een afkorting daarvan op de voor- of achterkant van het stuk, en gaf er vervolgens een afdoeningskenmerk aan mee, dus eveneens een datum + volgnummer maar verschillend van het exhibitum. Ook de afdoening bij "Notificatie" werd vervolgens bijgeschreven in de agenda en opgenomen in de index.

In de derde plaats werd er op ruime schaal gerenvoyeerd, d.w.z. dat een ingekomen stuk ter kennisneming, advisering, afdoening of anderszins aan andere autoriteiten (onder- of nevengeschikt aan het ministerie) werden doorgezonden (renvoyeren = herverzenden). Dat gebeurde veelal met een kantbrief, een voorgedrukt formuliertje met een tekst à la "in handen te stellen van ... ter ..." waarop dan de bestemming en de bedoeling konden worden ingevuld, vaak ook met aanwijzingen omtrent de behandeling van de mee te zenden stukken (terugzending aan het ministerie of te behouden door de geadresseerde van de kantbrief). De kantbrief kreeg bij het verzendende Ministerie van Oorlog wèl een afdoeningskenmerk mee, maar er ontstond géén verbaal. Kantbrief met door te zenden stukken heetten een renvooi.

Had de minister van Oorlog bij het renvooi meer te melden dan er op het beperkte formaat van de kantbrief paste (bijzondere aandachtspunten, specifieke aanwijzingen), dan werd een minuut gemaakt en ook opgelegd, maar zonder de daarbij "afgedane" (= doorgezonden) ingekomen stukken. Zo ontstond in formele zin wel een verbaal, dat inhoudelijk echter veelal zeer arm was.

Van de bij kantbrief afgedane renvooien werden, per afdeling, dagelijks staten gemaakt, met een summiere aanduiding van de doorgezonden stukken, de geadresseerde instantie en de opgedragen handelingen. Deze staten werden bij de verbalen van de betreffende dag opgelegd.

In geval de instantie aan welke gerenvoyeerd werd, de afdoening van de stukken kreeg opgedragen, eindigde de bemoeienis van het ministerie bij het renvooi. In het archief vond men dan in de gevallen waarin minuut was opgemaakt, deze doorzendingsminuut, en in alle overige gevallen in het geheel niets

Naarmate in de loop van de tijd de graad van (de)centralisatie van bevoegdheden varieerde, zal ook de mate waarin het ministerie ingekomen stukken ter afdoening aan zijn ondergeschikten doorzond, mee variëren. Globaal is vast te stellen, dat steeds meer bevoegdheden door het ministerie naar lagere militaire autoriteiten werden overgeheveld. Bijgevolg is te verwachten dat het aantal renvooien-om-afdoening in dezelfde mate toeneemt, en de informatieve detaillering in het archief afneemt.

.

In geval de instantie aan wie de doorzending was gericht, diende te antwoorden of te rapporteren, èn als het ministerie bij het renvooi de terugzending van de doorgezonden stukken had verordonneerd, dan werden bij dat antwoord of rapport die eerder doorgezonden (gerenvoyeerde) stukken geretourneerd. Het nieuw inkomende antwoord of rapport werd weer geagendeerd. In de gevallen dat het ministerie wel antwoord of rapport eiste, maar niet de terugzending van de eerder doorgezonden bescheiden gelastte, bleef de repliek beperkt tot het gevraagde.

Niet uitzonderlijk is dat in een bepaalde zaak 2, 3 of soms nog meer adviezen werden ingewonnen. Evenzoveel keren herhaalde zich dan het proces van renvooiwederbericht, steeds met inschrijving in de agenda. In theorie diende dan bij de agenda-inschrijvingen van de eerder reeds ingekomen en bij renvooi "afgedane" (= doorgezonden) stukken, steeds de opvolgende afdoeningskenmerken (al of niet renvoyerend) te worden bijgeschreven. Aantoonbaar is dat dat niet altijd volledig gebeurde. Uiteraard betekent dit, dat niet tegenover ieder afdoeningskenmerk ook een verbaal aanwezig is, ofwel: in de op één dag afgedane verbalen kunnen, ook bij overigens volledig archief, nummerverspringingen voorkomen, namelijk bij nummers die corresponderen met renvooien.

Was na een of meerdere renvooien het gevalletje "panklaar" èn behoorde de onderhavige zaak tot de competentie van het Ministerie van Oorlog, dan werd er finaal afgedaan, in de vorm van besluit, beschikking of brief. Ook finale afdoening bij "Notificatie" (kennisneming) komt voor in zaken waarin eerder de opvattingen en adviezen van uiteenlopende instanties was gevraagd. De tot dusver ingekomen en bij renvooi steeds weer verzonden stukken werden bij deze finale afdoening opgelegd.

Nog een andere bijzonderheid is, dat ingekomen stukken die in de agenda van het gewoon verbaal werden geregistreerd, "geheim" konden worden afgedaan. De "gewoon" ingekomen stukken werden dan ook opgelegd bij de "geheime" afdoening. In de "gewone" agenda werd bij de inschrijving dan het kenmerk van het desbetreffende geheime verbaal aangetekend. Het geheime verbaal hanteerde als afdoeningskenmerk een hoofdletter en een cijfer. Jaarlijks werd gestart bij A en voortgegaan tot Z, dan volgde A1 t/m Z1, dan A2 t/m Z2 enz.

Tenslotte blijkt dat ook op "onregelmatige" wijze stukken buiten het verbaalarchief werden gehouden. En uiteraard werden opgelegde verbalen soms weer opgevraagd door de "beleidsafdeling". Conform voorschrift werd ter plekke van het gelichte verbaal dan een lichtingsbriefje gelegd. Deze zijn en worden op vrij uitgebreide schaal aangetroffen, waaruit mag blijken dat een zekere hoeveelheid archief reeds vòòr de overdracht vermist was. Ook is aangetoond dat zulke gelichte, oudere verbalen per abuis wel werden opgelegd in een later verbaal, voor de behandeling waarvan de oudere stukken waren opgevraagd; enkele van deze misplaatsingen zijn concreet aangetroffen en hersteld. Het merendeel van de uitgeleende en niet teruggekeerde verbalen is en blijft echter spoorloos.

In de agenda werden de bij het ministerie inkomende stukken ingeschreven. Bij binnenkomst werden de stukken voorgesorteerd op de afdeling die met de behandeling werd belast. Daardoor werd tegelijk bekend hoeveel stukken iedere afdeling dagelijks binnen kreeg, waardoor voorafgaand aan de agendering reeds voor iedere afdeling voldoende inschrijvingsnummers konden worden afgeteld. Iedere dag startte de inschrijvingsnummering bij 1, zodat het inschrijvingskenmerk bestaat uit de datum en volgnummer van inschrijving. Dit kenmerk werd op de ingeschreven stukken overgebracht en heet daar het "exhibitum". Naderhand werden deze afdelingsgewijze dagagenda's op datum samengebracht (waarbij de afdelingen elkaar in een vaste orde opvolgen) en ten slotte per kalendermaand ingebonden. De bij het archief overgeleverde agenda's zijn in de regel de duplicaten die dagelijks aan de Secretaris(-Generaal) werden verstrekt -- vandaar dat veelvuldig het woord "afschrift" boven aan een afdelingssegment prijkt.

De kolommen van de agenda vertonen v.l.n.r.:

• Agenderingsvolgnummer van het Ministerie van Oorlog, dat samen met de datum het "exhibitum" vormt;
• Afzenderkenmerk: datum van verzending en volgnummer van de afzender;
• De afzender;
• De korte inhoud van het ingekomen stuk;
• De verwijzing naar het afdoeningskenmerk van het ministerie.

Door zijn opzet is de agenda het aangewezen hulpmiddel, wanneer men bij onderzoek heeft vastgesteld, dat een instantie of persoon te eniger tijd een brief aan het Ministerie van Oorlog heeft verzonden. Men kan dan, met inachtneming van een interval voor de postbestelling, deze bij het ministerie ingekomen brief opsporen in de agenda en bij de inschrijving constateren bij welk afdoeningskenmerk deze ingekomen brief is afgedaan. Kent men ook het onderwerp van de brief, dan is het veelal zelfs mogelijk te bepalen voor welke afdeling de brief werd geagendeerd, waardoor het zoeken nog eenvoudiger gaat, aangezien immers de agenda's dagelijks afdelingsgewijs zijn ingericht.

In welke gevallen zo'n afdoeningskenmerk een renvooi, een finale afdoening mèt of zònder oplegging, of een "Notificatie" is, is uit de agenda's echter niet gewaar te worden. In de gevallen waar na een agenda-inschrijving twee afdoeningskenmerken worden vermeld (waarvan de eerste soms voorafgegaan door "beh.") is met grote waarschijnlijkheid aan te nemen dat die eerste afdoening een renvooi is. Over de aard van de laatste afdoening zegt dat echter nog steeds niets. Het karakter van de afdoeningen blijkt pas uit de index.

De van het ministerie uitgaande stukken werden geregistreerd in de index. De index was ingedeeld in "hoofden" of "respecten": rubrieken van zaken, onderwerpen en/of bemoeienissen van het ministerie. Sommige van deze rubrieken zijn nader ingedeeld in subrubrieken van de eerste, tweede en soms derde graad; in dergelijke gevallen spreken we van primaire en subrubrieken.

Zie inv. nr. 7064, Respectenlijst van het bureau Algemene Index voor een overzicht.

Een uitgaand stuk werd met zijn afdoeningskenmerk en korte inhoud ingeschreven onder de rubriek waar onder het geacht werd te horen. Soms werd één enkel uitgaand stuk onder meerdere rubrieken verwerkt. Door de rubricering werd ervoor gezorgd dat de grote hoeveelheid verbalen, opgelegd op niet-inhoudelijke criteria (namelijk: het afdoeningskenmerk, dus datum + volgnummer), toch relatief eenvoudig inhoudelijk benaderbaar bleef. De weergave van de inhoud in de index is daarbij nog steeds een betrouwbare indicatie van de aard van de afdoening: valt het woord "doorzending", dan is duidelijk dat eerder ingekomen bescheiden per kantbrief of met doorgeleide weer zijn geëxpedieerd. Ook "notificaties" zijn in de indices aangegeven.

De hoeveelheid door het Ministerie van Oorlog te behandelen zaken en de brede spreiding in onderwerpen daarvan veroorzaakte, dat de index van meet af aan zo omvangrijk was, dat die niet handzaam in één boekband paste: al spoedig waren per kalenderjaar vier, en naderhand nog meer banden nodig. De (primaire) rubrieken volgden elkaar daarin alfabetisch (op beginletter, maar niet altijd lexicografisch) op.

De index werd gedurende het lopende jaar losbladig bijgehouden, en pas nadien ingebonden in een aantal banden. De bladzijden van de indices over één kalenderjaar (en dus over meerdere banden) hadden één "paginering-met-hiaten". Het bladzijdennummer heette eigentijds folionummer

Strikt genomen is een foliëring een nummering per blad, een paginering een nummering per bladzijde. In het onderhavige geval lopen die begrippen dooreen.

. Vaste rubrieken hadden over perioden van meerdere tot vele jaren een vaste beginpagina, waarna een ruime hoeveelheid paginanummers voor deze rubriek was gereserveerd. Was niet alle ruimte benodigd, dan ontstond tussen het einde van de ene en het begin van de volgende rubriek een pagineringshiaat. Was onverhoopt meer ruimte nodig dan gereserveerd, dan ontstond een paginasubnummering of -sublettering. Wanneer het aantal rubrieken waar zo'n subnummering of -lettering nodig was, flink was toegenomen, dan werd naar de behoefte van dat moment een nieuwe pagina-indeling van de index ingevoerd, die dan weer geruime tijd van kracht bleef.

Voor in ieder indexdeel werd een inhoudsopgave opgenomen, hoofden-, respecten- of rubriekenlijst genoemd, waarin iedere (sub)rubriek met zijn folioverwijzing (= paginanummer) werd aangetekend. De hoofdenlijst is ingedeeld in twee kolommen, waarvan de linker rechtstreeks verwijst naar indexpagina's ("folionummers"), terwijl de rechter kolom verwijst naar andere indexhoofden.

De banden van de index over één kalenderjaar werden onderscheiden naar de beginletters van de primaire rubrieken (dus bijv. 1945: A - F, G - K, L - P, R - Z).

Was een uitgaand stuk in de index geregistreerd, dan werd voorop de minuut het index folionummer aangetekend met de notatie fo + (pagina)nummer. Was één uitgaand stuk meermalen onder verschillende rubrieken in de index verwerkt, dan werden evenzoveel folionummers aangetekend op de minuut.

Voor degenen die eigentijds de index bijhielden, was dit stelsel van rubrieken uiteraard gesneden koek. Anderen echter ondervinden aanzienlijke problemen juist omdat zij het stelsel niet kennen. En dat terwijl de indices de enige thematische ingang tot het archief vormen. Wil men iets weten over een bepaald onderwerp, dan dient men eerst uit te vinden onder welke rubriek dat onderwerp in de indices werd geboekt. Dat is lang niet altijd evident. Een hulpmiddel vormen echter de taakomschrijvingen in organisatiebesluiten: zeker in de eerste decennia van de archiefvorming blijkt een parallellie tussen deze organisatiebesluiten met taakomschrijvingen enerzijds en de rubriekenindeling van de indices anderzijds.