Het Nationaal Archief gebruikt internationale (ISO-)standaarden bij het ontwikkelen van handreikingen en normen op het gebied van informatie en archief. We vragen regelmatig terugkoppeling aan gebruikers ervan, om zo onze kennisproducten actueel te houden. Deze input delen we vervolgens met ISO-werkgroepen die bezig zijn met internationale standaarden voor informatie- en archiefbeheer. Gevolg: nog meer aanscherping in internationale standaarden. En dus een betere aansluiting op de kennisproducten en behoeften van onze doelgroep.
Terugkoppeling aan ISO
De terugkoppeling vanuit het gebruik van kennisproducten naar de ISO-werkgroepen vindt met name plaats wanneer kennisproducten de beheerfase in gaan. Dat is wanneer feedback van de doelgroep bij ons binnenkomt en we evalueren. In die fase kunnen we ook tot het inzicht komen dat er ISO-standaarden zijn die aanpassingen nodig hebben. En dit onder de aandacht brengen.
Werkgroep voor informatie- en archiefbeheer
De Technical Committee TC46 van de International Standards Organization (ISO) werkt onder meer aan standaarden die aan de basis van informatie- en archiefbeheer liggen. Waaronder de standaarden gebruikt voor het DUTO-raamwerk. En het WARC-format, momenteel erg relevant vanwege het archiveren van websites. Twee collega’s van het Nationaal Archief nemen deel aan werkgroepen binnen TC46 en vertegenwoordigen de Nederlandse standaardisatie-organisatie NEN. TC46 komt jaarlijks bijeen. Dit jaar in mei in Delft.
Floris Janssens Adrejew, senior adviseur recordkeeping, gaf tijdens de bijeenkomst een presentatie over hoe we bij het Nationaal Archief internationale standaarden toepassen in de ontwikkeling van kennisproducten. En waarom we feedback vanuit het veld op onze kennisproducten meenemen in de ontwikkeling van internationale standaarden. ‘Deze praktijkervaringen kunnen weer gebruikt worden voor de verfijning van internationale standaarden. Zodat deze beter aansluiten op wat de doelgroep nodig heeft.’
De noodzaak van kennisproducten
De vraag die vaak naar voren komt, is waarom een simpele ‘copy paste’ van de standaarden niet genoeg is. Waarom we deze nog moeten verpakken in een kennisproduct? Het antwoord hierop ligt in een kerngedachte van het DUTO-raamwerk: passende maatregelen. Het is lastig generieke, abstracte, internationale standaarden te vertalen naar passende maatregelen op nationaal, lokaal en organisatieniveau. ‘Daarom vertaalt het Nationaal Archief de normen naar kennisproducten en standaarden Daarbij pakken we ook gedeeltes uit meerdere standaarden. Zo komen we tot concepten die beter aansluiten op de Nederlandse praktijk. Je kunt het model van het DUTO-raamwerk zien als een fusie van ISO-normen’ legt Janssens Andrejew uit.
Het volledige verslag van Floris Janssens Andrejew en diverse presentaties zijn te vinden op KIA Community.
Voor wie het interessant vindt om mee te denken over standaardisatie, de NEN commissie voor informatie- en archiefmanagement is altijd geïnteresseerd in nieuwe leden.
