Een DUTO-scan is een requirements-analyse waarbij gebruikerswensen voor duurzame toegankelijkheid (DUTO) van informatie worden vertaald in concrete aanbevelingen voor de organisatie. Deze aanbevelingen gelden in eerste instantie binnen de voor de DUTO scan bepaalde scope, bijvoorbeeld een werkproces. Maar zij zouden ook voor de gehele organisaties kunnen gelden.
Naast concrete aanbevelingen levert een DUTO-scan voor een organisatie kennis en bewustwording op over duurzame toegankelijkheid van informatie: wat het betekent, wat het belang ervan is en hoe het kan worden gerealiseerd met behulp van archiveren by design. Tijdens de bijbehorende workshops sturen we op de dialoog tussen vertegenwoordigers van verschillende groepen die binnen de organisatie een rol of belang hebben bij duurzame toegankelijkheid van informatie: gebruikers van informatie, ontwerpers van informatiesystemen en beheerders van informatie.
Een DUTO-scan geeft geen antwoord op de vraag in hoeverre informatiesystemen voldoen aan eisen die voortvloeien uit wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet of de Woo), normen en andere kaders (inclusief het DUTO-raamwerk)
Verhouding DUTO-scan en DUTO-raamwerk
Bij de DUTO-scan is het perspectief van gebruikers leidend. Aan de basis liggen de 6 DUTO-kenmerken: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig. Deze worden uitvoerig beschreven in het DUTO-raamwerk.
Het DUTO-raamwerk richt zich in veel meer detail op de uitwerking van deze 6 kenmerken via onder andere onderliggende processen en functies, en is een praktisch hulpmiddel om passende maatregelen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie te bepalen.
De DUTO-scan is te zien als een introductie in DUTO voor de deelnemers. Het kan gebruikt worden voor het ophalen van gebruikerswensen en voegt dit perspectief toe bij het maken van ontwerpkeuzes, die worden beschreven in het DUTO-raamwerk. Daarmee is de DUTO-scan een goed middel om een beter begrip te krijgen van duurzame toegankelijkheid van informatie en om stappen te zetten in de toepassing van archiveren by design.
Een DUTO-scan is bedoeld voor zowel rijksoverheid (departementen en zelfstandige bestuursorganen) als voor decentrale overheden die deelnemen aan de Gemeenschappelijke Regeling waar de rijksoverheid ook aan deelneemt.
NB: Zelfstandige bestuursorganen die niet vallen onder de rechtspersoon Staat der Nederlanden zijn zelf verantwoordelijk voor de rechtmatige inkoop van een product of dienst.
Nadat we een verzoek om een DUTO-scan ontvangen, nodigen we u uit voor een intake. Gezamenlijk bepalen we of de casus zich leent voor een DUTO-scan.
De DUTO-scan bestaat uit drie verschillende workshops, gegeven door een adviseur en een procesbegeleider van het Nationaal Archief.
- In de eerste workshop halen we gebruikerswensen voor duurzame toegankelijkheid van informatie op bij de (primaire en secundaire) gebruikers van informatie. Deze wensen prioriteren de gebruikers gezamenlijk.
- In de tweede workshop brengen ontwerpers (zoals architecten of business analisten) maatregelen in kaart waarmee we aan de wensen tegemoet kunnen komen.
- In de derde workshop prioriteren we met de deelnemers uit de eerste twee workshops de maatregelen, door het bepalen van de wenselijkheid en haalbaarheid van die maatregelen.
De uitkomsten van de workshops verwerken we in een rapport. Met daarin aanbevelingen ter verbetering van de duurzame toegankelijkheid van informatie op basis van de geprioriteerde maatregelen. De aanbevelingen zijn daarbij specifiek voor de ingebrachte casus, maar kunnen mogelijk ook elders binnen de organisatie gebruikt worden.
De aanbevelingen worden met de opdrachtgever besproken. Een half jaar daarna vindt nog een evaluatiegesprek plaats. We bespreken dan hoe er met de aanbevelingen is omgegaan en/of en hoe het Nationaal Archief verder nog van dienst kan zijn.
Voorbeelden van eindrapportages van DUTO-scans zijn te vinden op de website van het Informatiepunt Leefomgeving.
Voor het aanvragen van deze dienst, informatie over kosten of overige vragen, neem contact op via het contactformulier op de website of met onze relatiemanagers.
- Aanwezigheid van een verandercontext: er is een verandering gaande waarbij inrichtingskeuzes gemaakt worden en waarbij er gelegenheid is om de aanbevelingen daarin mee te nemen.
- Goedkeuring van een opdracht voor een DUTO-scan.
- Beschikbaarheid van een contactpersoon bij de organisatie.
- Beschikbaarheid van deelnemers voor de workshops.
- Beschikbaarheid van faciliteiten (zoals vergaderruimten voor de workshops) en documentatie (zoals procesbeschrijvingen).
