Duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie is van groot belang. Het Nationaal Archief heeft daarom de DUTO-eisen ontwikkeld. Deze eisen leggen uit wat overheidsorganisaties kunnen doen om te zorgen dat hun informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar is en blijft. Maar hoe breng je duurzame toegankelijkheid van informatie in praktijk? Daarvoor hebben we de DUTO-scan ontwikkeld. Met de DUTO-scan krijgt een organisatie inzicht in de maatregelen die nodig zijn om de duurzame toegankelijkheid te verbeteren.
DUTO-scan in de praktijk
De DUTO-scan bestaat uit een aantal interactieve workshops waarbij de DUTO-eisen en -criteria de inhoudelijke basis zijn. Gebruikers van informatie en ontwerpers van processen en systemen zitten eerst afzonderlijk en daarna met elkaar om tafel. En raken in gesprek over gedeelde problemen en oplossingsrichtingen. We gebruiken daar een afgebakende casus voor – zoals een specifiek werkproces. En halen gebruikerswensen op voor het verbeteren van de duurzame toegankelijkheid van informatie. Op basis van die gebruikerswensen formuleren we gezamenlijk concrete maatregelen die specifiek zijn voor de organisatie.
Timing
Die maatregelen hebben altijd betrekking op het (her)ontwerp van processen of applicaties. Als processen of applicaties ontworpen of veranderd worden is dat het moment voor een DUTO-scan. Bijvoorbeeld als een organisatie nieuwe systemen invoert of start met nieuwe projecten en programma’s. Het eindresultaat van de DUTO-scan is een rapportage met daarin een - door de deelnemende organisatie - geprioriteerde lijst met maatregelen.
Wat levert het op?
De DUTO-scan levert niet alleen maatregelen om de duurzame toegankelijkheid van informatie in de organisatie te verbeteren. Het levert ook bewustwording op over dit onderwerp. Een ander belangrijk resultaat van de scan is de dialoog die plaatsvindt tussen de verschillende deelnemers. Organisaties die een DUTO-scan hebben laten uitvoeren ervaren het als zeer positief om met de business, ICT, en informatiemanagement gezamenlijk stil te staan bij duurzame toegankelijkheid van informatie. Of in de woorden van deelnemers aan twee DUTO-scans:
“Er gaat wel een andere wereld voor je open. Normaal ben je met je eigen vakgebied bezig en realiseer je je niet dat vindbaarheid en beschikbaarheid issues zijn die eigenlijk wel belangrijk zijn.” Deelnemer DUTO-scan RDW.
“Heel positief, omdat verschillende aspecten bij elkaar komen; je stelt je mening bij”. Deelnemer DUTO-scan Waterschap Vechtstromen
Voor wie is het?
De DUTO-scan is bij meerdere organisaties succesvol toegepast. En is opgenomen in ons aanbod van producten en diensten. Organisaties bij de Rijksoverheid kunnen al gebruik maken van deze dienst. Voor andere overheden wordt in overleg met regionale en lokale archieven op dit moment onderzocht hoe DUTO-scans geleverd kunnen worden. Bij vragen en belangstelling kunt u contact met ons opnemen.
