Impactanalyse: goede voorbereiding op digitale archivering

Vergadering
12 januari 2018

Hoe zorg je ervoor dat je digitale archieven kan opnemen in het e-Depot van het Nationaal Archief? Hoe breng je digitaal archief naar ons over? Om uit te zoeken wat daarvoor nodig is, werkt het Nationaal Archief met impactanalyses. We voeren deze impactanalyses uit, voorafgaand aan een aansluittraject op ons e-Depot.

 

Impactanalyse voor aansluiting op e-Depot

Met het e-Depot beheert het Nationaal Archief digitale informatie op een duurzaam toegankelijke manier. Een impactanalyse voorkomt lange doorlooptijden van een project, vermijdt risico’s en hoge aansluitingskosten. Het brengt belangrijke elementen naar voren die nodig zijn voor digitale archivering en aansluiting op het e-Depot. Denk aan beschikbare versus benodigde metadata, is er een exporttool beschikbaar en voldoet deze aan de aansluitvoorwaarden, bijzonderheden rondom bestandsformaten, wat er nog moet gebeuren om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat aan te leveren, etc. 

Het Nationaal Archief heeft deze analyse de afgelopen twee jaar met succes uitgevoerd. Onder andere voor Economische Zaken en Klimaat, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Infrastructuur en Waterstaat, Algemene Zaken, Justitie en Veiligheid, De Nederlandse Bank en de Tweede kamer. Het heeft iedereen veel inzichten opgeleverd over wat er allemaal geregeld moet worden om digitaal archief over te brengen of uit te plaatsen.

Hoe werkt het?

De impactanalyse stelt vast in welke mate het te ontvangen digitale archief voldoet aan de gestelde normen, regelingen of voorwaarden zoals het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid en de Exportvoorwaarden. De uitkomst van de impactanalyse geeft inzicht in wat er bijvoorbeeld nog moet gebeuren om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat aan te leveren. De analyse kijkt ook over de informatie heen. Het brengt in kaart welke maatregelen we samen moeten nemen om een aansluiting op het e-Depot te realiseren.

Proces

De impactanalyse start met een kick-off waarin aanpak en planning aan bod komen. Ook geeft de archiefvormer  een korte demo over het informatiesysteem waarin het archief staat. En vormen we kleine analyseteams, bestaande uit deskundige medewerkers van het Nationaal Archief en van de archiefvormer. In drie weken tijd analyseren ze de uitkomsten aan de hand van een representatieve dataset van over te brengen of uit te plaatsen archief. Tussendoor zijn er twee plenaire bijeenkomsten om de impact gezamenlijk te analyseren. De impactanalyse wordt afgerond met een eindrapport.

Met de resultaten van en aanbevelingen uit de impactanalyse kan de zorgdrager vervolgens een projectplan en planning opstellen met acties die eruit voortvloeien

Wilt u meer weten over de impactanalyse voor digitale archivering? Dat kan via het contactformulier of 070 - 331 5460.