2.13.5382 Inventaris van het archief van de Algemene Secretarie van het ministerie van Defensie: beleidsterrein Politie I, 1955 - 1972

Deze institutionele toegang is het product van de bewerking van archiefbescheiden volgens de PIVOT methodiek.

Vanwege de gecompliceerdheid van de methodiek ten opzichte van de bewerking volgens de vernietigingslijst van het ministerie van Defensie en de destijds beperkte beschikbaarheid van het aantal vastgestelde basis selectiedocumenten is er voor een stapsgewijze introductie gekozen.

De beschikbaarheid van het vastgestelde basis selectiedocument politie I (voortaan BSD) en de samenstelling van het archief algemene secretarie van het ministerie van Oorlog later Defensie waren het uitgangspunt voor een pilot project. De pilot had als doel inzicht te verwerven in de praktische toepasbaarheid van het BSD als selectiemiddel en de bewerkers geleidelijk aan vertrouwd te laten raken met de bewerkingswijze.

Het archief, 1954 – 1981, met een omvang van 94 m¹ kent een eenduidige opbouw met dossiers, waarbinnen een grote variëteit van onderwerpen voorkomt. Ook is het archief compleet en “onderhouden”, in die zin dat tot 1994 door het semi-statisch archief van de CPA de vernietigbare archiefbescheiden werden verwijderd op basis van de vernietigingslijst. Aan de dossiers werden registratienummers toegekend van zes cijfers in de series 200.000, 300.000 en 400.000. Het onderscheid tussen de series stond in relatie tot de behandelende directies van het ministerie. De bewerking van dit archiefdeel eindigt in 1981, waarmee het voldoet aan de overbrengingstermijn gesteld in de Archiefwet 1995. Het gedeelte 1946 – 1953 zal afzonderlijk worden geïnventariseerd om reden dat dit deel gevormd werd volgens het verbaalstelsel. Dit leent zich niet voor bewerking volgens de PIVOT methodiek. Zie hiervoor de inventaris met Toegangsnummer 2.13.151.

Naast bovengenoemd beleidsterrein kent de minister van Defensie er meerdere waarop hij optreedt als direct verantwoordelijke (actor minister), daarnaast zijn er ook beleidsterreinen met een (gedeelde) verantwoordelijkheid die hij draagt met een collega minister (actor vakminister). Door het destijds ontbreken van voldoende vastgestelde BSD’n voor deze beleidsterreinen kon het archief niet integraal bewerkt worden en diende het deel politie I daaruit te worden geselecteerd. Wel werd tijdens dit proces elk dossier aan een der overige beleidsterrein toegewezen voor latere bewerking.

Vervolgens werd de inhoud van elk dossier geanalyseerd en in relatie gebracht met een specifieke handeling behorende tot genoemd beleidsterrein en beschreven, ingeval er sprake was van een handeling voorzien van de indicatie (B), bewaren. De beschrijvingen werden opgenomen in een geautomatiseerd bestand tevens model institutionele toegang (IT).

Dossiers behorende tot de handelingen, categorie (V) vernietigen, werden afgescheiden en geregistreerd in een apart bestand.

Om ervoor te zorgen dat gedurende de bewerking van het archief te allen tijde dossiers opvraagbaar bleven, werd het oorspronkelijke registratienummer van de dossiers gehanteerd.

De in de IT opgenomen en beschreven dossiers kregen uiteindelijk in de fase van ompakken conform de norm goede en geordende staat een definitief en uniek inventarisnummer, gebaseerd op een projectnummer toegekend door het Algemeen Rijksarchief en het nummer van het rapport institutioneel onderzoek (RIO), in dit geval 5 en 100, en een volgnummer 5114.