Selectie en vernietiging
Uit het archief is niets vernietigd, met uitzondering van dubbele exemplaren van verslagen en besluitenlijsten over de periode 1965 - 1979, er is slechts geschoond op dubbelen. Dit betrof in totaal 3,5 meter. Een en ander geschiedde op grond van de bij het besluit van de Ministers van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk en van Defensie van 30 december 1969, Dir. O.K.N. Afd. O/M.A. nr. 154391 en de Afdeling Efficiency en Administratieve Organisatie nr. 250.880/2B vastgestelde Lijst van te Vernietigen Archiefbescheiden van het Ministerie van Defensie (Staatscourant 1970, 10), laatstelijk gewijzigd bij besluit van de Ministers van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en van Defensie van 11 juni 1987, kenmerk MMA/Ar-1973 (Staatscourant 1987), hoofdstuk 7100, artikel 3.
Na inventarisatie bedroeg de omvang van het archief 31,5 strekkende meter.
Verantwoording van de bewerking
Het archief werd in voorgaande jaren in blokken van verschillende grootte ingeleverd bij de Sectie Semi-statische Archieven Koninklijke Landmacht, voorheen respectievelijk genaamd Limbo-archief, Bureau Semi-statisch Archief Koninklijke Landmacht en Sectie Semi-statische Archieven Koninklijke Landmacht-staf.
De inventarisatie ving aan met de eerste vergadering in 1945 en werd afgesloten na de laatse vergadering van 1994. Hierdoor werd een periode van bijna 50 jaar beslagen.
Bij aanvang van de inventarisatie waren duidelijk twee series te onderscheiden, namelijk een serie verslagen van vergaderingen en een serie bijlagen bij de vergaderingen.
De verslagen van de vergaderingen waren nagenoeg compleet. Enkele verslagen die ontbraken zijn later bijgevoegd uit een serie verslagen die bij het Centraal Archievendepot van het Ministerie van Defensie aanwezig was. Verslagen van vijf vergaderingen (de 78e t/m de 82e) uit 1950 zijn in het geheel niet aangetroffen. Onderzoek door medewerkers van het Centraal Archievendepot, in diverse daar aanwezige archieven waarin zich een kopie zou kunnen bevinden, leverde niets op, evenals navraag bij het Koninklijk Huisarchief, zodat deze verslagen als verloren dienen te worden beschouwd.
Over de periode 1945 tot en met 1963 zijn behalve de verslagen van de vergaderingen, maar zeer weinig stukken in het archief aanwezig. Van de jaren 1945, 1946, 1947, 1951, 1953, 1954 en 1957 zijn in het geheel geen bijlagen bij de vergaderingen aangetroffen. Van de andere jaren uit deze periode is het aantal bijlagen zo gering dat deze per jaargang bijeen zijn gebracht.
Het betreft hier een hoeveelheid van slechts 10 cm.
De bijlagen bij de vergaderingen over de periode 1945 - 1975 waren in het verleden herordend volgens het dossierstelsel. Daar deze periode slechts een klein gedeelte van de omvang van het archief besloeg is besloten deze ordening te verbreken en de stukken te herordenen. Het bleek daarbij niet mogelijk om de stukken te herkennen als bijlagen bij een bepaalde vergadering, zodat besloten is een zuiver chronologische ordening aan te brengen. Afhankelijk van het aantal stukken is dit gedaan per jaar, per half jaar of per maand.
Vanaf 1976 was het archief nog niet bewerkt, zodat alle bijlagen nog per vergadering geordend waren. De stukken waren voorzien van een nummer, bestaande uit het nummer van de desbetreffende vergadering, bijvoorbeeld "2/78", dit is de tweede vergadering in 1978. Binnen deze vergaderingen zijn de stukken geordend op volgorde van behandeling door de Legerraad.
In de serie verslagen ontbrak er een aantal. Deze is echter gecompleteerd met de exemplaren van de verslagen die bij het Centraal Archievendepot aanwezig waren. Alle verslagen van vergaderingen, met uitzondering van boven vermelde vijf verslagen uit 1950, zijn nu, per jaar geordend, aanwezig.
Vanaf 1976 zijn deze eveneens voorafgaand aan de bijlagen aanwezig, evenals de agenda's en de besluitenlijsten. Voorts zijn eveneens vanaf 1976 per vergadering de ingekomen besluitenlijsten van overige functionele raden en comités aanwezig.
Na inventarisatie is een index vervaardigd op de aanwezige bijlagen bij de vergaderingen. Dit vergde veel tijd, vooral omdat iedere vermelding gecontroleerd diende te worden.
Er werd gedurende de gehele periode geen onderscheid gemaakt in rubricering voor wat betreft de opberging van de documenten. Gerubriceerde en ongerubriceerde documenten zijn vermengd.