2.27.144 Inventaris van de archieven van de Projectgroep Millennium Vraagstuk en de Stichting Millennium Platform Zorg, (1996) 1997-2000

De Projectgroep Millennium Vraagstuk en het Millennium Platform Zorg moesten het Ministerie van VWS en de daaronder ressorterende zorginstellingen voorbereiden op de mogelijke gevolgen van het millenniumprobleem voor hun automatiseringssystemen. Hun archief bevat onderzoeksrapporten en nota's over deze problematiek, plannen van aanpak en voorlichtingsmateriaal; voorts vergaderstukken en correspondentie.

Download inventaris als:PDF|XML

Zoekhulpen bij dit archief

Er is geen specifieke zoekhulp, zie de algemene hulp bij het zoeken in archieven

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer

Projectgroep Millennium Vraagstuk (PMV)

In september 1997 riep de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) het Project Millennium Overheid (PMO) in het leven. Het PMO coördineerde en ondersteunde actief de werkzaamheden bij de verantwoordelijke ministeries die waren gericht op het oplossen dan wel beheersbaar maken van het millenniumprobleem. Bij elk ministerie werd een projectbureau in het leven geroepen, gericht op het departement zelf, de zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) en de onder haar vallende sectoren.

Op 3 november 1997 startte de Projectgroep Millennium Vraagstuk (PMV) met het vaststellen van het projectplan door de ministerstaf. Voorafgaand daaraan werd het Millenniumvraagstuk beschouwd als een intern bedrijfsvoeringsprobleem van de overheid, waarvoor het coördinerende departement van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) een normplanning had opgesteld. In oktober 1997 besloot VWS om ook het VWS-veld in de aanpak te betrekken, zonder de eigen verantwoordelijkheid van instellingen en beroepsbeoefenaars aan te tasten of over te nemen.

Het op 3 november 1997 vastgestelde projectplan maakte onderscheid tussen het eigen departement, de zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) en het VWS-veld.

Doel van het project:

Ervoor zorgen dat VWS en de onder VWS ressorterende instellingen optimaal zijn voorbereid op de gevolgen van de eeuwwisseling voor hun automatiseringssystemen en overige objecten die gebruikmaken van informatietechnologie (IT).

Opdracht van het project:

voor VWS zelf: inventarisatie, analyse, oplossen van problemen en voorkomen van toekomstige problemen;
voor de ZBO’s: de instellingen in de risicosectoren en de overige organisaties: stimuleren en faciliteren bij inventarisatie, analyse en oplossing, waarbij over de voortgang wordt gerapporteerd;
bewaken van de voortgang en kwaliteit van het proces.

De opdracht van PMV was vooral coördinerend en richtte zich op circa 3.000 zorginstellingen en 30.000 zelfstandige beroepsbeoefenaars, waarbij onder meer gebruik werd gemaakt van het Millennium Platform Zorg (MPZ) en de inzet van de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ). PMV had dus als primaire taak de coördinatie van het proces en niet het oplossen van knelpunten. Het laatste bleef een verantwoordelijkheid van het lijnmanagement.

Verloop van het project

Het proces van de uitvoering van deze opdracht was uiterst gecompliceerd, vanwege de krappe deadline, het genormeerde tijdpad en de algemene onbekendheid met het vraagstuk. PMV omvatte in drie werkvelden (departement, ZBO's en VWS-veld) een grote verscheidenheid aan organisaties. Daarbij had PMV geen directe hiërarchische bevoegdheden; de instrumenten van PMV beperkten zich tot monitoren, ondersteunen, coördineren en informeren. Als schakel tussen PMV en de 3.000 instellingen en 30.000 beroepsbeoefenaars in het VWS-veld was het Millennium Platform Zorg (MPZ) verantwoordelijk voor deze activiteiten. Via de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) werd toezicht gehouden op de aanpak in het VWS-veld.

Organisatie

PMV bestond uit drie deelprojecten (VWS-intern, ZBO's en VWS-veld), met inzet van facetdeskundigheid (communicatie, juridisch advies, kwaliteit, planning & control en financiën) en een ondersteunend bureau (secretariaat, archief). Aan PMV rapporteerden alle afzonderlijke organisatieonderdelen van VWS. Hierbij waren voor onderdelen van het departement aparte projectorganisaties ingesteld, met name bij de Facilitaire Dienst, het RIVM, de Inspectie Gezondheidszorg en de afdeling Crisisbeheersing. Met het MPZ bestond een subsidierelatie; daarnaast waren er vanuit de deelprojecten tal van geïnstitutionaliseerde overlegsituaties met andere betrokken partijen. In mei 2000 is de projectgroep opgeheven.

Stichting Millennium Platform Zorgsector (MPZ)

De minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) had op 11 december 1997 het Millennium Platform Zorgsector (MPZ) geïnstalleerd. Het MPZ was de uitvoeringsorganisatie in het VWS-veld en werd aangestuurd vanuit PMV. De missie van het MPZ was instellingen en andere zorgaanbieders facilitair ondersteunen bij het bereiken van een tijdige oplossing van problemen die bij de instellingen konden ontstaan door het Millenniumprobleem. Op 30 januari 1998 werd de “Stichting Millennium Zorgsector” (MPZ) notarieel opgericht. Met de statutenwijziging op 18 maart 1999 is de naam gewijzigd in “Stichting Millennium Platform Zorg”. Volgens artikel 2 van de statuten heeft de stichting ten doel te bevorderen dat de zorgsector ten aanzien van geautomatiseerde en informatiseringtechnische voorzieningen ongestoord de komende millenniumovergang passeert. Zij tracht dit doel ondermeer te bereiken door:

het faciliteren van op de zorgsector gerichte voorlichtingsactiviteiten en van ondersteuning bij het analyseren van mogelijke knelpunten;
het faciliteren van de informatie- en communicatievoorziening tussen (groepen) gebruikers van geautomatiseerde en informatietechnologische voorzieningen en (groepen) leveranciers betreffende de voor de millenniumovergang relevante technische, financiële en juridische aspecten;
het (doen) verlenen van bijstand en advies aan (groepen) zorgaanbieders, zorgbelanghebbenden en hun branche- en of belangenorganisatie;
het (doen) uitvoeren van onderzoek naar de risico’s als bedoeld in artikel 2, lid 1 en naar de initiatieven ter bespreking van deze risico’s, alsmede het informeren van de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport over de risico’s en de initiatieven ter bespreking daarvan.

In principe waren de zorginstellingen zelf verantwoordelijk voor de daadwerkelijke aanpak van het millenniumvraagstuk. Namens het ministerie stuurde het eind 1997 ingestelde Millennium Platform Zorg de zorginstellingen aan activiteiten te ontplooien om knelpunten en achterstanden aan te pakken. Het MPZ gaf juridische en financiële steun aan de risicosectoren binnen het veld en stelde kennis over het millenniumvraagstuk ter beschikking. Het MPZ initieerde tal van voorlichtingsactiviteiten voor de risicosectoren, zoals voorlichtingsbijeenkomsten, een kwartaalkrant, persberichten, Cd-rom’s met adviezen en een website.

Medio 1998 werkte het ministerie een normplanning uit, waarna in september 1998 een plan van aanpak voor het deelproject VWS/Veld werd opgesteld. Per risicosector stelde het MPZ sector- en themagerichte projectgroepen in, voor de ziekenhuizenzorg, de ambulancezorg en de gehandicaptenzorg. Hierin participeerden de projectleider van de betreffende risicosector, een inhoudelijk beleidsdeskundige van VWS en een inhoudelijk deskundige inspecteur. De deelprojectleider VWS/Veld was bij alle sectorgerichte projectgroepen als waarnemer aanwezig, om zo de minister te kunnen informeren over specifieke knelpunten. In het interne overleg risicosectoren participeerden VWS-directies met beleidsinhoudelijke kennis over deze sectoren.

Maandelijks informeerde de deelprojectleider VWS/Veld over de voortgang per risicosector. Als formele meetmomenten dienden de tijdsplanning van het communicatieplan, de rapportage over de monitoring, de algemene rapportage over het afgelopen kwartaal en het plan van aanpak van ieder komend kwartaal. Audits en inspectiebezoeken in de vitale sector werden uitgevoerd door rijksambtenaren en externe deskundigen. Workshops, bezoeken aan achterblijvende instellingen en second opinions gaven ook inzicht in de stand van zaken. Zorginstellingen die niet op enquêteverzoeken voor monitoren hadden gereageerd, werden alsnog benaderd. Met het MPZ werd besproken waar en op welke wijze eventuele bijsturing noodzakelijk was.

Vier maal per jaar voerde het MPZ monitors uit bij alle zorginstellingen die tot de risicosectoren behoorden op basis van de normplanning. Via enquêteformulieren werd de stand van zaken van de inventarisaties, de impact-analyses, het repareren, testen, invoeren en ontwikkelen van noodplannen in kaart gebracht. Daarnaast informeerde het MPZ elk kwartaal de minister van VWS via een kwartaalrapportage en een plan van aanpak voor het volgende kwartaal. Op deze manier werd een duidelijk inzicht verkregen in de stand van zaken binnen de verschillende risicosectoren. De deelprojectleider VWS/Veld beoordeelde de rapportages inhoudelijk en adviseerde de minister bij het opstellen van haar reactie. In de bestuursvergadering van 10 februari 2000 is besloten de stichting MPZ te ontbinden per 1 april 2000.

Geschiedenis van het archiefbeheer

Er heeft geen eerdere bewerking van de archieven plaatsgevonden. Er is geen schriftelijke bewijs dat er eerder vernietiging heeft plaatsgevonden. De te bewerken archieven zijn in 2009 door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport te Den Haag in bewaring gegeven aan de Centrale Archief Selectiedienst (CAS). In 2015 zijn de archieven door Doc-Direkt in Rijswijk bewerkt.

De verwerving van het archief

Het archief is in 2015 door Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport overgebracht naar het Nationaal Archief, krachtens artikel 12 van de Archiefwet 1995