Informatie over het ontwikkelen en beheren van kennisproducten. Deze informatie is bedoeld voor iedereen die werkt met of geïnteresseerd is in de kennisproducten van het Nationaal Archief.
Een kennisproduct is elke vorm van vastgelegde kennis. Dat kan tekst zijn, maar ook een video of een praatplaat.
Het Nationaal Archief ontwikkelt en beheert kennisproducten met betrekking tot het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie. Deze zijn bedoeld voor archiefvormers en archiefdiensten.
We bieden onze kennisproducten aan als handreiking of norm.
Een handreiking bevat een algemeen advies. Vaak heeft het onderwerp betrekking op een recente ontwikkeling, zoals het archiveren van chatberichten of het archiveren van overheidsinformatie op sociale media. Het Nationaal Archief verzamelt dan nationale en internationale methodieken en praktijkervaringen. En deelt deze in een toegankelijke vorm met het werkveld. Er wordt voor een handreiking gekozen als er nog geen consensus is over een specifieke werkwijze of aanpak. Of er geen behoefte is aan een dergelijke consensus.
Een norm bevat erkende afspraken, specificaties of criteria. Een norm beschrijft een op consensus gebaseerde gezamenlijke taal en werkwijze. Een norm maakt een efficiëntere, goedkopere en minder foutgevoelige verbinding tussen organisaties, processen en informatiesystemen mogelijk. Wij bepalen samen met het werkveld of er behoefte is aan normering en een norm wordt pas ontwikkeld als het werkveld daar klaar voor is. En als hier al best practices voor zijn. Een voorbeeld is de ‘Richtlijn archiveren overheidswebsites’.
Met andere woorden: een handreiking biedt meerdere mogelijke oplossingen voor een vraagstuk op het gebied van archivering; een norm biedt één breed gedragen oplossing voor een dergelijk vraagstuk.
Het Nationaal Archief is een landelijk expertisecentrum voor archivering. Kennisproducten maken het mede mogelijk dat overheidsinformatie nu en in de toekomst duurzaam toegankelijk is. Voor de gehele overheid, dus zowel voor het Rijk (departementen en zelfstandige bestuursorganen) als voor decentrale overheden (gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen). Door nieuwe inzichten, veranderende technieken en mogelijkheden en door het ontstaan van nieuwe vormen van archief kan het nodig zijn een geheel nieuw kennisproduct te ontwikkelen, een bestaand kennisproduct een update te geven of een achterhaald kennisproduct in te trekken.
Voor de ontwikkeling en het beheer van kennisproducten werkt het Nationaal Archief nauw samen met het werkveld. De belangen van de gebruikers van deze kennisproducten worden op strategisch niveau geborgd door de Standaardisatieraad. Daarbij is op hoofdlijnen het volgende proces van toepassing.
| Processtap | Toelichting |
|---|---|
| Uitvoering vooronderzoek | De ontwikkeling van een kennisproduct begint vaak met een signaal uit het werkveld. Een kort vooronderzoek moet de meerwaarde van een kennisproduct aantonen. En welke kennis over het onderwerp al beschikbaar is. |
| Opstellen aanmeldformulier | Een aanmeldformulier bevat de belangrijkste informatie over het te ontwikkelen kennisproduct, en op hoofdlijnen de inhoud en indeling van dit kennisproduct. |
| Akkoord Standaardisatieraad | Het aanmeldformulier wordt voorgelegd aan de Standaardisatieraad, dat een algemeen advies of concrete suggesties kan formuleren. Zowel op het gebied van inhoud als dat van prioritering. Na akkoord wordt het kennisproduct op de ontwikkelagenda van het Nationaal Archief geplaatst. |
| Opstellen concepten | Concepten van het kennisproduct worden opgesteld onder regie van het Nationaal Archief. Daarbij wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij bestaande kaders en normen. Zoals de ISO-standaarden. Om een lange doorlooptijd te voorkomen wordt een kennisproduct doorgaans opgesplitst in kennismodules. Elke kennismodule is een op zichzelf staand en voor de doelgroep waardevol deelproduct. Voorbeelden van modules zijn: een overzicht van bestaande methoden en technieken, een stappenplan, een sjabloon of een voorbeeldbrief. Bedoeling is dat er geregeld zinvolle tussenproducten kunnen worden gepubliceerd. |
| Toetsen concepten | Concepten van het kennisproduct worden meermaals gedeeld met en getoetst door het werkveld. Dat gebeurt voor elk kennisproduct via representatieve redactiegroepen van vijf tot tien experts. En via online feedbacksessies die voor iedereen toegankelijk zijn. Zo zorgen we dat het kennisproduct voldoet aan behoefte van de beoogde gebruikers. En dat de inhoud wordt onderschreven door vakgenoten. |
| Openbare review concepten (voor normen) | Een norm is op consensus in het werkveld gebaseerd. En gaat daarom gepaard met een openbare review van een concept via het Kennisnetwerk Informatie en Archief, KIA. Het Nationaal Archief verwerkt de opgehaalde reacties in overleg met de redactiegroep. |
| Accordering Standaardisatieraad | Het definitieve document wordt voor accordering voorgelegd aan de Standaardisatieraad. Die beoordeelt met name of het gevolgde proces zorgvuldig is geweest. |
| Publicatie | Het door de Standaardisatieraad geaccordeerde kennisproduct wordt door het Nationaal Archief gepubliceerd op zijn website. |
| Evaluatie | Een kennisproduct kan gewijzigd worden na een signaal uit het werkveld. Door diverse ontwikkelingen kan het ook zijn dat een kennisproduct na verloop van tijd niet meer actueel of bruikbaar is. Waardoor een wijziging, grondige herziening of zelfs intrekking van het kennisproduct noodzakelijk kan zijn. Oudere kennisproducten worden daarom jaarlijks door het Nationaal Archief geëvalueerd. Mogelijke uitkomsten zijn: geen wijziging, wijziging, herziening of intrekking van het kennisproduct. |
| Wijziging, herziening of intrekking | Kleine wijzigingen (een enkele zin of alinea) worden aangegeven in een rubriek ‘versiebeheer’. Dit is alleen van toepassing bij handreikingen. Bij normen worden ingediende wijzigingen meegenomen in het ontwikkelproces van een nieuwe versie. Moet de inhoud van een kennisproduct grondig herzien worden als gevolg van gewijzigde wetgeving, recente praktijkervaringen, nieuwe inzichten of technieken, dan wordt een nieuw ontwikkeltraject opgestart, beginnend met een vooronderzoek. De oudere inhoud blijft in alle gevallen beschikbaar via het webarchief van de website van het Nationaal Archief. |
Het Nationaal Archief organiseert digitale spreekuren en werkgroepen om het in praktijk brengen van bepaalde kennisproducten te ondersteunen. Kijk hiervoor op KIA. Of stel een vraag via het contactformulier.
Het Nationaal Archief heeft in zijn taak als expertisecentrum geen bevoegdheid om normen verplicht te stellen. Hetzelfde geldt voor de Standaardisatieraad. Overheidsorganisaties kunnen er voor kiezen hun informatiebeheer anders in te richten dan in de normen beschreven. Zolang ze maar wel voldoen aan de bepalingen uit de Archiefwet. Het toepassen van de normen heeft echter het voordeel dat een organisatie niet zelf de eisen hoeft te formuleren. En gemakkelijker kan samenwerken met andere organisaties die dezelfde normen hanteren. Bovendien kunnen overheidsorganisaties de normen wel voor zichzelf verplicht stellen. Vaak gebeurt dit door een overkoepelend orgaan dat daar een mandaat voor heeft, zoals het CIO-beraad voor het Rijk en het College van Dienstverleningszaken van de VNG voor gemeenten.