Terug naar zoekresultaten

2.13.171 Inventaris van het archief van het Directoraat voor Administratieve Diensten, (1945) 1948-1953, later Directoraat-Generaal, 1954-1963 van het Ministerie van Oorlog, vanaf 1959 van Defensie

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Archief

Titel

2.13.171
Inventaris van het archief van het Directoraat voor Administratieve Diensten, (1945) 1948-1953, later Directoraat-Generaal, 1954-1963 van het Ministerie van Oorlog, vanaf 1959 van Defensie

Auteur

H.E.M. Mettes, X. Sun

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
2008 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Ministerie van Defensie: Directoraat (Directoraat-Generaal) voor Administratieve Diensten
Defensie / DG Administratieve Diensten

Periodisering

archiefvorming: 1948-1963
oudste stuk - jongste stuk: 1945-1963

Archiefbloknummer

D75

Omvang

; 463 inventarisnummer(s) 22,80 meter

Taal van het archiefmateriaal

.
Het merendeel der stukken is in het Nederlands

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Ministerie van Oorlog/Defensie / Directoraat voor Administratieve Diensten (DAD), later Directoraat-Generaal van het Ministerie van Oorlog, vanaf

Samenvatting van de inhoud van het archief

Tot de kerntaken van de verzamelde Administratieve Diensten behoorden onder andere coördinatie van alle tot de krijgsmacht behorende administratieve, financiële en economische aangelegenheden, bevordering van efficiency en toezicht op de externe en interne controle.
Het archief van het Directoraat voor Administratieve Diensten, later Directoraat-Generaal, eerst van het Ministerie van Oorlog en vanaf 1959 van Defensie, dat de jaren 1945 tot en met 1963 bestrijkt, bevat stukken van algemene aard waarvan een groot deel, naast ingekomen en minuten van uitgaande stukken, bestaat uit code- en relatiefiches. Stukken samenhangend met de bijzondere taakuitoefening van het Directoraat(-Generaal) betreft de volgende onderwerpen: defensiebeleid, organisatie, personeel, materieel, operatiën, financiën, gebouwen, werken en terreinen. Ook zijn in dit archief de archieven van de Commissie Persoonlijke Uitrusting en van de afdeling EDG-aangelegenheden opgenomen, evenals de afgedwaalde archiefbescheiden van het Kabinet van de minister van Oorlog en van de afdeling rechtstoestand van het Directoraat Personeel.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
Ontstaan
Het Directoraat Administratieve Diensten (DAD) is in 1947 opgericht en stond onder leiding van een directeur. Rond 1950 bestond het directoraat uit de volgende zeven afdelingen:
  • B1 Civielrecht en vorderingen;
  • B2 Comptabiliteit;
  • B3 Burgerpersoneel;
  • B4 Militaire pensioenen;
  • B5 Afwikkeling contracten;
  • B6 Gravendienst;
  • B7 Wetgeving en Publiek recht.
Rond 1951 werd de afdeling B3, Burgerpersoneel uit het DAD gelicht. Het bureau werd later omgevormd tot het Directoraat Personeel. Een jaar later, rond 1952, werden nog twee afdelingen, te weten B4 Militaire pensioenen en B5, Afwikkeling contracten opgeheven. Het Directoraat-Generaal van Oorlog werd ingesteld bij ministeriële beschikking van 5 juni 1953, Kabinet nr. 3847. Aanvankelijk bestond het Directoraat-Generaal naast de staf uit drie afdelingen, te weten Efficiency en administratieve organisatie, EDG-aangelegenheden en (civiele-) NATO-zaken en Comptabiliteit en de Accountantsdienst. De afdeling EDG-aangelegenheden werd ingesteld bij ministeriele beschikking van 23 juni 1952, nr. 2668. De afdeling ressorteerde aanvankelijk onder de DAD, later onder het Directoraat-generaal. De afdeling was belast met het coördineren van de behandeling van zaken die betrekking hadden op de voorbereiding van de EDG, voor zover deze niet tot de bevoegdheden van de minister van Buitenlandse Zaken of enige andere ministers gerekend konden worden, het verstrekken van voorlichting over deze zaken aan ambtelijke instanties en het adviseren van de minister over deze zaken, voor zover deze niet tot de bevoegdheden behoorden van de onder de minister vallende autoriteiten. De staf hield zich bezig met de voorbereiding en uitwerking van financieel administratieve beleidszaken, het behandelen van juridische aangelegenheden zoals schadevergoedingen, vorderingen, inkwartiering en contracten. De Afdeling Efficiency en Administratieve Organisatie was belast met het adviseren inzake de structuur van het ministerie en de inrichting van de administratie, arbeidstechnische zaken alsmede technisch-organisatorische aangelegenheden. Ook codificatie viel onder deze afdeling, en tevens de mechanische verwerking van administratieve gegevens. Het Directoraat-Generaal van Oorlog werd bij ministeriële beschikking van 3 juli 1959, nr. 248.549 in verband met de samenvoeging van de departementen van Oorlog en Marine opnieuw ingesteld waarbij ook de taakomschrijving opnieuw werd vastgesteld. Het kende de volgende taken:
  • Coördineren en regelen van alle tot de krijgsmacht behorende financiële en economische aangelegenheden en de administratie in de ruimste zin;
  • Toezicht houden op de externe en de interne controle van het financiële en materiële beheer, voor zover dit krachtens de wet niet aan andere autoriteiten is voorbehouden;
  • Bevorderen van de efficiency alsmede openstellen en uitwerken van administratieve regelingen, welke een waarborg zullen zijn voor de juiste uitvoering van een doelmatig beheer;
  • Behandelen van de juridische aangelegenheden met betrekking tot schadevergoeding, vordering, inkwartiering en contracten;
  • Interne kredietopening;
  • Coördineren en regelen financiële en financieel-economische aangelegenheden, welke uit de internationale militaire samenwerking voortvloeien;
  • Al die taken, welke naar het oordeel van de minister alsnog aan hem de directeur-generaal behoren te worden opgedragen.
Het Directoraat-Generaal was opgebouwd uit de volgende onderdelen:
  • Staf;
  • Efffiency en Administratieve organisatie;
  • Bureau Mechanische Verwerking Administratieve Gegevens;
  • Afdeling Comptabiliteit;
  • Accountantsdienst
  • Codificatiebureau zee-, land- en luchtmacht
  • Civielrecht en vorderingen.
Het Directoraat-Generaal werd in 1963 opgeheven als gevolg van de invoering van de zogenaamde verticale organisatiestructuur.
Commissie persoonlijke uitrusting, 1959-1962
De commissie werd ingesteld door de minister van Defensie in 1959. De commissie moest onderzoeken in hoeverre de voorschriften met betrekking tot de persoonlijke uitrusting van militair personeel diende te worden gewijzigd of aangevuld. De commissie stond onder voorzitterschap van de directeur-generaal van defensie, S.D. Duyverman.
Geschiedenis van het archiefbeheer
Ordening DAD
De registratie van stukken werd in eerste instantie gedaan volgens het verbaalstelsel.
Vanaf 1953 werd het archief geordend volgens het dossierstelsel. Inkomende stukken werden direct na ontvangst ingeschreven en uitgaande stukken voor verzending. Hierbij werd het zogenaamde fiche-doorschrijfsysteem gebruikt.
Bij dit systeem maakt men gebruik van een set formulieren in verschillende kleuren. Deze kunnen allemaal in één keer worden ingevuld door gebruikmaking van carbonpapier. Afgezien van het bovenste, witte blad, zijn alle bladen voorzien van perforatielijnen. Op het witte bovenblad worden de ingekomen en uitgaande ingeschreven naar chronologie. Men noemt dit ook wel de moederbladen. De ingevulde, niet geperforeerde witte bladen worden gebonden en vormen zo een indicateur op het archief. De ingevulde, gekleurde bladen worden langs de perforatielijnen afgescheurd en zo ontstaan fiches met verschillende kleuren die kunnen worden gerangschikt naar eigen goeddunken. Bij het Ministerie van Defensie werden twee grijze fiches aangemaakt, waarvan één serie op code (op basis van het registratuurplan van het Ministerie van Defensie ( Registratuurplan, herziene versie vastgesteld met nr. D88/326/16711, d.d. 11 mei 1988, archief ministerie van Defensie. ) ) en één op onderwerp werd gezet, blauwe fiches op afzenders of ontvangers, roze fiches ten behoeve van de verblijfplaatsadministratie en een exemplaar dat bij het stuk bleef en tenslotte gele fiches voor de behandelende afdeling. De afgedane stukken werden uiteindelijk op inschrijfnummer opgeborgen in het archief. Stukken met hetzelfde onderwerp werden ingeboekt met het eerdere toegekende inboeknummer gevolgd door de letter: A (b.v. 8.001/A). Het daaropvolgende stuk kreeg de letter: B, enz.
Afdeling EDG
Het overgrote deel van de bescheiden van dit archief is op 23 september 1964 door de afdeling Efficiency en Administratieve Organisatie overgedragen aan het Centraal Archievendepot van het ministerie van Defensie. Dit blijkt uit het rapport dat in 1964 is opgemaakt van de overdracht, de plaatsingslijst die van het archief is gemaakt en een tweetal brieven van de Dienst Zorg Postaktieve Militairen (DZPM) aan het CAD uit 1991 betreffende veertien klappers als toegang op de gebundelde verslagen en agenda's c.q. werkprogramma's van (een) werkgroep(en) van de Nederlandse delegatie bij de interim-commissie van de EDG. Aan de hand van de brieven van de DZPM kan opgemaakt worden dat de desbetreffende gebundelde verslagen en werkprogramma's in de jaren tussen 1991 en de bewerking van dit archief in 2008 moeten zijn toegevoegd aan het archief. Tijdens de bewerking zijn dozen met stukken aangetroffen die niet in de plaatsingslijst zijn opgenomen.
De veertien klappers zijn tijdens de bewerking niet meer aangetroffen. Op basis hiervan kan de conclusie getrokken worden dat tussen 1991 en 2008 de klappers zijn vernietigd of zijn ondergebracht in een ander archiefbestand.
De serie weekverslagen van de Nederlandse delegatie, alsook de militaire afdeling die deel uitmaakte van deze delegatie, bij de interimcommissie van de Europese Defensie Gemeenschap zijn tijdens de inventarisatie in viervoud aangetroffen. De series waren echter incompleet en vullen elkaar aan. Vandaar dat alle vier de series zijn opgenomen in de inventaris en dat er geen vernietiging heeft plaatsgevonden. Twee series zijn afgedwaald van de oorspronkelijke archiefvormer, te weten de afdeling rechtstoestand van het Directoraat Personeel.
De verwerving van het archief
Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Inhoud en structuur van het archief

Selectie en vernietiging In januari 2007 werden, op grond van de selectielijsten militair personeel de volgende selectielijsten gehanteerd:
  • de 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Defensie en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Militair Materieel over de periode vanaf 1945', 29 januari 2007/nr. C/S&A/07/240, (Stcrt. 24 april 2007, nr. 79/pag. 11);
  • de 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Defensie en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Militaire Operatiën over de periode vanaf 1945', 3 mei 2005/nr. C/S&A/05/933, (Stcrt. 15 juli 2005, nr. 113/pag. 14);
  • de 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Defensie en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Militair Personeel over de periode 1945-1993', 19 december 2005/nr. C/S&A/05/2602, (Stcrt. 6 maart 2006, nr. 46/pag. 8);
  • de 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Defensie en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Organisatie van de Rijksoverheid over de periode 1945-1999', 5 juli 2005/nr. C/S&A/05/1362, (Stcrt. 16 december 2005, nr.245/pag. 25);
  • de 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Defensie en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Rijksbegroting over de periode 1945-2000, Nr. C/S/05/139 25-1-2005, gepubliceerd: Staatscourant 31 maart 2005, nummer 62/pag. 34;
  • de 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Defensie en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Overheidsinformatievoorziening over de periode 1945-1999, C/S/03/1691, gepubliceerd: Staatscourant 20 oktober 2003, nummer 202/ pag. 11;
  • de 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Defensie als vakminister en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Rijkshuisvesting over de periode vanaf 1945. 24 juni 2002/R&B/OSA2002/1182 uit: Staatscourant 19 september 2002, nummer 180/ pagina 16 en de vernietigingslijst van het Ministerie van Defensie.
Verder zijn er dubbele stukken aangetroffen die tijdens de bewerking vernietigd zijn.
Verantwoording van de bewerking
Het archief van het Directoraat-Generaal is bij de opheffing van het Semi Statisch Archief van het Ministerie van Defensie in 1993 overgedragen naar het Centraal Archievendepot.
Bij een eerdere bewerking in 1985 is op grond van het bepaalde in de vernietigingslijst van het Ministerie van Defensie 0,05 meter archiefbescheiden vernietigd.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Volledig openbaar.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Defensie: Directoraat (Directoraat-Generaal) voor Administratieve Diensten, nummer toegang 2.13.171, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Defensie / DG Administratieve Diensten, 2.13.171, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Archiefbestanddelen