Bij het bepalen en uitvoeren van een archiveringsstrategie voor chatberichten kunnen overheidsorganisaties beginnen met:
Hoe gebruikt de organisatie en verschillende groepen daarbinnen berichtenapps. Veelgebruikte berichtenapps zijn: SMS, WhatsApp, Signal, Facebook Messenger, Threema, iMessage, WeChat, Telegram. Maar er zijn er nog veel meer.
Er kan sprake zijn van individueel gebruik; op eigen naam of namens de organisatie; groepen die structureel berichtenapps gebruiken; en tijdelijke groepen. Tijdelijke groepen kunnen bijvoorbeeld ontstaan tijdens een crisis of andere specifieke situaties en gebeurtenissen.
Verzenden/ontvangen van chatberichten kan:
Op naam van een organisatie via een postbus (dus niet vanuit een persoon)
Het doel is doorgaans het verlenen van een service of het verstrekken van gerichte informatie. Het is vergelijkbaar met een postbus-e-mailaccount.
Voorbeeld:
Gemeenten die via een algemeen telefoonnummer met een berichtenapp specifieke vragen van burgers beantwoorden tijdens kantoortijden.
Op naam van individuele personen, soms in besloten groepen (groepsapp)
Het doel is informatie-uitwisseling en communicatie uit eigen naam bij het uitvoeren van overheidstaken. Op een vergelijkbare manier als gebruik van individuele e-mailaccounts.
Voorbeeld:
Ambtenaren die overleg hebben over de voorbereiding of uitvoering van beleid.
Hoe groot zijn de risico’s zijn als informatie in chatberichten niet meer of slechts met moeite te achterhalen is. Niet alle informatie in een chatbericht heeft dezelfde waarde. Alleen de waardevolle informatie vraagt strenge beheermaatregelen. Belangrijk daarbij is of er vertrouwelijke of gerubriceerde informatie wordt gedeeld in berichtenapps.
En welke informatieobjecten binnen berichtenapps essentieel zijn om veilig te stellen.
Vanuit het oogpunt van archivering zijn niet alleen de informatieobjecten in chatberichten relevant. Maar ook de metadata die belangrijke contextinformatie verschaft.
Informatieobjecten in chatberichten kunnen zijn:
- tekstberichten (chatbericht);
- emoticons in chatberichten;
- foto’s;
- video’s;
- tekstbestand als bijlage;
- audioberichten;
- links naar externe websites;
- live locatiebepalingen.
Metadata in chatberichten zijn bijvoorbeeld:
- afzender chatbericht;
- ontvanger chatbericht;
- overzicht deelnemers groepsapp;
- datum en tijdstip verzenden bericht;
- ontvangstbevestiging bericht op device;
- leesbevestiging bericht;
- base64 encoded thumbnail bij afbeeldingen (specifiek bij WhatsApp);
- profielfoto gebruiker.