‘In alles zit schoonheid en iets bijzonders, niet alleen in de bekende of populaire stukken’, zegt restaurator Lieve Meulenbeld. ‘Het ene archiefstuk spreekt misschien wat meer tot de verbeelding dan het andere. Maar objecten van het Nationaal Archief hebben vrijwel allemaal veel betekend in de geschiedenis.’
Ze is gespecialiseerd in het repareren en herstellen van boeken en papieren die er slecht aan toe zijn. Haar werk maakt het mogelijk dat collecties goed bewaard blijven. Op die manier zijn herstelde archiefstukken bijvoorbeeld weer aan een instelling uit te lenen of in een tentoonstelling te gebruiken.
Een handelsovereenkomst met Japan
Meulenbeld: ‘Zo ging dat ook toen het Japanmuseum SieboldHuis in Leiden bij ons een bruikleenaanvraag deed om onder andere de Japanse handelspas tentoon te stellen.’ De Japanse shogun (legerleider) Tokugawa Ieyasu verleende Nederland in 1609 de “handelspas”, een overeenkomst waarmee Hollandse VOC-schepen als één van de weinigen met Japan konden handelen. Volgens Meulenbeld is dit een uniek archiefstuk vanwege zijn geschiedenis.
Eerst een check
Voordat een object ‘op reis’ kan, beoordelen de restauratoren van het restauratieatelier eerst of het stuk geen schade heeft en of het stabiel genoeg is. Ook checken ze hoe vaak een archiefstuk wordt uitgeleend, om kwetsbaarheden zoveel mogelijk te beperken. Ze gaan na of het object bij een tentoonstelling niet aan te veel licht wordt blootgesteld.
Belangrijke voorwaarden
Sommige materialen zijn hiervoor gevoelig en kunnen sneller vergaan. ‘Onder bepaalde voorwaarden gaan we akkoord met een bruikleen, bijvoorbeeld als het object niet in fel licht komt te staan. Ook een goed binnenklimaat en goede beveiliging van de tentoonstelling zijn belangrijke voorwaarden’, zegt Meulenbeld.
Kopie van de handelspas
De handelspas is gemaakt van Japans papier met koolstofinkt en is qua conditie daardoor erg stabiel. Maar het stuk wordt vaak aangevraagd. Meulenbeld: ‘Binnen een periode van 10 jaar mag een document een bepaald aantal lichturen krijgen. Om die reden is een stuk soms niet te leen of maar voor een deel van een tentoonstelling. Het Japanmuseum SieboldHuis kreeg ook dáárom voor een deel van de tentoonstelling een kopie van de handelspas te leen. Het originele stuk lag de rest van de tijd veilig in ons depot, in het donker te rusten.’
De bruikleenovereenkomst
Er komt meer kijken bij de beoordeling van een uitleen van objecten. ‘We vragen de lenende instelling uiterlijk vier maanden vóór een tentoonstelling een bruikleenaanvraag te doen. Standaard maken we een conditierapport op dat ook de instelling tekent. Hierin staat de huidige conditie van het archiefstuk. Bij akkoord met de bruikleen maken we een bruikleenovereenkomst met daarin ook voorwaarden voor klimaat en beveiliging. Als we niet uitlenen, omdat het object in slechte staat is, melden wij dat ook aan de instelling. We denken daarnaast graag mee om te kijken wat wél mogelijk is binnen onze voorwaarden.’
Het transport
Als het om gevoelige materialen gaat, kan een kopie worden uitgeleend in plaats van het originele stuk. De instelling die de objecten leent, regelt zelf altijd het transport hiervan. Het Nationaal Archief begeleidt soms het transport, als er objecten worden gebracht en ook weer opgehaald. ‘Daarnaast kan het soms fijn zijn er zelf bij te zijn, om risico’s op schade tijdens het in- en uitpakken en het vervoer te beperken. Wanneer nodig installeren wij ter plekke de objecten. Dit deed ik bijvoorbeeld met de brief van de shogun in de lakdoos’, zegt Meulenbeld.
Zo’n 20 keer per jaar
Gemiddeld zo’n 20 keer per jaar worden objecten te leen aan instellingen gegeven. Het restauratieatelier adviseert daarbij en doet de voorbereidingen met collega’s bij het Nationaal Archief. Ook adviseert en ondersteunt het atelier bij interne tentoonstellingen, zoals de tentoonstelling “Op de vlucht voor Hitler - De Engelandvaart van de familie Oznowicz”.
Vooraf digitaliseren
Meulenbeld benadrukt tot slot hoe belangrijk het digitaliseren van objecten is wanneer ze vanwege een bruikleen niet zijn te bekijken in de studiezaal. ‘Daarom worden ze vooraf – wanneer mogelijk - gedigitaliseerd.’ Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. De dienst heeft maar liefst 1,2 miljoen gigabyte aan digitaal archief en vindt het belangrijk dat die voor iedereen beschikbaar is.
Meer informatie
- De handelspas is ooit gevlakt en wordt niet meer in de bijpassende lakdoos bewaard.
- De brief van de shogun is nooit gevlakt en wordt nog steeds in de bijbehorende lakdoos bewaard. De lakdoos op de foto is niet de originele.
- Lees ook het verhaal van restaurator Alexandra Nederlof: ‘Elk object heeft z’n verhaal’.
- Is uw instelling geïnteresseerd in een object van het Nationaal Archief, om deze in bruikleen te nemen? Op de pagina ‘Bruikleen aanvragen’ vindt u informatie over een aanvraag doen en de voorwaarden.
